كيفية إنشاء نظام الملفات الرئيسية لحفظ السجلات
ولكن إكمال الضرائب السنوية ليس هو السبب الوحيد لوجود نظام ملفات جيد. من الضروري الاحتفاظ بالإيصالات لإظهار المبلغ الذي دفعته مقابل الممتلكات والاستثمارات ، وكذلك لإثبات متى تم الشراء. يكاد يكون من المستحيل الحصول على قرض دون الكشف عن سجلات دخلك وإنفاقك.
تعد متابعة الأعمال الورقية أمرًا ضروريًا ، وقد تتسبب في حدوث مشكلات لأولئك غير المستعدين وغير المنظمين. ومع ذلك ، يمكن أن يكون إنشاء نظام حفظ ملفات منزلي أمرًا بسيطًا للغاية.
انشاء نظام الايداع
إذا لم تقم بالتحويل حتى الآن إلى نظام بدون أوراق لتخزين المستندات ، فلا يزال بإمكانك إدارة النظام بسهولة لتتبع جميع سجلاتك.
1. شراء اللوازم اللازمة
تفضل بزيارة متجر مستلزمات المكاتب المفضل لديك وقم بإجراء المشتريات التالية:
- ملف واحد بحجم الجيب يتسع لثلاث بوصات ونصف (حوالي 3 دولارات)
- عدة مجلدات ملفات (أقل من دولار واحد لكل منها)
- تسميات لمجلدات الملفات الخاصة بك (حوالي 3 دولارات لحزمة من 250 تسمية)
2. إنشاء التسميات
قم بتسمية مجلد التوسيع لهذا العام. ثم ، قم بإنشاء تسمية لكل مجلد ملف كما يلي:
- النفقات الشخصية ، مثل الملابس والكتب والبقالة والترفيه
- الطب / طب الأسنان
- فواتير المياه والكهرباء
- المشتريات الكبيرة والتحسينات المنزلية
- البيانات المصرفية
- الاستثمارات
- بيانات وإيصالات بطاقة الائتمان
- وصل الدفع
- سجلات الضرائب
3. تنظيم المستندات والملفات الخاصة بك
بمجرد تسمية مجلداتك ، ابدأ في تنظيم نظام الملفات الخاص بك. مع تقدم العام ، يمكنك إضافة المزيد من المجلدات للاحتفاظ بإيصالات الفئات الجديدة التي تحتاج إلى تتبعها ، مثل نفقات التعليم أو الحيوانات الأليفة أو السفر.
ضع مجلدات الملفات الخاصة بك داخل مجلد التوسيع ، واحتفظ بنظام الملفات الخاص بك بأمان في درج أو خزانة ملفات. كلما قمت بإجراء عملية شراء أو دفع فاتورة ، اجعل من المعتاد وضع إيصالك على الفور في المجلد المناسب.
للمساعدة في الحفاظ على مدفوعات الفواتير ، أنشئ مجلدًا بعنوان "Bills to Pay". احتفظ بهذا المجلد في مكان مرئي للغاية بحيث يتم تذكيرك بالمرور عليه بانتظام لدفع الفواتير المستحقة. بعد دفع كل فاتورة ، ضع السجل في المجلد المناسب في نظام الملفات الخاص بك.
يجب عليك أيضًا إنشاء مجلد باسم "يحتاج إلى اهتمام". على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إجراء تحقيق فيما يتعلق بتهمة مشبوهة على بطاقة الائتمان الخاصة بك ، أو إذا كنت بحاجة إلى الاتصال ببائع لم يمنحك ائتمانًا لسداد فاتورتك الأخيرة ، فيجب عليك الاحتفاظ بسجل أو تذكير في هذا المجلد.
طريقة الايداع اليومية
طريقة الايداع اليوميةمن خلال تطبيق هذا النظام ، يمكنك تقليل الوقت الذي تقضيه في البحث من خلال الأوراق المبعثرة عن طريق ترتيب ملفاتك في ملفات منظمة وموسومة بشكل مناسب. قم بإنشاء روتين يومي للحفاظ على ملفاتك بشكل ثابت وصحيح:
- جمع البريد وتصفحه على مكتبك أو طاولة المطبخ.
- افتح كل جزء من البريد واترك البريد غير الهام والمظاريف جانباً لإعادة تدويرها.
- ضع الفواتير في مجلد "Bills to Pay".
- ضع الإيصالات في مجلدها الصحيح. على سبيل المثال ، يجب وضع ملخصات الخدمات الطبية في مجلد "طب / أسنان".
- يجب أن يذهب أي شيء يحتاج إلى عناية فورية إلى مجلد "Needs Attention" الخاص بك حتى تتمكن من العناية به بسرعة.
ما يجب الاحتفاظ به وإلى متى
في معظم الحالات ، يجب أن تحتفظ بسجلات لمدة ثلاث سنوات على الأقل ، حيث يبحث مصلحة الضرائب عادةً في ثلاث سنوات من تاريخك أثناء مراجعة الضرائب. ومع ذلك ، قد تختار مصلحة الضرائب البحث لمدة ثلاث سنوات إضافية في السجل الخاص بك ، لذلك لهذا فمن المستحسن حفظ السجلات لمدة ست سنوات.
فيما يلي بعض السجلات التي يجب عليك الاحتفاظ بها لمدة ست سنوات:
- إيصالات لأي خصومات أدرجتها في الإقرار الضريبي الخاص بك
- بيانات السمسرة للمعاملات المبلغة عن الإقرار الضريبي
- السجلات المتعلقة ببيع المنزل أو الممتلكات الأخرى المبلغ عنها بشأن الإقرار الضريبي الخاص بك
- سجلات الدخل والمصروفات المبلغ عنها لشركتك الصغيرة على الإقرار الضريبي
يجب حفظ كل ورقة تدعم المعلومات التي تم الإبلاغ عنها حول الإقرار الضريبي الخاص بك لمدة ست سنوات بعد تاريخ التقديم.
ومع ذلك ، هناك بعض السجلات التي تريد الاحتفاظ بها إلى الأبد:
- عائدات الضرائب
- انكماش
- سندات الملكية والبيانات الختامية
- سجلات مساهماتك في خطط التقاعد الخاصة بك
- بوالص التأمين على الحياة
- وثائق التخطيط العقاري ، مثل التوكيل أو اتفاقات الثقة
الأوراق إلى تجاهل
بعد الانتهاء من الإقرار الضريبي لهذا العام ، هناك بعض الأوراق التي يمكن التخلص منها. يجب أن تكون قادرًا على التخلص من العناصر التالية ما لم تكن ذات صلة بإعادتك الضريبية.
- قسائم الودائع المصرفية وإيصالات الصراف الآلي
- الراتب الراتب
- إيصالات فاتورة كبل المساعدة
كلمة أخيرة
ليس هناك وقت مثل الحاضر لبدء تنظيم أوراقك. كلما قمت بإعداد نظام منظم للإيداع ، كلما تمكنت من جني ثمار أحد المنازل أو المكاتب غير المزدحمة. قد تجد أيضًا أنه من الأسهل الوصول إلى أي أوراق أو تسجيل في أي وقت تحتاج إليه.
هل تستخدم نظام الملفات المنزلي؟ ما هي الاستراتيجيات التي عملت بشكل جيد بالنسبة لك?
(الصورة الائتمان: Bigstock)
