كيفية منع الاحتيال وسرقة الموظف في عملك - السياسات والخطط
على الرغم من أنك قد تعتقد أن المحتالين هم مجرمون مقسّمون يقفزون من وظيفة إلى أخرى ، إلا أن مجلة المحاسبين تفيد أن معظم الأفراد الذين يرتكبون عمليات احتيال مهنية هم مرتكبو جرائم لأول مرة. أيضا ، عدد قليل جدا من المحتالين اتخاذ وظيفة بقصد الاحتيال على الأعمال.
هذا يعني أن ممارسات التوظيف الشاقة وفحص الخلفية الشامل ليست كافية لمنع حدوث عمليات احتيال في عملك. ومع ذلك ، هناك بعض العوامل التي تجعل الفرد أكثر عرضة لارتكاب الاحتيال.
تزعم رابطة فاحصي الاحتيال المعتمدين أن هناك ثلاثة عناصر موجودة عادة عند حدوث الاحتيال. أولاً ، الفرد الذي يرتكب الاحتيال يشعر بالضغط المالي - الديون المرتفعة ، ونمط الحياة الفخم ، وأفراد الأسرة الذين يعانون من مشاكل مالية ، وإدمان المقامرة ، كلها مصادر محتملة للضغط.
ثانياً ، يحتاج الفرد إلى طريقة لترشيد الاحتيال. مونولوج داخلي من "أنا لا أتقاضى رواتب كافية" ، "أنا أعمل بجد أكثر مما يفعله الرئيس" ، "لن تفوت الشركة هذا" ، و "أنا أستحق هذا" ، كل ذلك يساعد الشخص على تبرير السلوك غير الأخلاقي.
أخيرًا ، يحتاج الأفراد إلى فرصة ارتكاب أعمال احتيال بينما لا تستطيع ، بصفتك مالك عمل ، التأثير دائمًا على الموقف أو الموقف المالي للأفراد ، يمكنك التأثير على عامل الفرصة من خلال الضوابط والأرصدة والضوابط الداخلية المناسبة.
أنواع الغش الشائعة
1. اختلاس الأصول
وفقًا لجمعية فاحصي الاحتيال المعتمدين ، فإن اختلاس الأصول هو أكثر أنواع الاحتيال شيوعًا التي تحدث داخل الشركات الصغيرة. يحدث التملك غير المشروع للأصول عندما يقوم موظف أو مقاول بوضع خطة لسرقة أو إساءة استخدام موارد الشركة ، مثل النقد أو المخزون.
انتبه بعناية لكيفية جمع عملك لأموال نقدية من العملاء. إذا لم تكن التدابير الصحيحة قائمة ، يمكن للفرد اعتراض الأموال وإخفائها عن المالك.
2. القشط
يتضمن Skimming ، وهي وسيلة شائعة لسرقة الأموال ، سرقة دفعة واردة قبل أن يتم تسجيلها بالكامل في السجلات المالية للشركة. على سبيل المثال ، قل أن العميل يريد شراء منتج من متجر بالطوب وقذائف هاون. يمكن لموظف المبيعات المخطط قبول الدفع للبضائع ، ولكن يمكنه سداد المبالغ النقدية بدلاً من تسجيل المعاملة.
مع القشط ، يمكن للموظف إما تسجيل جزء فقط من الدفعة - على سبيل المثال ، تسجيل 50 دولارًا فقط يتم دفعها عندما يتم منح 100 دولار - أو يفشل في تسجيل المبلغ بالكامل. نظرًا لعدم تسجيل معاملة المبيعات ، لا يتم تحديث مخزون المتجر أيضًا. هذا يعني أن مخزون الأعمال الفعلي سيكون في الواقع أصغر مما ينعكس في السجلات المحاسبية.
ليس فقط المعاملات الشخصية التي هي عرضة للقشط. يمكن لموظف محاسبي أو موظف كتابي يتلقى مدفوعات العملاء تحصيل الأموال الواردة. يمكن للموظف بعد ذلك تزوير مذكرة ائتمان أو شطب الحساب باعتباره غير قابل للتحصيل حتى لا تلاحظ الشركة أن الدفعة مفقودة.
تنطوي عملية الاحتيال على التلاعب في الحسابات المعقدة ولكن الشائعة إلى حد ما على دفع مدفوعات العملاء. في نظام اللف ، يقوم أمين المحاسبة أو المحاسب بجعل الدفع النقدي الذي يدفعه العميل تجاه حساب ذلك العميل. للتغطية على النقص ، يستخدم المحاسب دفعة مستلمة من عميل ثان تجاه حساب العميل الأول. إذا لاحظ العميل الثاني وجود رصيد غير صحيح في الحساب ، يستخدم المحاسب دفعة من عميل ثالث لتغطية العجز - وهلم جرا.
نظرًا لإساءة إدارة الدفعات ، فإن شخصًا ما يلتزم بالنظام دائمًا. ومع ذلك ، يمكن للمحتالين متابعة مخططات اللفة لعدة أشهر أو حتى سنوات دون أن يتم القبض عليهم.
3. النقدية السرقة
يشبه السرقة النقدية القشط بمعنى أن الموظف أو المقاول يسرق الأموال الواردة. الفرق مع سرقة النقدية هو أن الموظف يسرق النقود بعد تسجيلها في دفاتر العمل.
على سبيل المثال ، قد يسرق الموظف الأموال من السجل النقدي بعد تسجيل المعاملة. يمكن للموظف أن يسجل صرفًا مزيفًا للنقد النقدي لإخفاء حقيقة أن النقود مفقودة. على سبيل المثال ، قد يلغي الموظف عملية البيع السابقة أو يصدر استردادًا ويأخذ النقد المقابل من السجل.
علامات على أن النقدية يتم سرقتها
قد يكون من الصعب اكتشاف مخططات التجميع التي تتضمن اعتراض الأموال قبل تسجيلها. قد تلاحظ علامات التحذير هذه:
- المخزون المنخفض. إذا كان المخزون الفعلي في المتجر أقل مما يجب أن يكون وفقًا للكتب ، فمن المحتمل ألا يقوم الموظف بتسجيل جميع المبيعات.
- الفجوات في الوثائق ذات الأرقام. بالنسبة للمطاعم وغيرها من الشركات التي تستخدم قسائم مرقمة مسبقًا ، قد تعني الفجوة في الإيصالات أن الموظف ألقى إيصالًا واحتفظ بالمال النقدي.
- شكاوى الزبون. إذا كان الموظف يدفع الدفعات ، يميل العملاء إلى الاتصال والشكوى من أن أرصدة كشف الحساب غير صحيحة.
- انخفاض الإيرادات خلال بعض التحولات. إذا كانت عمليات التحصيل النقدي أقل كلما عمل موظف معين ، فقد يشير ذلك إلى سرقة النقد.
الضوابط الداخلية لمنع سرقة النقدية
- طلب موافقة المدير على إصدار أرصدة أو مبيعات باطلة أو حسابات شطب. بمجرد أن يشارك شخص آخر في المعاملة ، يكون للموظف الملتوي فرصة أقل للسرقة دون أن يلاحظها أحد.
- إصدار كشوف الحساب الشهرية. يكون الموظف أقل احتمالًا للتلاعب بمدفوعات العملاء إذا حصل العملاء على تحديث منتظم لرصيدهم.
- معهد إجازة الوقت والتناوب وظيفة. تنهار مخططات اللف بسرعة بمجرد عدم حصول الموظف المذنب على فرصة للتنقل.
- أداء مفاجأة التهم النقدية. بمقارنة النقد في السجل بالإيصالات النقدية ، يمكن للمدراء تحديد التناقضات النقدية بسرعة.
- كاميرات الفيديو. من غير المرجح أن يتصرف الموظفون بشكل سيء عندما تكون هناك كاميرا فيديو تراقب السجلات.
- صناديق قفل. من خلال إرسال مدفوعات العملاء مباشرةً إلى صندوق القفل المصرفي ، لا تمر النقود من خلال أيدي الموظفين ولا تتاح للموظفين فرصة سرقة ذلك.
4. المدفوعات النقدية الاحتيالية
بدلاً من رفع الأموال فيما يتعلق بالعمل ، يسرق المحتالون الآخرون المدفوعات النقدية الصادرة. من بين جميع الطرق التي يسيء بها الموظفون والمقاولون أصول الشركة ، فإن سرقة النقود عن طريق تلفيق المدفوعات النقدية الاحتيالية هو الأسلوب الأكثر استخدامًا.
5. مخططات الفواتير
يمكن للموظفين إصدار فاتورة مقابل البضائع والخدمات التي لم تتلقها الشركة مطلقًا وتحصيل النقود. يقوم الموظف بتزوير الفواتير باستخدام خدمات أو منتجات مكيّفة ، وعند صرف الشيك ، يقوم المحتال بصرفه بنفسه. الموظف لديه دفع صادر إلى بائع غير موجود ، وذلك باستخدام اسم شركة shell التي يمتلكها الموظف أو صديق أو أحد أفراد أسرته.
يمكن للموظفين أيضًا أن يتواطأوا مع أحد البائعين الحاليين لزيادة تكلفة الشركة مقابل المنتجات. في مقابل دفع فاتورة مبالغ فيها ، يعطي البائع الموظف تخفيضًا في الأرباح.
علامات على مخطط الفواتير
- ارتفعت أسعار البائع بشكل كبير. عندما تزيد أسعار أحد البائعين بنسبة أعلى من القاعدة الصناعية ، فقد لا تحصل على صفقة عادلة.
- تفضيل الموظف لبائع معين. قد يحصل الموظف الذي يصر على بائع معين أو غير مستعد لتلقي العطاءات من مقاولين آخرين على رشا.
الضوابط الداخلية لمنع خطة الفواتير
- الحفاظ على قائمة البائعين المعتمدين وشيكات الكتابة فقط للموردين المعتمدين. هذا يمنعك من إجراء المدفوعات لشركات شل أو أصدقاء الموظفين. قبل إضافة بائع إلى القائمة ، قم ببعض الأبحاث وتأكد من أنها شركة شرعية.
- جنبا إلى جنب مع قائمة البائعين المعتمدة ، الحفاظ على قائمة الأسعار المعتمدة. هذا يجعل من الصعب على الموظفين رفع الأسعار بالتواطؤ مع البائعين.
- اطلب نسخة من تقرير الاستلام قبل التوقيع على الشيكات. وبهذه الطريقة ، تقوم بتسجيل الشيكات فقط للمنتجات التي تلقتها الشركة بالفعل.
6. مخططات سداد النفقات
هناك طريقة أخرى للحصول على أموال من الشركة وهي التلاعب في تقارير النفقات. يمكن للموظفين الحصول على شيك سداد كبير بشكل مصطنع عن طريق إضافة مصاريف شخصية أو مصاريف غير موجودة أو تضخيم النفقات بطريقة أخرى على طلب استرداد المصروفات.
علامات على مخطط سداد النفقات
- تقارير النفقات باهظة. إذا كانت بعض تقارير نفقات الموظفين أعلى من المعدلات التاريخية أو تقارير الموظفين الآخرين ، فهذا مؤشر على أن الموظف ينفق كثيرًا.
- الموظف لا يقدم إيصالات. عندما لا يتم إرفاق الإيصالات الأصلية بتقرير المصاريف ، فأنت لا تعلم أبدًا ما إذا كان الموظف قد تكبد بالفعل التكلفة أم لا.
الضوابط الداخلية لمنع مخططات سداد النفقات
- طلب إيصالات لسداد النفقات. إذا لم تفعل ، فيمكن للموظفين إضافة نفقات لم يتكبدوها أبدًا.
- قم بتوثيق سياسة استرداد نفقات شركتك. في ذلك ، كن واضحا حول أنواع النفقات التي يمكن سدادها وما هو غير مناسب للسداد. تقديم نسخة من السياسة لجميع الموظفين.
- مقارنة تقارير النفقات لجميع الموظفين الذين ذهبوا في رحلة محددة. إذا كان أحدهما أعلى بكثير من الآخر ، فهذه علامة على تضخيم المصروفات أو زيادة الإنفاق على الموظف عن قصد.
7. تحقق من العبث مخططات
الموظفون أو المقاولون الذين لديهم حق الوصول إلى شيكات الشركة المنتهية ولايتهم قد يعبثون بها لمصلحتهم الخاصة. إذا لم يتم الحفاظ على الشيكات الفارغة آمنة ، يمكن لشخص ما سرقة عدد منها وإخراجه لنفسه أو لصديق. قد يقوم أمين الحسابات الذي يقوم بإعداد الشيكات لمالك العمل للتوقيع بتغيير الاسم فيما بعد على الشيك ، واعتراضه ، وصرفه بنفسه.
علامات التحقق من العبث
- الفجوات في التحقق من الأرقام. إذا كانت هناك فجوة متسلسلة في عمليات التحقق الفارغة المرقمة ، فمن المحتمل أن يقوم شخص ما برفع عدد قليل منها.
- شكاوى البائع. عندما يعلمك بائع أنه لم يتلق مدفوعات على الرغم من قيامك بقطع الشيك ، فقد يتم اعتراض الدفع.
الضوابط الداخلية لمنع التحقق من العبث
- الحفاظ على الشيكات الفارغة آمنة. يجب حبسهم في مكتبك في جميع الأوقات. لا تشارك المفتاح الخاص بك ، وقم بإصدار الشيكات فقط عندما يكون طاقم مسك الدفاتر جاهزًا لطباعتها.
- مراجعة بيان البنك التجاري الخاص بك كل شهر. ابحث عن مبالغ الشيك التي لا تتعرف عليها. اطلب من البنك الذي تتعامل معه تضمين صورة مسح للشيكات التي تم صرفها حتى تتمكن من التأكد من عدم العبث بها قبل المصادقة عليها.
8. سرقة المخزون والأصول الأخرى
حتى إذا كانت أموالك آمنة ، يمكن للموظفين العثور على طرق لسرقة أو إساءة استخدام الأصول المادية مثل أجهزة الكمبيوتر ومنتجات الشركة والمخزون.
تلقي المخططات
يمكن للموظفين المشاركين في عملية الاستلام سرقة المخزون أو المنتجات في نقطة التسليم. يجوز للموظفين المخططين تعديل تقرير الشحن الوارد والشركة التي تتلقى تقريرًا لإخفاء الاحتيال. إذا كان لهؤلاء الموظفين أيضًا إمكانية الوصول إلى سجلات الشراء ، فيمكنهم تغيير طلب الشراء لمطابقة تقارير الشحن المزيفة.
9. الأصول السرقة
إذا لم يكن هناك الكثير من الضوابط المادية لمراقبة الأصول ، يمكن للموظفين والمقاولين ببساطة سحب ممتلكات الشركة من المبنى وعدم إعادتها أبدًا.
علامات على أن الأصول يتم سرقتها
- المخزون المنخفض. إذا كان المخزون في الكتب أعلى من مستويات المخزون الفعلية ، فقد يسرق شخص ما.
- توثيق جودة المخزون الرديئة. إذا لم يكن دعم شراء وتلقي المستندات هو الأصل أو يبدو أنه قد تم تغييره ، فقد تتعامل مع عمل لص.
الضوابط الداخلية لمنع سرقة الأصول المادية
- أداء عشوائي الجرد التهم. هذا يمكن أن يوجهك إلى نقص المخزون ويجعل الموظفين أقل عرضة للسرقة.
- واجبات الجرد المنفصلة. يجب ألا يكون الشخص نفسه مسؤولاً عن شراء المنتجات واستلامها.
- تثبيت كاميرات الأمن. على وجه الخصوص ، مراقبة الغرف والمناطق التي يتم تخزين المخزون والمنتجات القيمة.
- الحفاظ على المخزون والأصول آمنة. يجب إغلاق المناطق ذات الأصول القيمة عندما يكون ذلك ممكنًا ، ويجب أن يكون لدى الموظفين المعينين المفاتيح فقط.
المزيد من النصائح لمنع الاحتيال على الشركات الصغيرة
بالإضافة إلى ذلك ، هناك استراتيجيات عامة يمكنك استخدامها لتجنب الاحتيال. عن طريق تغيير الطريقة التي تدير بها والطريقة التي تفوض بها المهام ، يمكنك تقليل فرصة أن يخدع شخص ما عملك.
1. تعرف موظفيك
تلاحظ شركة Cowan ، Gunteski & Co. ، وهي شركة CPA ، أنه يمكنك القضاء على الاحتيال المحتمل في مهدك إذا كنت على دراية بالتغييرات في سلوك الموظفين ومواقفهم. تحقق مع موظفيك بشكل دوري وخذ الوقت الكافي للدردشة حول كيفية سير الأمور.
على وجه الخصوص ، راقب هذه السمات السلوكية المرتبطة غالبًا بالمحتالين:
- العيش بأكثر من إمكانياتهم - على سبيل المثال ، الموظف الذي يتقاضى راتباً منخفضًا يقود سيارة فاخرة أو يأخذ إجازات فاخرة
- تعاني من صعوبات مالية أو تواجه صعوبة في تلبية احتياجاتهم
- الحفاظ على علاقة وثيقة غير عادية مع بائع معين
- غير راغب في السماح لموظف آخر بتولي بعض واجباته
- لا تتصل أبدًا بالمرضى أو بأخذ الإجازات
- تمر الطلاق أو تعاني من مشاكل الأسرة
بالطبع ، لا تريد أبدًا افتراض أن الموظفين يسرقون لمجرد أنهم يعرضون بعضًا من هذه السمات. ومع ذلك ، إذا كنت تشك في حدوث عملية احتيال ، فيمكنك تركيز جهود المراقبة ومنع الاحتيال على الأقسام والمجالات التي يعمل فيها الموظفون ذوو المخاطر العالية. حاول مساعدة الموظفين الذين يتعرضون للضغوط أو يجاهدون مالياً بأي طريقة ممكنة - ستحتفظ بالمزيد من العمال وتبني ولاء الموظفين.
2. إدارة بنزاهة
كيف تتصرف كصاحب عمل يمكن أن تؤثر على مواقف موظفيك فيما يتعلق بالسرقة. إذا قطعت زوايا ولم تتصرف بطريقة أخلاقية ، فإن الأشخاص الذين يعملون من أجلك يميلون أكثر إلى فعل الشيء نفسه. على العكس من ذلك ، إذا بذلت جهودًا متضافرة لتكون صادقًا وأخلاقيًا في تعاملاتك التجارية ، فسيفهم الموظفون أن السلوك نفسه متوقع منهم.
قم بإنشاء مدونة سلوك تحدد نوع السلوك الذي تتوقعه من الجميع في عملك. أيضًا ، أوضح أن بابك مفتوح دائمًا للموظفين الذين يرغبون في مشاركة مخاوفهم بشأن العمليات التجارية. وجدت رابطة فاحصي الاحتيال المعتمدين أن معظم المديرين يكتشفون الاحتيال المهني بعد أن يتم إبلاغهم ، لذلك فكر في تنفيذ خط ساخن مجهول للإبلاغ عن احتيال مشتبه به.
3. واجبات منفصلة
أحد أفضل الضوابط الداخلية لمنع الاحتيال هو الفصل بين الواجبات. بمعنى آخر ، لا ينبغي أن يكون شخص واحد مسؤولاً عن العديد من المهام التي يمكن ارتكاب الاحتيال وتغطيتها دون علم المالكين. لإزالة فرص الاحتيال ، لا ينبغي أن يتمتع أي شخص بحراسة الأصول (مثل النقد والمنتجات القيمة) ، والقدرة على تسجيل أو تغيير المعلومات المحاسبية حول هذه الأصول ، والقدرة على التصريح بالمعاملات حول الأصول.
الفصل بين الواجبات أمر صعب في الأعمال التجارية الصغيرة لأنك ببساطة لا يوجد لديك ما يكفي من الأشخاص من بينهم لتقسيم المهام. ومع ذلك ، هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتقسيم الوظائف الرئيسية مع اثنين أو ثلاثة موظفين فقط.
على سبيل المثال ، قل أنك ومدير مكتب هما الموظفان الوحيدان في عملك. بينما قد يكون لمدير مكتبك حق الوصول إلى الأموال غير المودعة ، وتسوية كشف الحساب البنكي وإنشاء الفواتير والودائع المصرفية ، يجب أن تكون الشخص الذي يراجع كشف الحساب البنكي ، ويفتح البريد ، ويراجع المعاملات ، ويوافق على مذكرات الائتمان.
إذا كان لديك موظف ثالث - على سبيل المثال ، مساعد مكتب - فطلب من ذلك الموظف تسوية بيان البنك وفتح البريد وإعداد الودائع المصرفية. هذا يأخذ بعض المسؤولية عن صحنك ويجعل من الصعب على مدير المكتب إخفاء المدفوعات المسروقة.
كلمة أخيرة
يعد تطبيق الضوابط الداخلية جزءًا مهمًا لحماية عملك. ومع ذلك ، يمكن أن يكون من المحرج القيام به في الممارسة العملية.
قد لا يفهم الموظفون والمقاولون سبب تغيير واجباتهم. أبلغ موظفيك أن الضوابط موجودة لحمايتهم ، كعمال ، والأعمال التجارية. إشراكهم في عملية تحسين أمن الأعمال وطلب مدخلاتهم على أساس منتظم. نظرًا لأن الأفراد يقومون بالعمل اليومي ، فقد يكون لديهم نظرة ثاقبة على بعض العمليات التي يمكن أن تساعدك على تحسين الضوابط. يمكنهم أيضًا إطلاعك على عناصر التحكم التي تعمل بشكل جيد وأيها لا تعمل.
هل سبق لك أن امتلكت أو عملت في شركة حيث ارتكب شخص ما عملية احتيال؟ كيف حدث هذا?
