فحص سنوي مكون من 15 خطوة لشركتك الصغيرة - هل أنت على المسار الصحيح؟

تعد الصحة المالية لشركتك جزءًا مهمًا من نجاحها. على الأقل مرة واحدة في السنة ، خذ الوقت الكافي لبحث كيفية إدارة نشاطك التجاري وتأكد من اتخاذ الخطوات اللازمة لتحقيق أهدافك. فيما يلي 15 خطوة يمكنك اتخاذها للقيام بذلك

إيرادات

الإيرادات هي مقدار المال الذي تجلبه شركتك أو تكسبه قبل إخراج أي نفقات. بدون إيرادات ، لا يمكن لشركتك تحقيق ربح وتبقى قابلة للحياة على المدى الطويل. إليك كيفية التأكد من أن إيراداتك تؤدي إلى نتائج مالية إيجابية.

الخطوة 1: مقارنة أهداف الإيرادات بالإيرادات الفعلية

كل عمل يحتاج إلى ميزانية تقسم الإيرادات والنفقات المتوقعة. لكن ضع في اعتبارك أن الميزانية لا تهدف إلى جمع الغبار بمجرد صياغتها. إنها وثيقة حية يمكن أن تساعدك على اتخاذ قرارات أفضل وتحديد مجالات التحسين على مدار العام.

اسحب ميزانيتك الحالية وقارن بين أهداف إيراداتك ونتائجك الفعلية. هل فقدت هدفك؟ إذا كان الأمر كذلك لماذا؟ قد تحتاج إلى ضبط إنفاقك لتعويض النقص في الإيرادات.

إذا بلغت أهداف إيراداتك أو تجاوزتها ، فما الذي فعلته بشكل صحيح؟ يمكنك أن تفعل أكثر من ذلك في المستقبل؟ استخدم بعض فائض إيراداتك لإنشاء صندوق الطوارئ الخاص بك.

الخطوة 2: تنويع

أثناء قيامك بمراجعة الإيرادات ، ألق نظرة على مقدار دخلك الذي يأتي من عميل واحد أو منتج واحد. إذا كان جزء كبير من مصدر واحد ، فما الذي سيحدث إذا جف هذا الدخل غدًا؟ هل سيكون عملك في مشكلة خطيرة؟ قد يكون التنويع في منتجات أو أسواق جديدة أمرًا محفوفًا بالمخاطر ، ولكنه قد يساعدك أيضًا في الحفاظ على قدر من الاستقرار.

الخطوة 3: الاستعانة بمصادر خارجية

ما مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام غير المدرة للدخل مثل الوسائط الاجتماعية أو مسك الدفاتر أو صيانة موقع الويب أو التعامل مع صندوق الوارد الوارد في بريد إلكتروني على ما يبدو بلا قاع؟ إذا كان الوقت الذي تقضيه في هذه المهام يعيق النمو ، فقد حان الوقت للاستعانة بمصادر خارجية في هذه المناطق من العمل حتى تتمكن من التركيز على زيادة إيراداتك.

الخطوة 4: مراجعة قائمة العملاء الخاصة بك

هل لديك أي عملاء أو عملاء يستنفدون طاقتك؟ ربما يكونون هم الذين يساومون دائمًا على السعر أو يشكون بغض النظر عن مدى صعوبة عملك لإرضائهم. ربما حان الوقت لخفض هؤلاء العملاء فضفاضة.

عند بدء شركة ، من الشائع أن يتعامل أصحاب الأعمال مع أي عميل مدفوع ، بغض النظر عن مدى صعوبة ذلك. ولكن في مرحلة ما ، يمكن أن تكلفك تلك العملاء الذين يعانون من مشاكل في الوقت الضائع والإيرادات أكثر مما يستحقون. إذا كان الوقت الذي تقضيه على عملاء استنزاف الطاقة يخدعك من العمل مع العملاء الذين تحبهم ، فأطلقهم بأدب واحتراف.

نفقات

من المهم التركيز على المبيعات والنمو ، ولكن إذا لم تكن تدير التكاليف ، فستتحول الإيرادات بسرعة بمجرد ظهورها. إليك كيف تصبح أكثر وعياً بإنفاق عملك.

الخطوة 5: انظر إلى اتجاهات سنة بعد سنة

ألق نظرة على تقارير الأرباح والخسائر الخاصة بك خلال السنوات القليلة الماضية. كيف تغيرت نفقاتك من سنة إلى أخرى؟ إذا كان عملك ينمو ، فإن بعض الزيادة في التكاليف معقولة. بعد كل شيء ، وغالبا ما تدفع النفقات الإيرادات. ومع ذلك ، إذا كنت لا تهتم عن كثب ، فقد تخرج بعض النفقات عن السيطرة. نلقي نظرة فاحصة على الإنفاق الخاص بك ومعرفة ما إذا كان يمكنك خفض التكاليف دون التأثير سلبا على الجودة.

الخطوة 6: مراجعة النفقات المتكررة

نموذج العمل القائم على الاشتراك مزدهر. بدلاً من شراء المنتجات والخدمات حسب الحاجة ، أنت تدفع رسومًا شهرية أو سنوية لاستلامها بشكل منتظم. إنها مريحة لأنك لم تعد بحاجة إلى القلق بشأن نفاد المنتج أو تعليق الخدمة. لكن هذه الراحة تأتي بتكلفة إذا كنت تدفع مقابل الاشتراكات التي لا تستخدمها.

راجع اشتراكاتك وقم بإلغاء أي اشتراكات لم تعد تستخدمها. بالنسبة لأولئك الذين تقرر الاحتفاظ بهم ، فكر فيما إذا كانت فئة الخطة لا تزال مناسبة لك أم لا. على سبيل المثال ، قد تدفع مقابل الميزات المتميزة في برنامج المحاسبة أو إدارة الوسائط الاجتماعية عندما ترغب في إصدار أدنى من شركة قراء سوف تلبي احتياجاتك فقط كذلك.

نصيحة محترف: إذا كان عملك يدفع للموظفين أو المقاولين ، فإن وجود شركة مرتبات موثوق بها أمر لا بد منه. Quickbooks الرواتب يدمج مباشرة في برنامج مسك الدفاتر Quickbooks الخاص بك مما يجعل كل شيء سلس وبسيط.

ذمم مدينة

الحسابات المستحقة القبض هي أموال يدين بها العملاء مقابل الخدمة أو الخدمات التي قدمتها بالفعل. لقد تراجعت أعمال كثيرة لأنه على الرغم من أن المبيعات كانت قوية ، إلا أن إيراداتها كانت موجودة في حسابات القبض بدلاً من البنك. إليك كيف يمكنك استثمار بضع دقائق من وقتك للحفاظ على تدفق نقدي قوي.

الخطوة 7: مراجعة إجراءات التجميع

هل لديك حسابات مستحقة القبض مدتها 30 أو 60 أو 90 يومًا متأخرة أو أكبر؟ حان الوقت لمراجعة إجراءات التجميع الخاصة بك. وجدت دراسة أجرتها وكالات التجميع التجاري الأمريكية أن احتمال التجميع على حساب الجانح ينخفض ​​بشكل كبير كلما طال أمده. عند 30 يومًا من تاريخ الاستحقاق ، لديك فرصة لجمع 88.7٪ ، لكن بحلول 90 يومًا مستحقة ، تنخفض هذه الفرصة إلى 68.9٪.

لذا ، كيف تتجنب ربط إيراداتك المكتسبة بصعوبة في ميزانيتك العامة?

• تقصير شروط الدفع. الفواتير الورقية البريدية وتلقي الشيكات كانت هي القاعدة. في هذه البيئة ، فإن منح العملاء 30 يومًا للدفع أمر منطقي لأنه يسمح بتأخير البريد. اليوم ، معظم الفواتير البريد الإلكتروني التجارية وإصدار المدفوعات الإلكترونية. قم بتغيير شروط الدفع الخاصة بك من "net 30" إلى "الدفع المستحق عند الاستلام" والمتابعة بعد أسبوعين.
• متابعة مع العملاء في أقرب وقت تصبح المدفوعات المستحقة. من السهل تجاهل رسائل المجموعة المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني. التقط الهاتف واتصل بالعملاء عندما تكون مدفوعاتهم متأخرة. سوف تكتشف بسرعة ما إذا كانت هناك مشكلة ويمكن أن تعمل على حلها مع الحفاظ على علاقة جيدة مع العملاء.
• منح العملاء حافزًا على الدفع. حوافز العملاء على الدفع مبكرا أو معاقبة أولئك الذين يدفعون متأخرًا. الحافز المشترك هو خصم 10 ٪ إذا دفع العملاء في غضون 10 أيام. قد تكون الرسوم المتأخرة رسمًا ثابتًا أو نسبة مئوية من مبلغ الفاتورة. على سبيل المثال ، قد تتقاضى 1.5٪ من الرصيد غير المدفوع شهريًا بدءًا من فاتورة متأخرة 30 يومًا.

تعد متابعة المستحقات ومكالمات العملاء المستحقين مهمة تجارية أساسية ، لكن مهمة العديد من مالكي الشركات الصغيرة ليس لديهم الوقت أو الميل. إذا كانت هذه المهام دائمًا في أسفل قائمة مهامك ، فضع في اعتبارك أنها أشياء ممتازة للاستعانة بمصادر خارجية.

الخطوة 8: مراجعة الشروط في العقود والفواتير

لن يدفع عملاؤك جدولًا زمنيًا إذا كانوا لا يعرفون ماهية جدولك الزمني. تأكد من أن عقودك وفواتيرك تحدد توقعات واضحة لوقت استحقاق الدفعات وما يحدث عندما تتأخر الدفعات.

على سبيل المثال ، هل ستعلق الخدمة؟ هل ستحتاج إلى الدفع مقدمًا للخدمات المستقبلية؟ سوف ترسلها إلى مجموعات؟ عندما يتم تحديد الشروط في العقود والفواتير الخاصة بك ، لديك ورقة مساومة في المناقشات مع الدائنين المتأخرين.

الذمم الدائنة

الحسابات الدائنة هي أموال تدين بها شركتك لأشياء مثل الأدوات المساعدة والمخزون واللوازم. تعد إدارة الحسابات المستحقة الدفع أمرًا ضروريًا لأنه إذا لم تتحكم في حساباتك الدائنة ، فيمكنك اكتساب سمعة بسرعة بصفتك دافعًا بطيئًا مع البائعين والموردين. يمكن أن يكلفك ذلك أيضًا أموالًا في شكل رسوم متأخرة ، ورسوم فائدة متزايدة ، وحتى الموردين الذين فقدوا. إليك كيفية التأكد من أنك تدير حساباتك بطريقة مسؤولة.

الخطوة 9: مراجعة الرسوم المتأخرة

هل دفع عملك أي رسوم متأخرة العام الماضي؟ من الأمور أن تنسى دفعة واحدة بين الحين والآخر ، ولكن إذا فقدت جزءًا من إيراداتك بسبب الرسوم المتأخرة على الدفعات المستحقة السداد ، فيجب عليك تحديد السبب.

ربما تكون لديك مشكلة في سداد فواتيرك لأن عملاءك بطيء في الدفع لك. أو ربما تكون كتبك غير منظمة وستستفيد من نظام مسك دفاتر أفضل. مرة أخرى ، تعد مسك الدفاتر ودفع الفواتير مناطق سهلة الاستعانة بمصادر خارجية إذا كانت شيئًا تكافح من أجل التعامل معه.

الأصول

الأصول هي عناصر ذات قيمة تمتلكها شركتك. وتشمل هذه العناصر الملموسة مثل النقد والمخزون والأثاث والمعدات ، وكذلك الأصول غير الملموسة مثل حقوق التأليف والنشر وبراءات الاختراع وسمعة عملك. إذا كنت لا تتبع الأصول الخاصة بك بشكل صحيح ، فقد لا تعرف كيف يتم استخدامها ، وعندما تحتاج إلى إصلاح أو استبدالها ، أو عندما تحدث خسارة. إليك كيفية ضمان حماية استثماراتك.

الخطوة 10: مراجعة جدول الأصول الثابتة

ماذا تملك؟ يحتاج كل نشاط تجاري إلى جدول الأصول الثابتة الذي يتضمن وصفًا لكل الأصول بالإضافة إلى سعر الشراء وتاريخه. يمكن أن يكون هذا جدول بيانات بسيطًا أو جدولًا تفصيليًا للاستهلاك يحتفظ به المحاسب الخاص بك. على الأقل مرة واحدة في السنة ، راجع هذه القائمة للتأكد من إضافة عناصر جديدة حتى لا تفوتك أي تخفيضات قيمة في قيمة الإقرار الضريبي.

ابحث أيضًا عن العناصر التي تخلصت منها والتي تحتاج إلى إزالتها من القائمة. في كثير من الأحيان ، تحل الشركات محل قطعة قديمة من المعدات أو تأخذها خارج الخدمة ولكن تنسى إزالتها من سجل الأصول الثابتة. إذا كنت مطالبًا بتقديم ملكية تجارية خاصة مع حكومة الولاية أو الحكومة المحلية ، فإن ترك الأصول القديمة في القائمة قد يعني أنك تدفع هذه الضريبة بشكل مبالغ فيه كل عام..

الخطوة 11: قم بإجراء إصلاح واستبدال الاختيار

تفقد الأصول المادية الخاصة بك ، مثل المركبات والمعدات والأثاث وأجهزة الكمبيوتر. هل يحتاج أي منهم إلى صيانة؟ الآن هو الوقت المناسب لجدولة ذلك. أثناء تواجدك فيه ، فكّر في ضرورة استبدال أي من أصولك المادية في العام أو العامين المقبلين. إذا كان الأمر كذلك ، فقد ترغب في البدء في تخصيص أموال لتغطية البديل الآن.

الخطوة 12: راقب سمعتك عبر الإنترنت

لا تعتبر سمعة نشاطك التجاري بندًا في ميزانية عمومية ، لكن لا تخطئ: في عالم اليوم الذي يركز على الويب ، تعد مراقبة سمعتك عبر الإنترنت أمرًا ضروريًا.

جوجل اسم عملك لمعرفة ما سيحدث. تحقق من الاستعراضات على الصرخة ومواقع الاستعراض الأخرى. إذا وجدت مراجعات سلبية ، فقم بالرد على الملاحظات البناءة بطريقة تُظهر للعملاء أنك تريد أن تجعل الأمور في نصابها الصحيح. إذا رأيت معلومات غير دقيقة أو غير مناسبة ، فابحث في إزالتها.

مناطق أخرى

فيما يلي بعض الخطوات الإضافية لضمان أن عملك يتمتع بصحة جيدة ويتجه إلى المكان الذي تريده.

الخطوة 13: مراجعة الهيكل القانوني الخاص بك

هل عملك ملكية فردية أو شراكة أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة S أو شركة؟ هل ما زال هذا الهيكل القانوني منطقيًا؟ إذا كان عملك قد نما بشكل كبير منذ تحديد نوع الكيان الخاص بك ، تحدث إلى المحاسب الخاص بك أو مستشار حول ما إذا كان هيكل عملك الحالي لا يزال هو الأنسب لك.

قام الإصلاح الضريبي بإجراء العديد من التغييرات على القواعد الضريبية للشركات ، وخاصة الشركات. قد تتمكن من الاستفادة من فرص التخطيط الضريبي الجديدة وتخفيض فاتورتك الضريبية عن طريق تغيير هيكل عملك.

الخطوة 14: التحقق من تغطية تأمين عملك

كيف تغير عملك على مدار العام الماضي؟ يمكن أن تؤثر التغييرات التي تطرأ على حجم عملك وهيكله ونموذج عملك على نوع ومقدار التغطية التأمينية اللازمة لحمايته. قد لا يكون برنامج التأمين الذي بدأت به مناسبًا بعد الآن.

حدد موعدًا لعقد اجتماع مع وكيل التأمين الخاص بك لمناقشة ما إذا كنت بحاجة إلى إضافة تغطية أو زيادة حدودك على المسؤولية العامة أو الممتلكات أو المسئولية المهنية أو تعويض العمال أو التغطية الشاملة. بينما أنت فيه ، احصل على عروض أسعار تنافسية من شركات أخرى. التسوق في جميع أنحاء قد تحصل على معدل أفضل لنفس التغطية.

الخطوة 15: اختبار الأمان عبر الإنترنت

من المهم الحفاظ على معلوماتك ، ومعلومات العملاء الخاصة بك ، آمنة وخاصة. اتبع هذه الخطوات من National Cyber ​​Security Alliance لضمان حماية بياناتك:

• تأكد من أن برنامج الأمان على جميع أجهزتك محدّث للحماية من الفيروسات والبرامج الضارة والتهديدات الأخرى عبر الإنترنت.
• قم بتشغيل تحديثات البرامج التلقائية إذا كان هذا خيارًا.
• استخدم دائمًا كلمات مرور قوية ومصادقة ثنائية عامل كلما أمكن ذلك.
• نسخ البيانات احتياطيًا في السحابة أو على محرك أقراص ثابت منفصل بشكل منتظم.
• تأكد من أن الوصول إلى البيانات أو الأنظمة الهامة مقصور على الموظفين الذين يحتاجون إليها لأداء وظائفهم.
• لديك سياسة واضحة لما يمكن للموظفين الاحتفاظ به وتثبيته على أجهزة الكمبيوتر وأجهزة العمل الخاصة بهم.
• تدريب الموظفين على عدم فتح الروابط المشبوهة مطلقًا في البريد الإلكتروني أو زيارة مواقع غير معروفة.

كلمة أخيرة

شركة صحية ليست فقط عن الأرباح. يتعلق الأمر أيضًا بالقراءة بين السطور وطرح الأسئلة الصحيحة لترى كيف يمكنك تحسين عملك. تستغرق الخطوات المذكورة أعلاه بعض الوقت ، لذلك إذا كنت لا تستطيع أن تضع جانباً بضعة أيام لمعالجة كل شيء مرة واحدة في السنة ، فضع جانباً بضع ساعات كل شهر أو ربع ، وقسم القائمة إلى أجزاء يمكن التحكم فيها.

مهما كانت الطريقة التي تختارها ، فإن إجراء فحص الأعمال يمكن أن يمنحك إحساسًا جيدًا بما يجري في عملك ويساعدك على تجنب أي عوائق مالية في وقت لاحق.

هل تحقق بانتظام من الصحة المالية لشركتك؟ ما هي الخطوات التي تضيفها إلى هذه القائمة?