6 وزارة الداخلية الأفكار والنصائح المنظمة
إذا كنت تعمل من المنزل ، فمن الضروري أن تحمي مساحة عملك وعملك من خلال وضع خطة لإدارة المكاتب. سواء أكنت تقوم بتصدير أثاث المكاتب المنزلية بشكل صحيح هندسيًا أو تطوير خطة احتياطية في حالة حدوث أعطال في الكمبيوتر والإنترنت ، فإن إدارة المكاتب المنزلية الجيدة ستؤسس احترافك وتزيد أرباحك.
نصائح لإدارة المكاتب المنزلية
1. إنشاء مساحة عمل منفصلة
من الحكمة أن تخلق إحساسًا بالانفصال في مكتبك المنزلي ، حتى لو كانت مساحة العمل الخاصة بك جزءًا من غرفة أخرى أو في زاوية من الطابق السفلي. على الرغم من أن استخدام غرفة منفصلة في الواقع ليس ممكنًا دائمًا ، فحاول بذل قصارى جهدك لتحديد مكان في منزلك سيكون "منطقة مكتبك". إذا لم يكن لديك جدران أو أقسام لمنطقة مكتبك ، يمكنك إنشاء حدود ذهنية عن طريق حصر أنشطة عملك (بما في ذلك المحادثات الهاتفية والرد على البريد الإلكتروني) على هذا الموقع.
هناك عدد من الأسباب التي تجعل من المهم تطويق منطقة ما في منزلك على وجه التحديد كعمل فقط:
- تحدد مساحة المكاتب المنزلية المحددة بوضوح الحدود لك ولأفراد الأسرة. سيتعلم الأطفال وزملاء الغرف والأزواج والشركاء احترام حاجتك للتركيز على عملك إذا تمكنوا من التعرف بسهولة على وقت عملك وغير متاح للتعامل مع القضايا الشخصية أو العائلية.
- فهو يقلل من خطر فقدان الأوراق والمعدات المتعلقة بالعمل في بقية منزلك.
- يساعدك على تأسيس وجود محترف عند الاجتماع مع العملاء.
- إذا كنت تخطط لاتخاذ خصم ضريبي في مكتبك ، فمن الأسهل الدفاع ضد المراجعة إذا كان بإمكانك إثبات أن عملك يحدث في منطقة من منزلك تستخدم حصريًا في عملك..
2. الذهاب برو مع اللوازم المكتبية والأثاث الخاص بك
قد تبدو أجمل مكتب وكرسي عتيقين لجدتك ، لكنها ربما تكون كابوسًا مريحًا وتنظيميًا. تأكد من حصولك على كرسي مكتب مريح ومكتب كمبيوتر مصمم جيدًا في مكتبك للمساعدة في حماية نفسك من إجهاد الجسم وتقليل الفوضى.
لا تحتاج إلى شراء هذه القطع الجديدة - راجع قائمة Craigslist للعثور على الأفراد والشركات التي تبيع أثاث المكاتب القديم. هناك خيار آخر هو العثور على ما إذا كانت هناك متاجر أثاث مكتبي بالقرب منك تتعامل في الأثاث المستعمل - قد يسلم البعض منها. تبقي عينيك مقشرة لأي مبيعات متوقفة عن العمل ، حيث تبيع هذه المتاجر غالبًا تجهيزاتها وأثاثها المكتبي وحتى الأجهزة المكتبية (مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات) أثناء محاولة تصفية مخزونها.
3. إنشاء حسابات البريد الإلكتروني والهاتف منفصلة
عندما يتعلق الأمر بالاتصالات ، من الأفضل تجنب مزج الأعمال بسرور. لا تريد أن يقوم أطفالك بالرد على مكالمة هاتفية لأحد العملاء ولا تريد المخاطرة بما في ذلك عميل على بريد إلكتروني جماعي يحتوي على أحدث ميم lolcats. من السهل أيضًا التغاضي عن رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الواردة من العملاء أو تفويتها إذا وصلوا إلى صناديق البريد والحسابات الشخصية الخاصة بك.
إذا كنت لا تريد الإزعاج بخط هاتفي منفصل ، فلا يزال بإمكانك الحصول على رقم مخصص يتصل بصندوق بريد صوتي ، مما يسمح لك باستقبال الرسائل من العملاء والمستقبلين حتى تتمكن من الاتصال بهم في وقت فراغك.
4. الاستفادة من خدمات وزارة الداخلية
راجع الخدمات المكتبية / التجارية التي تقدمها متاجر النسخ المحلية ، وكذلك سلاسل الشركات ، مثل FedEx Office أو UPS Store في منطقتك. تستهدف العديد من هذه الأماكن خدماتها لأصحاب الأعمال الصغيرة والمنزلية الذين ليس لديهم غرفة بريد أو لا يستطيعون استئجار موظفي الدعم.
تختلف الخدمات حسب الموقع ، ولكن بالإضافة إلى تقديم خدمات النسخ وصناديق البريد الخاصة وشحن الطرود ، قد تقبل هذه المتاجر أيضًا الحزم نيابة عنك (وهذا أمر مهم إذا كنت تحصل على الكثير من عمليات التسليم) وربما توفر للعملاء خدمات مجانية ومنخفضة تكلفة الوصول إلى الكمبيوتر.
5. جعل خطط النسخ الاحتياطي
لا أحد يريد التفكير في الأحداث التي قد تعرقل عملهم عن مسارهم ، ولكن إذا كنت مالك شركة صغيرة فمن المهم أن تفعل ذلك. إذا لم تحدد التهديدات لعملك ، فسيتعين عليك التدافع عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط لها.
من الكوارث الطبيعية إلى المرض طويل الأجل ، يمكن أن يؤدي أي تغيير في الظروف إلى إنهاء عملك إذا لم تكن قادرًا على مواصلة العمل. حتى مشكلة قصيرة الأجل ، مثل انقطاع التيار الكهربائي أو عطل في الكمبيوتر ، يمكن أن تلحق الضرر بعملك إذا لم تكن قادرًا على تلبية طلبات العميل النهائية أو معالجة الطلبات بكفاءة.
التخطيط للأحداث الكبرى
يمكن أن يكون للكوارث الطبيعية أو الإرهاب أو الاضطرابات المدنية أو تفشي الأمراض تأثير مدمر على الشركات الكبيرة والصغيرة على حد سواء ، وحتى أفضل الخطط الموضوعة قد تجعل من الصعب على أصحاب الأعمال الفردية دفع أعمالهم مرة أخرى من تلقاء أنفسهم. تقدم إدارة الأعمال الصغيرة في الولايات المتحدة معلومات شاملة حول التخطيط لكوارث الأعمال على موقعها على الويب ، إلى جانب معلومات حول البرامج الحكومية التي يمكن أن تساعد أصحاب الأعمال على إعادة تأسيس العمليات بعد أن يتسبب حدث كبير في حدوث خلل في المجتمع.
التخطيط لما هو غير متوقع
تشمل الأشياء التي يمكن أن تعطل قدرتك على إنجاز العمل ، انقطاع التيار الكهربائي عن المرافق وفشل المعدات ، والمرض ، والإصابة ، وحالات الطوارئ العائلية. على الرغم من أنه لا يمكن تجنب بعض هذه الظروف ، إلا أنك تخاطر بخسارة العملاء والعملاء إذا كنت غير قادر على الوفاء بالمواعيد النهائية ، أو شحن المنتجات في الوقت المناسب ، أو ببساطة تقديم مستواك العادي من الخدمة.
فيما يلي بعض الأفكار لإدارة السيناريوهات الشائعة:
- تحديد الأماكن للحصول على الإنترنت. تحقق من حيك عن الأماكن التي تقدم خدمة الواي فاي والسماح للعملاء باستخدام الخدمة لفترات طويلة من الزمن. المقاهي ومحلات النسخ ومتاجر الشحن والمكتبات العامة كلها أماكن محتملة للعثور على شبكة WiFi. قد تكون منازل الأصدقاء والعائلة أيضًا أماكن جيدة للاتصال بالإنترنت - فقط تأكد من الاتصال والسؤال قبل المغادرة! حدد العديد من النقاط الساخنة الصديقة للعمل في منطقتك وقم بتدوين ساعات عملها حتى لا تضيع وقتك في الانتقال من مكان إلى آخر عند تعطل الإنترنت لديك.
- انظر إلى النطاق الترددي المباشر حسب الطلب. بفضل مودم USB والنطاق العريض المدفوع مقدمًا ، ستتمكن من البقاء في المنزل في حالة إيقاف تشغيل خدمة الإنترنت العادية.
- تقنية النسخ الاحتياطي. في حين أنه من الجيد الاحتفاظ بنسخ احتياطية من الملفات والمشروعات الخاصة بك ، إلا أنه يجب أن تتوفر لديك أيضًا بعض تقنيات النسخ الاحتياطي في حالة استمرار تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أسهل طريقة للقيام بذلك هي شراء كمبيوتر محمول أو كمبيوتر محمول رخيص الثمن يمكنك استخدامه في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر الأساسي. على الرغم من أنه يمكنك الاحتفاظ بنموذج سطح مكتب قديم في متناول اليد بدلاً من ذلك ، إلا أنه غير محمول أو قابل للتحميل ، مما يجعله عديم الفائدة إذا كنت تعاني من انقطاع التيار الكهربائي بشكل متزامن مع عطل في الكمبيوتر. يمكنك أيضًا البحث في خدمات النسخ الاحتياطي مثل Backblaze و Mozy.
- شراء مصدر طاقة دون انقطاع (UPS). يمكن لـ UPS حماية جهازك من زيادة الطاقة ومنحك وقتًا كافيًا لإيقاف تشغيل نظام سطح المكتب لديك - بالإضافة إلى إرسال بريد إلكتروني سريع إلى العملاء لإعلامهم بأنك ستظل بلا طاقة لفترة. يمكنك العثور على مصادر الطاقة دون انقطاع في Amazon مقابل 50 دولارًا كحد أدنى.
- احتفظ بنسخة ورقية من المعلومات المهمة. إنها لفكرة جيدة أن يكون لديك نسخة ورقية من معلومات الاتصال الخاصة بعميلك حتى تتمكن من البقاء على اتصال معهم حتى إذا لم تتمكن من الوصول إلى الإنترنت أو ملفات الكمبيوتر.
6. معرفة متى حان الوقت للانتقال إلى مساحة جديدة
على الرغم من أن العديد من الأشخاص قادرون على إدارة أعمال منزلية بنجاح ، فقد تصل في النهاية إلى نقطة لم يعد فيها العمل من المنزل ، على الأقل بدوام كامل. ربما تحتاج إلى مقابلة العملاء وجهاً لوجه بانتظام ، أو تخزين الكثير من المخزون ، أو العمل في بيئة بها عدد أقل من الانحرافات.
ضع في اعتبارك مساحات العمل المشترك التي تسمح لك باستئجار مكتب في مساحة مكتب مشتركة إذا كنت لا تستطيع تحمل التكاليف أو لن تحتاج إلى مكتب كامل. تتيح لك العديد من مساحات العمل المشترك استئجار مساحة وفقًا لاحتياجاتك ، لذلك لن تضطر إلى الالتزام بعقد متفرغ إذا كان كل ما تحتاجه هو مكان للقاء العملاء عدة مرات كل شهر. خيار آخر هو مشاركة المكتب ، والذي يتيح لك المشاركة مع مستأجر مكتب آخر أو مالك لمشاركة تكاليف المكتب.
كلمة أخيرة
يمكن أن تظل تحديات العمل من المنزل والمكافآت متوازنة عند إنشاء مكتب منزلي يعمل بشكل جيد. ضع في اعتبارك أنه لا يوجد مكتب يدير نفسه. سيساعد اتخاذ قرارات جيدة وممارسة الانضباط الذاتي في الحفاظ على سير أعمالك بسلاسة على المدى الطويل.
ما هي بعض من أفضل النصائح للحفاظ على مكتبك أو مساحة عملك تعمل بكفاءة?
