8 طرق لزيادة إنتاجية الموظف في أعمالك الصغيرة
ولكن ماذا عن فريقك؟ على عكس الشركات العملاقة ، ليس لديك ميزانية ضخمة للرواتب ، لذلك كل دقيقة يعمل فيها فريقك على مدار الساعة يجب أن تستخدم بكفاءة قدر الإمكان.
ومع ذلك ، العمال في الولايات المتحدة لديهم مشكلة الإنتاجية. إننا نقضي وقتًا في العمل أكثر من معظم الدول الصناعية الأخرى ، لكن كل هذا الوقت الإضافي لا يعني أننا ننجز المزيد. في الواقع ، كانت الإنتاجية بشكل عام في اتجاه هبوطي منذ الركود الكبير.
واحدة من أفضل الطرق لزيادة الإنتاجية هي زيادة مشاركة الموظفين لأن الإنتاجية والمشاركة يسيران جنبًا إلى جنب. ومع ذلك ، هناك العديد من الاستراتيجيات الفعالة من حيث التكلفة التي يمكنك استخدامها للحصول على المزيد من فريقك.
أهمية التوازن بين العمل والحياة
قبل تنفيذ أي خطط لزيادة إنتاجية فريقك ، من المهم أن تفهم علم النفس وراء الإنتاجية نفسها. ما هو بالضبط ما يجعل بعض العمال أكثر إنتاجية من غيرهم?
الجواب بسيط إلى حد ما. وجدت الأبحاث التي أجريت في جامعة وارويك أنه عندما يكون العمال سعداء ، فإنهم أكثر إنتاجية بنسبة 12 ٪. غالبًا ما تترجم السعادة والتوازن الإيجابي بين العمل والحياة إلى عمال يشاركون ويلتزمون ، والأهم من ذلك, إنتاجي.
إذا كان هذا يبدو بسيطًا جدًا ، فراجع سوق العمل في الدنمارك. وفقًا لمسح القيم العالمية ، فإن الدنماركيين هم الأسعد في العالم ، وهذا يشمل الوقت الذي يقضونه في العمل. ذكرت وزارة الشؤون الخارجية في الدنمارك أنها ثاني أكثر البلدان إنتاجية في الاتحاد الأوروبي.
يصنف مؤشر منظمة التعاون الاقتصادي والتنمية (OECD Better Life Index) الدنمارك وهولندا على رأس قائمة الدول التي لديها أفضل توازن بين العمل والحياة. كما قد تتخيل ، فإن الولايات المتحدة في القاع تقريبًا.
من هذا ، يمكننا أن نستنتج بشكل معقول أنه كلما زاد عملك لزيادة توازن فريقك وسعادته وتوازنه بين العمل والحياة ، كلما عادوا لصالحهم مع زيادة الإنتاجية. وهذا بدوره يؤدي إلى ربح أعلى لك وبيئة عمل أفضل للجميع.
كيفية زيادة إنتاجية فريقك
لا يتطلب الأمر ميزانية ضخمة للمساعدة في تحسين حياة عمل الناس. هناك الكثير الذي يمكنك القيام به كمالك شركة صغيرة لجعل الأمور أفضل لفريقك.
1. تعيين ساعات عمل معقولة
قد يبدو عكس النتائج المرجوة ، ولكن يتطلب من فريقك العمل أقل قد تلهمهم لإنتاج أكثر.
وفقًا لشركة Fast Company ، يعمل العمال في الدنمارك عادة 33 ساعة فقط في الأسبوع. ويحصلون على إجازة من خمسة إلى ستة أسابيع على الأقل كل عام (إلى جانب إجازة أمومة لمدة عام عندما يحتاجون إليها).
في الولايات المتحدة ، غالبًا ما يُنظر إلى الساعات الطويلة كدليل على الالتزام. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي هذا إلى "وجود الحاضر" ، وهو عندما يكون العمال في العمل ولكن لا يعملون بكامل طاقتهم بسبب المرض أو الحرمان من النوم أو أي عوامل طبية أخرى. تنص Harvard Business Review على أن الحضور الحالي يمكن أن يخفض الإنتاجية الفردية بمقدار الثلث. يمكن أن تقلل ساعات العمل الطويلة من الإنتاجية بسبب التوتر وفك الارتباط وتوازن العمل والحياة.
لمكافحة هذا ، افعل ما يمكنك لتقليل ساعات فريقك. اسمح للناس بالعودة إلى المنزل في وقت مبكر من بعد ظهر يوم الجمعة ، أو امنحهم المرونة للحضور في وقت متأخر من صباح الاثنين. لن يساعد ذلك في تقليل تكاليف العمالة في عملك فحسب ، ولكن من المحتمل أن تجد أن فريقك سيعمل بجدية أكبر في المقابل.
2. أن تكون مرنة مع الجدولة
2. أن تكون مرنة مع الجدولةتخفيض ساعات هي استراتيجية واحدة لتعزيز الإنتاجية. كونها مرنة مع تلك ساعات العمل يرتبط ارتباطا وثيقا.
ستكون احتياجات الجميع مختلفة ، لذلك تحدث إلى شعبك لمعرفة ذلك أين انهم بحاجة الى مزيد من المرونة مع أسبوع عملهم. على سبيل المثال ، قد يكون لديك شخص واحد يحب استراحة غداء أطول كل يوم ثلاثاء لحضور درس اليوغا ، بينما يحب شخص آخر المغادرة مبكراً يوم الأربعاء لالتقاط طفل من الرعاية النهارية.
بناءً على عملك ، قد تكون أو لا تكون قادرًا على تلبية احتياجات الجميع. ومع ذلك ، فإن اكتشاف من يحتاج إلى ما يفعله وبذل قصارى جهده لمنح فريقك مزيدًا من المرونة ، سيُظهر أنك تهتم بسعادته ورفاهيته. هذا ، بدوره ، يمكن أن يعزز المشاركة ويؤدي إلى زيادة الإنتاجية.
3. أعط فريقك المزيد من الحكم الذاتي
كل مجتمع له قواعد وقيم ثقافية مختلفة. وهذه المعايير والقيم تؤثر بشكل مباشر على سلوكنا. في أوائل سبعينيات القرن العشرين ، طور عالم النفس جيرت هوفستيد إطارًا لقياس هذه المعايير المجتمعية باستخدام الأبعاد الثقافية لهوفستد.
أبعاد هوفستد الثقافية تقيس ستة أبعاد داخل كل ثقافة. وتشمل هذه:
- مؤشر مسافة السلطة
- الفردية مقابل الجماعية
- تجنب عدم اليقين
- الذكورة مقابل الأنوثة
- التوجه طويل الأجل مقابل التوجه قصير الأجل
- تساهل مقابل ضبط النفس
عندما تفهم الأبعاد الفريدة للثقافة وكيف تختلف قيمها الجماعية عن ثقافتك ، يمكنك أن تصبح متصلاً أفضل ومديرًا أفضل.
لذا ، ما علاقة كل هذا بزيادة الإنتاجية في شركتك الصغيرة؟ حسنًا ، كثيرًا ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالحكم الذاتي.
يرتبط الحكم الذاتي ، أو عدم وجوده ، ارتباطًا مباشرًا بمؤشر مسافة القوة. مسافة القوة هي التوقع والاعتقاد بأن القوة موزعة بشكل غير متكافئ. لذلك ، في البلدان ذات المؤشر العالي لمسافة الطاقة ، يؤمن الأعضاء الأقل قوة في منظمة بعدم المساواة في القوة. يخبرهم مديرهم بما يجب عليهم فعله ، ويفعلون ذلك دون سؤال. في البلدان ذات مؤشر المسافة البطيئة ، يعتقد أعضاء الفريق أنهم على قدم المساواة مع رئيسهم. العلاقة أكثر عن التعاون وأقل عن "رئيسه وموظفه".
لا ينبغي أن يكون مفاجئًا أن لدى الولايات المتحدة مؤشر ارتفاع مسافة الطاقة ؛ نحن في المرتبة 40. الدنمارك لديها أدنى مؤشر مسافة السلطة في العالم. انهم في المرتبة 18.
يتمتع الدنماركيون بحياة عمل غنية ومتمكّنة جزئياً لأنهم يتمتعون بقدر كبير من الاستقلال الذاتي. وهناك الكثير من الأبحاث التي تدعم ما عرفه الدنماركيون لسنوات: مزيد من الحكم الذاتي = سعادة أكبر = إنتاجية أعلى.
وجدت دراسة نشرت في المجلة الأوروبية للعمل وعلم النفس التنظيمي أن العمال الذين يتمتعون بمزيد من الاستقلالية والدعم يتمتعون بارتياح وتحفيز أكبر. وجدت دراسة أخرى نشرت في مجلة Nordic Journal لدراسات الحياة العملية أن اتخاذ القرارات اللامركزية (المعروف أيضًا باسم الحكم الذاتي) يؤدي إلى زيادة الإنتاجية في العمال الفنلنديين..
كل هذا يشير إلى الاستنتاج نفسه: كلما زادت درجة تحكمك في تسليم أعضاء الفريق ، زادت سعادتهم وإنتاجيتهم.
من المهم توضيح أن منح فريقك مزيدًا من الاستقلالية لا يعني تركهم يفعلون ما يريدون ، عندما يريدون. كل موظف يحتاج إلى حدود. ولكن بدلاً من إخبار الأشخاص بما يجب عليهم فعله ، أخبرهم بما تريد رؤيته ، ثم اتركهم يختارون كيفية القيام بذلك. وجود حرية الاختيار كيف للقيام بعملهم هو عنصر أساسي في الحكم الذاتي.
امنح شعبك القدرة على اتخاذ القرارات الخاصة به كلما أمكن ذلك. وأظهر أنك تثق بهم للقيام بعملهم عن طريق الابتعاد. قد تفاجأ بمدى إنجاز المزيد عند تسليم مقاليد الأمور.
4. محاولة للحد من الانقطاعات
وفقًا لصحيفة واشنطن بوست ، فإن العامل النموذجي ينقطع أو يبدل المهام كل ثلاث دقائق. وقد يستغرق الأمر 20 دقيقة أو أكثر للعودة إلى المكان الذي غادروه.
تمثل الانقطاعات استنزافًا كبيرًا للإنتاجية ، ويمكنها أن تحرمنا من أفضل أفكارنا وجهدنا. على الرغم من أننا غالباً ما نجبر أنفسنا على العمل بشكل أسرع للتعويض عن الوقت الضائع ، إلا أن زيادة السرعة تأتي بثمن.
وجد الباحثون في جامعة هومبولت أن العمال الذين توقفوا باستمرار عن تعويض عن هذا الوقت الضائع من خلال العمل بشكل أسرع لإكمال مهمتهم. في حين أن هذه ليست مفاجأة (بعد كل شيء ، نحن جميعًا نفعل ذلك) ، إلا أن هذه السرعة المتزايدة تؤدي إلى زيادة الضغط والضغط والإحباط. هذه العوامل يمكن أن تحد من الإنتاجية في المهام المستقبلية.
أجرت واشنطن بوست مقابلة مع خبير الكفاءة إدوارد ج. براون ، الذي يقترح إنشاء اتفاقية قفل الوقت مع أعضاء الفريق. قفل الوقت هو "وقت هادئ" متفق عليه حيث يمكن للجميع التركيز ببساطة على عملهم. مع قفل الوقت ، يتعين على العمال أن يتفقوا ، كتابيًا ، على عدم مقاطعة زملائهم إلا إذا كانت هناك حالة طوارئ.
ينص براون على أن أحد العملاء قد قدر بشكل متحفظ أن الإنتاجية الشخصية زادت بنسبة 40 ٪ إلى 60 ٪ بمجرد بدء استخدام تقنية قفل الوقت.
بالطبع ، قد لا يكون عملك قادراً على استخدام هذه التقنية. تحدث إلى أشخاصك حول أنواع الانقطاعات التي يواجهونها يوميًا أو أسبوعيًا. تعرف على أكثر الانقطاعات تضرًا بإنتاجيتها ، وقم بكل ما تستطيع لتقليلها أو القضاء عليها.
5. استئجار الناس داعمة
لنبدأ بسيناريو خيالي. في عملك ، لديك اثنين من المديرين. مديرك الأول ، بيل ، يراقب الجميع في فريقه بعين الصقر. إذا اشتكى أحد العملاء ، فسوف يفترض على الفور أن هذا خطأ فريقه ، وأنه سريع في إعلام الجميع بأنه غير راض عن أدائهم. يعمل فريقه في بيئة من التوتر وعدم الثقة والخوف.
سارة ، مديرك الثاني ، هي العكس تماما. انها تعامل فريقها مثل الأسرة. إنها سريعة في إعطاء أحد أذني الاستماع ، وهي أول من يدعم فكرة أو مبادرة جديدة. إنها تستمع دائمًا إلى كلا الجانبين من القصة ، وعندما يحتاجها أحد أفراد فريقها ، تحصل على ظهورها. الجو في ظل سارة داعم ومرحّب ومريح.
إذا كنت موظفًا ، فالمدير الذي ستعمل عليه هو الأشد?
يحتاج فريقك إلى الدعم في العمل ، ويأتي السطر الأول من الدعم من مديرهم ، سواء كنت أنت أو أي شخص قمت بتعيينه. إذا كنت ترغب في زيادة إنتاجية فريقك ، فأنت بحاجة إلى إلقاء نظرة فاحصة على مديريك (أو أسلوب الإدارة الخاص بك).
يحتفظ أفضل المديرين بسياسة الباب المفتوح. هذا يعني أن بابهم مفتوح دائمًا لأعضاء الفريق للتعبير عن مخاوفهم أو طرح أسئلة أو مناقشة المشكلات. إذا كان أعضاء الفريق لا يشعرون بالراحة من التواصل مع مديرهم ، أو إذا كانوا يخشون أن يتم الحكم عليهم بقسوة من خلال الكشف عن أنهم لا يعرفون كيفية القيام بشيء ما ، فإن الإنتاجية ستعاني.
بعد ذلك ، تأكد من أن فريقك يعرف أنه بإمكانه الاعتماد على دعمك. أظهر هذا الالتزام يومًا بيومًا ، ولا تثبط عزمك إذا استغرق الأمر وقتًا لكسب ثقتهم (خاصةً إذا كانت بيئة العمل سامة). بمرور الوقت ، سيرى الناس أنك حصلت على ظهورهم. وسوف يتحسن التزامهم (والإنتاجية).
6. احترم حدودهم
ستكون هناك دائما مكالمة هاتفية أخرى للعودة والبريد الإلكتروني آخر للرد. يؤثر "الزحف الرقمي" في الحياة العملية للقرن الحادي والعشرين على كل شخص ورئيسه وموظفه على حد سواء. ومع ذلك ، فإن توقع أن يستجيب أعضاء الفريق لرسائل البريد الإلكتروني في الساعة 10 مساءً أو أن يكملوا العمل في أيام إجازتهم ليس بالأمر غير المعقول فحسب ، بل إنه غير صحي..
إذا كنت ترغب في زيادة الإنتاجية ، فمن المهم أن تدرك أن موظفيك لديهم حياة خارج العمل. هذا ينطبق أيضا على استراحات الغداء. وجدت دراسة نشرت في مجلة أكاديمية الإدارة أن الإنتاجية انخفضت (وزاد التعب) عندما تخطى العمال الغداء.
قد يكون من الصعب على العمال ترك العمل ، خاصة في الولايات المتحدة (حيث ، مرة أخرى ، غالباً ما يُنظر إلى الساعات الطويلة على أنها التزام أكبر). لذلك ، دع شعبك يعرف أنك تقدر حياتهم خارج العمل. اسألهم عن أسرهم وهواياتهم ، وشجعهم على تحديد وقت لهذه الأنشطة والالتزامات مثلما يفعلون مع الاجتماعات والمشروعات.
تحتاج أيضا إلى القيادة من خلال القدوة. استثمر وقتًا في عائلتك أو هواياتك أو مساعيك الروحية ، وتحدث عن اهتماماتك لفريقك. كلما كان ذلك ممكنًا ، تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى موظفيك عندما لا يكونون في مكان العمل.
أخيرًا ، تأكد من أن كل فرد في فريقك يأخذ استراحة غداء مناسبة ؛ هذا يعني تناول الطعام بعيدًا عن مكاتبهم ، في الخارج مثاليًا حيث يمكنهم الحصول على بعض أشعة الشمس والهواء النقي. إذا كان ذلك ممكنًا ، فقم بإنشاء مساحة نظيفة وجذابة لهم لتناول الطعام ، سواء في الداخل أو في الهواء الطلق.
7. مراقبة مستويات الإجهاد
قد تعتقد أن الضغط العالي قد يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية. هذا صحيح ، ولكن فقط عند نقطة معينة. هناك هضبة سحرية عندما يمكن أن الإجهاد في الواقع زيادة إنتاجية.
ينص قانون ييركس-دودسون ، الذي طوره عالم النفس روبرت ييركس وجون ديلينجهام دودسون في عام 1908 ، على زيادة الأداء والإنتاجية مع زيادة مستوى الإثارة (الإجهاد). ومع ذلك ، إذا أصبحت مستويات الإجهاد مرتفعة للغاية ، تبدأ الإنتاجية في الانخفاض.
على سبيل المثال ، كم عدد المرات التي واجهت فيها نفسك مهلة زمنية صعبة لم تكن متأكدًا من قدرتك على الوفاء بها؟ هل تعثرت ، أم أنتجت بعضًا من أفضل أعمالك؟ إذا لم تكن المهمة صعبة للغاية ، فمن المحتمل أنك ارتقيت إلى هذه المناسبة بشكل مثير للإعجاب. هذا هو قانون يركس دودسون في العمل. عندما يكون الإجهاد والتعقيد في المستويات الصحيحة ، فإن أداء الصخور يرتفع.
الآن ، الجزء الصعب هو معرفة مقدار الضغط يؤدي إلى الأداء الأمثل. تتطلب المهام الجديدة أو الصعبة إثارة أقل للأداء الأمثل ، بينما تتطلب المهام المعروفة أو السهلة مستويات أعلى من التوتر لزيادة الحافز والإنتاجية.
هذا هو السبب في أنه من المهم النظر إلى ما يفعله الموظفون لديك ، وتحليل مقدار الضغط الذي قد يرتبط بمختلف المهام. يمكنك بعد ذلك اتخاذ خطوات لزيادة أو تقليل مستوى الإثارة من أجل زيادة الإنتاجية.
إليك مثال: تخيل أنك طلبت من Pam ، أحد موظفيك ، كتابة نشرة أخبار العميل لهذا الشهر. لقد فعلت ذلك عدة مرات بالفعل ، ورغم أنها تكتب جيدًا ، إلا أن الأمر يستغرقها عادة عدة أيام لإكمال المهمة. بالنسبة لها ، هذه مهمة معروفة وذات إثارة منخفضة ، لذا فقد تجر قدميها قليلاً.
يمكنك تحسين إنتاجيتها بجعل المهمة أكثر تحديا ؛ على سبيل المثال ، اطلب منها إجراء مقابلة مع أحد العملاء للحصول على رسالة إخبارية هذا الشهر ، أو منحها مهلة زمنية أقصر.
على الطرف الآخر من الطيف هو دانيال. لقد وضعته للتو في مسؤولية إعداد التقارير المالية الأسبوعية لشركاتك. ما زال يتعلم هذه العملية ، وكل أسبوع يرتكب العديد من الأخطاء. لا يساعد ذلك في استكمال التقارير في موعد لا يتجاوز ظهر يوم الجمعة. مع مسؤولياته الأخرى ، يجد أنه من المستحيل تقريبًا الوفاء بهذا الموعد النهائي.
هذا مثال على مهمة جديدة وصعبة لها أيضا إثارة عالية (من المواعيد النهائية القصيرة وتعقيد المهمة). في هذه الحالة ، قد ترغب في القيام بكل ما تستطيع لتخفيف دانيال عن بعض المسؤوليات الأخرى لخفض مستويات التوتر لديه حتى يتمكن من توفير المزيد من الوقت والطاقة في تعلم كيفية إنشاء التقارير المالية.
من الضروري أن تركز على التوازن عندما يتعلق الأمر بتحليل المهام ومستويات التوتر. إذا قمت بزيادة الإثارة في المهام الخاطئة ، فسينتهي بك الأمر إلى خفض الإنتاجية.
8. استخدام استراتيجيات إدارة الوقت
تتمثل الإستراتيجية الأخرى التي يمكنك استخدامها لزيادة الإنتاجية في تعليم فريقك استراتيجيات فعالة لإدارة الوقت. إحدى الاستراتيجيات الشائعة هي تقنية Pomodoro ، التي طورها Francesco Cirillo في أواخر الثمانينيات.
هذه التقنية بسيطة بشكل منعش. باستخدام جهاز ضبط وقت ، فأنت تعمل لفترة زمنية مخصصة ، عادةً 25 دقيقة. ثم ، تأخذ استراحة قصيرة ، عادة 3-5 دقائق. وتسمى هذه الاستراحات pomodoros, الايطالية ل "الطماطم" ، والمسمى للتوقيت على شكل الطماطم التي استخدمها Cirillo عندما كان طالبا.
بعد أربعة بومودوروس ، تأخذ استراحة أطول ، عادة 15-30 دقيقة.
تعمل الإستراتيجية لعدة أسباب. أولاً ، يساعدك تحديد الوقت في التركيز على المهمة التي تقوم بها. يمكنك سماع الوقت حرفيًا ، وهو ما قد يكون محفزًا بشكل لا يصدق. يذكرك الموقت أيضًا بأخذ فترات راحة قصيرة. أظهرت الأبحاث مرارًا وتكرارًا أن الاستراحات المتكررة تزيد من الإنتاجية بالفعل.
وجدت دراسة نشرت في مجلة Ergonomics أن فترات الاستراحة القصيرة والمتقطعة ، خاصة عندما تكون مصحوبة بالامتداد ، تؤدي إلى إنتاجية أعلى مقارنة بأخذ فترات راحة أقل. وجدت دراسة أخرى ، نشرت في مجلة Work & Stress ، أن فترات الراحة المتكررة كانت واحدة من أكثر الطرق فعالية للحفاظ على أداء العامل.
تعد الإدارة الفعالة للوقت والاستراحات المتكررة مهمة. ولكن ما تفعله مع استراحاتك مهم أيضًا. وجد الباحثون في معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا أنه عندما أخذ الموظفون فترات راحة مع زملائهم في مجموعتهم الاجتماعية ، زادت الإنتاجية ، فضلاً عن قوة المجموعة الاجتماعية نفسها. لذلك ، يمكنك زيادة تحسين الأداء من خلال جدولة فترات استراحة الموظف مع أوقات زميل لهما.
يمكن أن يزداد الأداء أيضًا عندما يخرج العمال من بعض أشعة الشمس والهواء النقي ، لذلك شجع أعضاء الفريق على السير سريعًا في الخارج أثناء استراحاتهم. هذا مجال آخر حيث يمكنك أن تقود بشكل أفضل بالقدوة. خذ فترات راحة متكررة ، وابذل قصارى جهدك للخروج في بعض التمارين.
كلمة أخيرة
كلمة أخيرةعادةً ، لا يملك أصحاب الأعمال الصغيرة وقتًا أو مالًا كافيين للقيام بكل ما يريدون القيام به. لكن زيادة الإنتاجية لا تتطلب استثمارات كبيرة. معظم الوقت ، يتطلب الأمر ببساطة مزيدًا من الوعي من المالكين والمديرين على حد سواء.
إذا كنت صاحب عمل ، فماذا تفعل لتشجيع إنتاجية أكبر من فريقك؟ إذا كنت تعمل لصالح مؤسسة أكبر ، فما الذي تفعله شركتك لزيادة الإنتاجية?
