10 طرق بسيطة لتحسين مهارات الكتابة عملك

الآن فكر في مقدار الوقت الذي أهدرت فيه في محاولة فك شفرة بريد إلكتروني أو تقرير مكتوب بشكل سيء. ليست القراءة محبطة ومزعجة فحسب ، ولكن الكتابة السيئة يمكن أن تؤدي أيضًا إلى سوء فهم خطير أو فرص ضائعة أو حتى حوادث في مكان العمل.

النقطة المهمة هنا هي أن مهارات الكتابة الجيدة ذات قيمة بعدة طرق. وقد يستغرق دفع بعض الوقت لتحسين أرباحك أرباحًا كبيرة طيلة حياتك المهنية. دعونا نلقي نظرة على العديد من التقنيات التي يمكنك استخدامها لتحسين مهارات الكتابة في عملك.

قيمة مهارات الكتابة الصلبة

الكتابة الجيدة ضرورية في القوى العاملة لعدد من الأسباب.

أولاً ، أن تكون كاتباً جيداً يساعدك على التميز من بين جمهورك ويحسن فرصك في الترويج أو الزيادة. يمكن أن يساعد في إقناع رئيسك لاتخاذ إجراءات بشأن المشاريع والأفكار التي تحبها. الكتابة الجيدة تجعلك تبدو أكثر ذكاء ومصداقية ومهنية. فهو يساعد على تجنب الارتباك وسوء التفسير ، وبناء الثقة والاتصال مع الزملاء ، والفوز بالعملاء.

الكتابة الجيدة مهمة بشكل خاص بسبب زيادة استخدامنا لوسائل التواصل الاجتماعي. لقد رأينا جميعًا المحترفين على Twitter أو LinkedIn أو Facebook يخطئون في الكلمات أو نستخدم كلمة بشكل غير صحيح. لا يقتصر الأمر على هذا الأمر المحرج عندما يحدث لك ، بل يمكن أن يؤثر أيضًا على سمعتك ومصداقيتك في المستقبل.

إن كتابتك هي واحدة من الوسائل الأساسية التي سيتم فيها الحكم عليك طوال حياتك. تمثل رسائل البريد الإلكتروني والنصوص والتقارير التي ترسلها يوميًا تمثيلًا فعليًا وسجلًا لـ أنت. بمرور الوقت ، تبني هذه العروض سمعتك وتؤثر على العلاقات التي تحتاجها لتزدهر في حياتك المهنية.

تنقل كتابتك أفكارك ، ومن المهم أن تنقل هذه الأفكار بأوضح الطرق الممكنة ببلاغة.

قال كورت فونيجوت ، "لماذا يجب أن تفحص أسلوبك في الكتابة بفكرة تحسينه؟ قم بذلك كعلامة احترام لقرائك ، كل ما تكتبه ".

سواء كنت رائد أعمال يحتاج إلى كتابة بيان صحفي رائع ، أو مدير يكتب رسائل بريد إلكتروني يومية إلى فريق مزدحم ، أو شخص يبحث عن وظيفة جديدة يحتاج إلى كتابة خطاب تغطية ناجح ، فإن مهارات التواصل الجيدة أمر لا بد منه. الكلمات مهمة في الحياة ، وستستفيد كثيرًا من معرفة كيفية استخدامها بفعالية.

كيفية تحسين مهاراتك في الكتابة

الكتابة العظيمة تحتاج إلى وقت وممارسة. كما قال رجل الأعمال الشهير ديفيد أوجيلفي ، "الكتابة الجيدة ليست هدية طبيعية. عليك أن تتعلم الكتابة بشكل جيد. "

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها إجراء تحسينات سريعة على كتاباتك.

1. فكر قبل أن تبدأ الكتابة

قبل البدء في كتابة أي شيء ، توقف وتفكر فيما تريد وتريد قوله. اسأل نفسك ، "ما الذي يحتاج هذا الشخص إلى معرفته أو فهمه بعد قراءة هذا البريد الإلكتروني؟"

يمكنك أيضًا استخدام "5 Ws + H" التي يستخدمها جميع الصحفيين عند صياغة عملهم:

• من الذى: من هو جمهوري?
• ماذا: ما الذي تحتاج إلى معرفته?
• متى: متى ينطبق هذا ، ومتى حدث هذا ، أو متى يحتاجون إلى معرفته?
• أين: أين يحدث هذا?
• لماذا ا: لماذا يحتاجون إلى هذه المعلومات?
• كيف: كيف ينبغي أن تستخدم هذه المعلومات?

عليك أيضًا أن تسأل نفسك ، "هل أحتاج حقًا إلى إرسال هذا البريد الإلكتروني؟"

يغمر المحترفون في كل قطاع رسائل البريد الإلكتروني كل يوم ، والكثير منها غير ضروري. وفر وقتك وقارئك من خلال التأكد من أن كل رسالة بريد إلكتروني ترسلها ضرورية ومناسبة حقًا.

2. اجعلها قصيرة

بمجرد تحديد ما تحتاج إلى قوله ، انتقل إلى النقطة بسرعة. يتم الضغط على الناس دائمًا للوقت ، وسوف يقدرون الإيجاز.

يحتاج لمزيد من الإقناع؟ توقف وتفكر في مدى شعورك بالإحباط بعد قراءة رسالة بريد إلكتروني أطول بثلاث مرات مما يجب ، مع دفن النقاط الرئيسية في الأسفل. إنها مضيعة للوقت والطاقة ، صحيح?

لا تجعل جمهورك يمر من خلال هذا - كن موجزا.

يمكن أن تساعد في التفكير كيف يقرأ الناس. يقدم الروائي إلمور ليونارد بعض النصائح المختصرة ولكن العظيمة عندما يقول: "حاول أن تتجاهل الجزء الذي يميل القراء إلى تخطيه". بشكل عام ، هذا يعني الفقرات الطويلة التي لها علاقة أكبر بما أنت أريد أن أقول ما يحتاج القارئ أن يسمع. دائما ضع في اعتبارك القارئ.

إذا وجدت أنه لا يمكنك كتابة بريد إلكتروني طوله أقل من نصف صفحة ، فإن البريد الإلكتروني ليس هو أفضل طريقة لتوصيل هذه المعلومات. بدلاً من ذلك ، اتصل بالشخص والتحدث معه مباشرةً.

3. تجنب الكلمات الطنانة

في الكتابة ، هدفك هو أن تكون واضح ومباشر. إذا كان على القارئ استخدام Google لفك رموز ما تحاول قوله ، فسيشعرون بالغربة والانزعاج.

قال مارك توين ذات مرة: "لا تستخدم كلمة بخمسة دولارات عندما تنفّذ كلمة تبلغ خمسين سنتًا." تجنب إغراء استخدام كلمات منمقة زائفة لتبدو أكثر ذكاءً. العصا مع الكلمات المائة والخمسين.

في نفس السياق ، تجنب المصطلحات كلما أمكن ذلك. غارغون يجعلك في كثير من الأحيان تبدو طنانة ، ويمكن أن تزيد من تنفير القارئ الخاص بك. بدلاً من ذلك ، اكتب الطريقة التي تتحدث بها. اجعلها طبيعية ومباشرة.

4. استخدام الصوت النشط

الجمل النشطة هي مباشرة وجريئة وأكثر إثارة للاهتمام من الجمل السلبية. الجمل السلبية ضعيفة وكلمة. انهم مثل مصافحة يعرج. ستتحسن كتاباتك بشكل كبير إذا كنت تسعى جاهدة لاستخدام جمل نشطة كلما أمكن ذلك.

على سبيل المثال ، انظر إلى الجملتين أدناه:

1. القط خدش المرأة.
2. المرأة خدشتها القطة.

الجملة الأولى مكتوبة بصوت نشط. انها واضحة ومباشرة. الجملة الثانية هي سلبية.

في جملة نشطة ، والموضوع ينفذ عمل الفعل. في جملة خاملة ، فإن الموضوع هو ترك الإجراء يحدث إلى معهم. إليك مثال بسيط آخر:

1. ضرب لاعب الجولف الكرة.
2. ضرب الكرة لاعب الجولف.

في الجملة الأولى ، يقوم الشخص (لاعب الجولف) بتنفيذ الحركة (ضرب الكرة). في الجملة الثانية ، يأتي الموضوع (اللاعب الجولف) بعد الفعل ؛ انها تتلقى العمل.

لتحديد موقع الصوت الخامل ، ابحث عن أشكال الفعل "لتكون" ، مثل "will" أو "was" أمام الفعل. على سبيل المثال ، "سيعقد الاجتماع في الساعة 8 مساءً" ، هو أمر سلبي. بدلاً من ذلك ، قل ، "الاجتماع في الساعة 8 مساءً."

5. كن دائما المهنية

في بعض الأحيان يكون من المغري رمي مزحة أو تضمين بعض ثرثرة المكتب في رسالة بريد إلكتروني. ومع ذلك ، لا تسهم هذه الوظائف الإضافية في رسالتك ويمكن أن تؤثر سلبًا على سمعتك. هم أيضا يساء فهمها بسهولة.

نعم ، يجب أن تكون أصيلًا وأن تدع صوتك يتألق في كتاباتك. لكنك تحتاج أيضًا إلى أن تظل محترفيًا ؛ إنه عمل متوازن. هناك طريقة جيدة للتحقق من مدى ملاءمة المحتوى الخاص بك وهي طرح السؤال التالي: "هل سأكون مرتاحًا لذلك إذا كان على الصفحة الأولى من الصحيفة صباح الغد؟" إذا كان هذا يجعلك تذلل ، فعل بعض التحرير.

6. توضيح دعوتك إلى العمل

يتم إرسال الاتصالات عملك مع الغرض ؛ من النادر أن تكتب رسالة بريد إلكتروني إعلامية بحتة. هناك احتمالات ، تحتاج إلى أن يقوم القارئ لديك بعمل ما: الاتصال بك مرة أخرى ، وإعطائك المزيد من المعلومات ، وتأكيد وجودها في الاجتماع ، وما إلى ذلك.

لا تترك الأمر للقارئ لمعرفة ما تريده من فعله بهذه المعلومات. تهجئة بها ، وتكون محددة. فمثلا:

• الرجاء إعادة أي تعديلات بحلول الساعة 5 مساءً يوم الثلاثاء.
• يرجى الاتصال بهذا العميل بحلول يوم الجمعة لحل المشكلة.

كن واضحًا بشأن ما تريد ، وربما تجد أنك تحصل على نتائج أفضل من قرائك.

نصيحة محترف: ضع في اعتبارك أنه إذا كنت بحاجة إلى إجراء فوري بشأن شيء ما ، فتحدث إلى المستلم شخصيًا. استيقظ من مكتبك وانتقل إلى مكتبهم ، أو اتصل بهم على الهاتف. الكتابة هي وسيلة مهمة ، ولكن لا شيء يفوق محادثة شخصية عندما تحتاج إلى القيام بشيء ما.

7. استخدام سطر الموضوع الخاص بك البريد الإلكتروني بشكل مناسب

سطر موضوع بريدك الإلكتروني هو أداة قوية. التفكير في الأمر كعنوان للبريد الإلكتروني الخاص بك. وظيفة العنوان الرئيسي هي التأكد من قراءة الجسم. للقيام بذلك ، يجب أن تكون العناوين قصيرة ومباشرة وقوية ومحددة.

على سبيل المثال ، انظر إلى سطري موضوع البريد الإلكتروني أدناه:

1. اجتماع الاثنين
2. حضور الإثنين 14 أكتوبر ، الساعة 2 بعد الظهر ، اجتماع التقارير الفصلية

سطر الموضوع الأول غامض ويترك الكثير من الأسئلة دون إجابة. أي اجتماع الاثنين؟ ما هو الاجتماع؟ هل أحتاج حتى إلى معرفة هذا الاجتماع?

سطر الموضوع الثاني أكثر تحديدًا ، وبالتالي من المرجح أن يتم فتحه وقراءته بسرعة. إنه يتصل بالاجتماع الذي يتحدث عنه المؤلف ، ومتى ، وما قد تحتاج إليه عند حضور هذا الاجتماع المعين.

لا تترك سطر موضوع بريدك الإلكتروني فارغًا. غالبًا ما تصنف فلاتر البريد الإلكتروني أسطر الموضوعات الفارغة على أنها رسائل غير مرغوب فيها ، لذا قم بملءها لتجنب تفويت بريدك الإلكتروني.

نصيحة محترف: إذا كنت بحاجة فقط إلى طرح سؤال بسيط ، فاستخدم تقنية نهاية الرسالة (EOM). ما عليك سوى كتابة سؤالك في سطر موضوع البريد الإلكتروني وإضافة "EOM" في النهاية. يعمل هذا على توفير وقت القارئ لأنه يمكنهم الرد بسرعة دون الحاجة إلى قراءة نص غير ضروري.

على سبيل المثال ، قد يقول سطر الموضوع الخاص بك ، "هل ستحضر جلسة الاثنين بعد الظهر؟ بعثة مراقبة الانتخابات ".

تأكد من أن المستلمين يعرفون معنى EOM قبل استخدام هذه التقنية. بعد ذلك ، من الأفضل أن يردوا في سطر موضوع بريدهم الإلكتروني المرتقب بشيء مثل ، "نعم ، سأكون هناك. بعثة مراقبة الانتخابات ".

8. العصا إلى موضوع واحد في رسائل البريد الإلكتروني

حافظ على تركيز رسائل البريد الإلكتروني على نقطة أو فكرة محددة كلما أمكن ذلك. إذا كنت بحاجة إلى معالجة موضوع آخر ، فاكتب بريدًا إلكترونيًا منفصلًا. يمنح التركيز على موضوع واحد لكل بريد إلكتروني وقتًا للقارئ لمعالجة ما تقوله والرد عليه مباشرةً. كما يساعدهم على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بشكل أكثر كفاءة وإيجاد رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة بشكل أسرع.

على سبيل المثال ، فيما يلي مثال على رسالة بريد إلكتروني تغطي العديد من الموضوعات:

سطر موضوع البريد الإلكتروني: اجتماع الاثنين 

الجسم: مرحبا ستيف, 

شكرًا على عملك على التقارير الفصلية الأسبوع الماضي. لقد قمت بعمل جيد! أعتقد فقط أننا بحاجة إلى تقصير المقدمة ، لكن هذا رائع.

كنت أكتب لمعرفة ما إذا كنت ستحضر جلسة الاثنين. إذا كان الأمر كذلك ، هل يمكنك إحضار نسخة من مسودة التقرير ربع السنوي الأولي الخاص بك؟ أود أن أبين ذلك لسوزان.

أيضا ، هل سبق لك أن تلمس قاعدة مع تومسون في سيراكيوز؟ كان لديه بعض الشكاوى حول شحنته الأخيرة ، ونحن بحاجة إلى التأكد من معالجة تلك. اسمحوا لي أن أعرف كيف يتحول هذا.

شكر,

جيم

توقف وتفكر في عدد الأشياء التي طُلب من ستيف معالجتها في رسالة البريد الإلكتروني هذه.

أولاً ، عليه أن يعرف ما إذا كان جيم يريده أن يحرر المقدمة ، أو إذا كان جيم سيقوم بذلك بنفسه ؛ غير واضح. وعليه بعد ذلك أن يؤكد أنه سيحضر اجتماع الاثنين ، وأن يتذكر أيضًا إحضار مسودة التقرير. أخيرًا ، يجب عليه معالجة شكاوى العملاء وإبلاغ جيم بما حدث.

يحتوي البريد الإلكتروني على بعض التذكيرات المهمة فيه ، وقد يرغب ستيف في حفظه. لكن العنوان يقول ببساطة ، "اجتماع الاثنين". إذا كان يريد حفظه كتذكير لمعالجة شكاوى العملاء ، فإن العنوان لا علاقة له بالموضوع الفعلي. سيتعين عليه أن يتذكر أن التذكير بمعالجة شكاوى العملاء كان في البريد الإلكتروني المعنون "اجتماع الاثنين".

هل لديك القراء صالح وجعل الأمور أسهل بالنسبة لهم. يبقيه بسيط مع موضوع واحد في البريد الإلكتروني.

9. أبدا استخدام البريد الإلكتروني لتقديم الأخبار السيئة

لا تستخدم البريد الإلكتروني لتوصيل الأخبار السيئة. إذا كنت بحاجة إلى الاستغناء عن شخص ما في فريقك ، أو تقديم تعليقات تبدو أقل من وردية ، فقم بذلك بنفسك. من السهل حدوث حالات سوء الفهم عبر البريد الإلكتروني ، وهو احتمال يتم تضخيمه عند استخدام البريد الإلكتروني لتوصيل الأخبار السيئة. شخصيا ، يمكنك التواصل مع الرحمة والتعاطف ، ويمكنك استخدام لغة جسدك ونبرة الصوت لمزيد من نقل صدقك ونواياك. هذا شيء لا يمكنك فعله من خلال البريد الإلكتروني.

10. تدقيق ، تدقيق ، تدقيق

الأخطاء النحوية والإملائية محرجة ، وتؤذي مصداقيتك. بالتأكيد ، يمكنك الاعتماد على أدوات التدقيق الإملائي ، لكنها لا تلتقط كل شيء ، وخاصة الكلمات التي يتم استخدامها خارج السياق.

بمجرد الانتهاء من الكتابة ، تصحيحه على الفور. وكلما أمكن ، ضعها وقراءتها مرة أخرى بعد عدة ساعات (أو بضعة أيام) في وقت لاحق. سيساعدك منحك مسافة من الكتابة على اكتشاف الأخطاء التي ربما تكون قد فاتتك في القراءة الأولى.

نصيحة محترف: عند التدقيق اللغوي ، اقرأ كل جملة بعناية. خذ نصيحة جورج أورويل ، الذي يقول ، "كاتب دقيق ، في كل جملة يكتبها ، سوف يسأل نفسه أربعة أسئلة على الأقل ، وبالتالي: ما الذي أحاول قوله؟ ما هي الكلمات التي تعبر عنها؟ ما الصورة أو المصطلح سيجعلها أكثر وضوحا؟ هل هذه الصورة جديدة بما يكفي ليكون لها تأثير؟ وربما سيسأل نفسه أكثر من اثنين: هل يمكنني وضعه في وقت أقرب؟ هل قلت أي شيء قبيح؟

إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني أو التقرير ذات أهمية خاصة ، فامنحه إلى صديق أو زميل موثوق به القراءة قبل إرساله إلى جمهوره المقصود. زوج جديد من العيون قد يكتشف أخطاء إضافية فاتتك.

نصيحة محترف: إذا وجدت أنك بحاجة إلى مساعدة إضافية في كتابة عملك ، فاستخدم خدمة مثل Grammarly التي تفحص النص وتحدد أخطاء القواعد البسيطة والمعقدة (بما في ذلك الكلمات المكتوبة بشكل صحيح والمستخدمة في السياق الخطأ). يمكنك أيضًا الحصول على توضيحات لكل خطأ حتى تتمكن من تحسين كتابتك في المستقبل.

كلمة أخيرة

يمكن لأي شخص أن يتعلم كيف يكون كاتباً أفضل ، وأفضل طريقة لتحسين كتابتك هي ممارسة. كلما كتبت أكثر ، كان ذلك أفضل لك. يمكنك أيضًا التفكير في الحصول على دورة تدريبية مجانية لكتابة الأعمال عبر الإنترنت من خلال Coursera. تم إنشاء الفصل من قبل جامعة كولورادو بولدر وهو مجاني إذا قمت بالتدقيق.

ما هي الأخطاء التي ترتكبها غالبًا في كتابات عملك؟ ما رأيك أنت تفعل جيدا?