كم من الوقت للاحتفاظ بالمستندات المهمة (وما الذي يمكنك قصه)

يوما ما ، قد يحدث ذلك. لكن اليوم ليس ذلك اليوم.

ما زال معظمنا يرى مستندات ورقية تدخل منازلنا كل بضعة أيام ، إن لم يكن كل يوم: إيصالات المتجر ، البريد غير الهام ، الفواتير ، البيانات المصرفية ، المستندات الضريبية ، دفع الراتب. من المغري أن تكتسح كل شيء في الصندوق ، لكننا نتساءل: هل سنحتاج إلى هذه الوثائق مرة أخرى؟ إذا كان الأمر كذلك ، فكم من الوقت يجب أن نحتفظ بها ، وكيف يجب أن نخزنها حتى نتمكن من العثور عليها بسهولة عندما نحتاج إليها?

تعتمد إجابة هذه الأسئلة على نوع المستند المحدد. فيما يلي المعلومات التي تحتاجها لحفظها ، والمدة التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها ، وأفضل طريقة للحفاظ عليها آمنة ومنظمة.

كم من الوقت للحفاظ على السجلات الهامة

إذا اضطررت إلى الاحتفاظ بكل قطعة من الورق في حوزتك إلى الأبد ، بدءًا من إيصال البقالة إلى تذكرة وقوف السيارات ، فستستغرق قريبًا مساحة كبيرة في منزلك بحيث يتم ضغطك أنت وجميع ممتلكاتك على الشارع. لحسن الحظ ، هذا ليس ضروريًا. هناك بعض المستندات التي يجب الاحتفاظ بها إلى أجل غير مسمى ، ولكن هناك وثائق أخرى يمكنك التخلص منها بأمان في أقل من شهر. فيما يلي دليل لأوقات التخزين لأنواع مختلفة من المستندات.

المستندات الضريبية

عند الانتهاء من تقديم الإقرار الضريبي ، لا يمكنك فقط تفريغ جميع المستندات التي استخدمتها لإكمالها. يمكن أن تقوم مصلحة الإيرادات الداخلية (IRS) بمراجعة الإقرار الضريبي الخاص بك لمدة تصل إلى ثلاث سنوات بعد تقديمه - أو ما يصل إلى ست سنوات إذا اشتبهت في حدوث خطأ كبير - وإذا حدث ذلك ، فستحتاج إلى هذه المستندات. توصي مصلحة الضرائب بالإبقاء على كل من الإقرار الضريبي الخاص بك وجميع المواد المتعلقة به "حتى نفاد فترة القيود الخاصة بالإعادة الضريبية" ، وتوفر قائمة مفصلة بالمواقف التي يمكن أن تكون فيها تلك الفترة من ثلاث سنوات إلى الأبد.

ومع ذلك ، وفقًا لما قاله جريج ماكبرايد ، كبير المحللين الماليين في Bankrate ، ليست هناك حاجة إلى الاهتمام بكل هذه التفاصيل. بدلاً من ذلك ، يخبر McBride تقارير المستهلك أنه يجب عليك الاحتفاظ بجميع السجلات المتعلقة بالضرائب لمدة لا تقل عن سبع سنوات. يتضمن هذا الإقرار الضريبي الخاص بك نفسه ، النماذج الداعمة مثل W-2 و 1099 ، وأي مستندات ذات صلة بالعناصر التي طالبت بها كخصومات ، مثل:

• مساهمات للجمعيات الخيرية
• الرسوم الدراسية والرسوم الكلية
• نفقات الرعاية الصحية
• مصلحة الرهن العقاري
• اشتراكات خطة التقاعد
• مدفوعات النفقة

التمسك بأي سجلات مصرفية وإيصالات وشيكات ملغاة تبين أن لديك هذه النفقات حتى تتمكن من إثباتها في حالة إجراء تدقيق.

يجادل بعض الخبراء بأن الأمر يستحق التمسك بعائداتك الضريبية إلى الأبد. يشير محترفي الضرائب ، مايكل تونكوفيتش ، متحدثًا إلى CreditCards.com ، إلى أن مصلحة الضرائب الأمريكية يمكنها مراجعة صاحب العمل أو المحاسب المشتبه في قيامه بالاحتيال حتى بعد إغلاق نافذة السبع سنوات ، وقد يطلب عودتك كجزء من هذا التحقيق. يمكنك أيضًا استخدام عوائدك القديمة ونماذج W-2 لإثبات دخلك لسنة معينة إذا كان هناك خطأ في بيان أرباح الضمان الاجتماعي الخاص بك.

سجلات بطاقات الائتمان

عند إجراء عمليات الشراء باستخدام بطاقة الائتمان الخاصة بك ، لا تقم فقط برمي الإيصالات في سلة المهملات عندما تصل إلى المنزل. احتفظ بها حتى تحصل على فاتورة بطاقة الائتمان لهذا الشهر ، ثم تحقق منها في البيان للتأكد من أنها تشمل كل ما اشتريته - ولا شيء لم تفعله. وبهذه الطريقة ، ستتمكن من الاعتراض على أي رسوم غير مشروعة أو طلب استرداد تكاليف أي عناصر لم تطلبها مطلقًا.

بمجرد التحقق من كشف حسابك الشهري ، يمكنك التخلص من الإيصالات في معظم الحالات. ومع ذلك ، إذا كانت مخصصة للعناصر التي تخطط للمطالبة بها على الضرائب ، فيجب عليك تقديمها في مجلد المعلومات الضريبية بدلاً من ذلك.

يجدر أيضًا التمسك بالإيصالات لعمليات الشراء الكبيرة ، مثل الأثاث أو الأجهزة أو الأجهزة الإلكترونية أو التحسينات المنزلية. يمكنك استخدامها كدليل على الشراء إذا كنت بحاجة إلى تقديم مطالبة بالضمان ، أو لإثبات تكلفة عنصر ما إذا كنت بحاجة إلى تقديم مطالبة بالتعويض عن الخسارة أو الضرر على تأمين منزلك. إذا كنت تخطط للاحتفاظ بإيصال لأيٍّ من هذه الأسباب ، فقم بعمل نسخة منه على ورق عادي وملف حيث أن إيصالات الورق الحرارية تميل إلى التلاشي بمرور الوقت.

أما بالنسبة لبيان بطاقة الائتمان نفسه ، فربما يمكنك إلقاؤه بعد سداده. إذا كنت بحاجة إلى نسخة منه لاحقًا - على سبيل المثال ، للتحقق من عملية شراء - يمكنك الحصول على واحدة من شركة بطاقة الائتمان. ومع ذلك ، إذا تضمن البيان عمليات شراء ستخصمها من ضرائبك ، فاحفظها في ملفات مع مستنداتك الضريبية.

فواتير أخرى

بعد دفع فواتير الخدمات العامة والكابلات والهاتف الخلوي لهذا الشهر ، تمسك بها حتى تتمكن من التحقق من أن الدفعة قد مرت. قد يعني هذا الانتظار حتى تحصل على بيان الشهر المقبل أو مجرد التحقق من حسابك على الإنترنت بعد بضعة أيام.

بمجرد التحقق من الدفع الخاص بك ، يمكنك التخلص من الفواتير في معظم الحالات. ومع ذلك ، إذا كنت تعمل لحسابك الخاص ، فتمسك بهذه الفواتير حتى تقدم ضرائب العام القادم. هناك فرصة لخصم كل أو جزء من التكلفة كمصروفات أعمال.

وصل الدفع

إذا لم يقم مكان عملك بإيداع شيك الراتب الخاص بك مباشرةً في حسابك المصرفي ، فسيأتي كل شيك مصحوبًا بكعب شيك يشتمل على معلومات مثل الراتب الإجمالي والضرائب وغيرها من الخصومات السابقة للضريبة. يقول الخبراء إنه يتعين عليك الاحتفاظ بهذه النماذج حتى يحين وقت تقديم ضرائب العام المقبل حتى تتمكن من التحقق منها مقابل نموذج W-2 السنوي الذي تتلقاه من صاحب العمل. إذا لم تضيف المبالغ الموجودة على W-2 وأعباء راتبك ، فيمكنك طلب نموذج ضريبي معدل ، باستخدام الرهانات كدليل.

يمكنك أيضًا استخدام كعب الراتب الخاص بك للتأكد من دقة الدخل المدرج في سجل أرباح ضمانك الاجتماعي للعام. إدارة الضمان الاجتماعي (SSA) لم تعد ترسل هذه البيانات عن طريق البريد ، لذلك ستحتاج إلى التسجيل للحصول على حساب معهم لعرض بيانك.

إنها لفكرة جيدة أن تتحقق من بيانك كل عام بحثًا عن الأخطاء. إذا قللت SSA دخلك لمدة عام أو أكثر ، فسيؤثر ذلك على عدد المزايا التي يحق لك الحصول عليها عند التقاعد. إذا وجدت خطأً ، فاتصل بـ SSA لتصحيحه في أسرع وقت ممكن.

سجلات التأمين

إذا كنت مثل معظم الأمريكيين ، فلديك على الأقل عدة بوالص تأمين مختلفة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك تأمين على الصحة أو السيارة أو الحياة أو أصحاب المنازل أو المستأجرين. تأتي كل من هذه السياسات المختلفة مع أوراق من شركة التأمين توضح ما تغطيه سياستك وما هي خصوماتك.

طالما لديك السياسة ، يجب عليك التمسك بالأوراق الورقية الحالية. سيسمح لك ذلك بمراجعة تغطيتك قبل تقديم مطالبة أو إثبات أن لديك تغطية في حالة وجود نزاع مع شركة التأمين. عندما تقوم بتجديد أو تغيير سياستك ، ستتلقى مجموعة جديدة من الأوراق الخاصة بها ، وعند هذه النقطة يمكنك تجاهل الأوراق السابقة.

سجلات البنك

في كل مرة تستخدم فيها ماكينة الصراف الآلي أو تقوم بالإيداع أو السحب في نافذة الصراف البنكي ، تحصل على إيصال. احتفظ بها حتى تحصل على كشف حسابك الشهري من البنك حتى تتمكن من التأكد من تسجيل جميع معاملاتك بشكل صحيح. بعد ذلك ، يمكنك إرمهم.

إذا كنت تتعامل عبر الإنترنت ، فلا داعٍ للاحتفاظ بالبيانات المصرفية الشهرية بعد التحقق منها. يمكنك دائمًا الانتقال إلى موقع الويب أو التطبيق الخاص بالبنك للوصول إلى نسخة من كشف حسابك لأي شهر معين. إذا كنت لا تعمل عبر الإنترنت ، فمن المستحسن الاحتفاظ ببياناتك الشهرية لمدة عام - أو ما يصل إلى سبع سنوات إذا كنت في حاجة إليها لأغراض ضريبية. إذا تلقيت بيانًا سنويًا يحتوي على معلومات ضريبية ، فيمكنك الاحتفاظ بذلك بدلاً من البيانات الشهرية وتجاهلها.

إذا كنت لا تزال تستخدم الشيكات الورقية ، فتمسك بالشيكات الملغاة - أو نسخ منها المرفقة ببيانك - لمدة عام واحد. وبهذه الطريقة ، يمكنك إنتاج شيك عندما تحتاج إليه كدليل على الدفع. كل شهر ، راجع كل ما تبذلونه من الشيكات التي اجتازت الحد المسموح به لمدة عام واحد وقم بتقديم الشيكات المتعلقة بالضرائب الخاصة بك ، ونفقات العمل ، والتحسينات المنزلية ، أو مدفوعات الرهن العقاري. يمكن تمزيق جميع الآخرين.

سجلات الاستثمار

إذا كنت تستثمر في الأسهم أو السندات أو صناديق الاستثمار المشتركة من خلال شركة وساطة ، فسوف يرسل لك بيانًا ربع سنويًا كل ثلاثة أشهر لإظهار كيفية أداء استثماراتك. احتفظ بهذه العبارات حتى نهاية العام عندما ترسل الشركة بيانها السنوي. تحقق من البيانات الفصلية للتأكد من مطابقتها للملخص السنوي ، ثم تجاهلها. التمسك بالملخصات السنوية طالما كنت تملك الأوراق المالية ، بالإضافة إلى سبع سنوات أخرى ، في حال احتجت إليها لأغراض ضريبية.

إذا قمت بشراء وبيع أسهم فردية أو سندات أو أموال عبر الإنترنت ، فستتلقى تأكيدًا بالشراء. احتفظ بهذا التأكيد حتى تبيع الورقة المالية حتى تتمكن من الرجوع إليها عند الإبلاغ عن المكاسب الرأسمالية الناتجة عن البيع على ضرائبك. بعد ذلك ، ربما يتعين عليك الاحتفاظ بها في ملف مع مستنداتك الضريبية الأخرى في حالة احتياجك للمراجعة.

وثائق التقاعد

خطط التقاعد ، مثل خطط 401 (k) و 403 (b) ، ترسل أيضًا بيانات ربع سنوية. يقول الخبراء إنه يجب عليك التعامل مع هذه البيانات معاملة الفصلية للاستثمارات الأخرى: احتفظ بها للتحقق من كشف حسابك السنوي ، ثم تجاهلها.

يتفق الخبراء على أنه يجب عليك الاحتفاظ بالبيانات السنوية على الأقل حتى تتقاعد ، ويوصي البعض بالاحتفاظ بها طالما أنك تواصل سحب الأموال من الخطة. هذا مهم بشكل خاص لخطط Roth IRA و Roth 401 (k) حتى تتمكن من إثبات أنك دفعت بالفعل ضرائب على مساهماتك. إذا كان مكان عملك هو أحد الأماكن القليلة التي ما زالت تقدم خطة معاشات محددة الفوائد ، يوصي الخبراء بالإبقاء على جميع المستندات المتعلقة بهذه الخطة بشكل دائم ، حتى بعد التقاعد.

مستندات القرض

إذا كانت لديك ديون ، مثل قروض الرهن العقاري أو قروض السيارات أو قروض الطلاب ، فتمسك بجميع الأوراق المتعلقة بهذه القروض حتى يتم سدادها. يتضمن اتفاق القرض وسجلات جميع المدفوعات الخاصة بك. يسمح لك الاحتفاظ بهذه السجلات بإثبات ما تدين به بالضبط والمبلغ الذي دفعته بالفعل.

بمجرد سداد القرض ، يجب أن تحصل على وثيقة أخرى توضح أن القرض قد سدد بالكامل. يجب عليك الاحتفاظ بهذا المستند لمدة سبع سنوات على الأقل لسجلاتك الضريبية. ومع ذلك ، إذا كان لديك مساحة ، فمن الجيد التمسك بها إلى الأبد حتى تتمكن من إثبات سداد القرض. للحصول على قروض الرهن العقاري ، يجب عليك بالتأكيد الاحتفاظ بهذا السجل إلى الأبد.

السجلات الملكية

إذا كنت مالكًا للمنزل ، فأنت بحاجة إلى الاحتفاظ بجميع السجلات المتعلقة بشراء منزلك وأي تحسينات رئيسية في المنزل قمت بإجرائها. يتضمن سجلات أي نفقات تتعلق بشراء المنازل ، مثل الرسوم القانونية والعمولات العقارية. ستحتاج إلى هذه المستندات لتأسيس أساس التكلفة - أي المبلغ الإجمالي الذي دفعته إلى المنزل - عند بيعه. ستؤثر هذه المعلومات على المبلغ الذي تدفعه في ضريبة الأرباح الرأسمالية على البيع.

وبالمثل ، إذا كنت تملك بيتًا لقضاء العطلات أو تستثمر في العقارات المؤجرة للإيجار ، فيجب أن تحتفظ بنفس المستندات لجميع الخصائص التي تمتلكها بالإضافة إلى منزلك الرئيسي. لأغراض الضريبة ، تمسك بهذه المستندات حتى سبع سنوات بعد بيع العقار.

وثيقة أخرى مفيدة للحفاظ عليها هي فاتورة ضريبة الممتلكات الفصلية الخاصة بك. احتفظ بالفواتير ، وكذلك الإيصالات أو الشيكات الملغاة لإثبات قيامك بالدفع ، حتى تقوم بتقديم ضرائب العام المقبل. إذا كنت متورطًا في أي نزاع حول دفع ضريبة الممتلكات الخاصة بك ، فابق على الفاتورة حتى يتم تسوية النزاع.

مستند آخر تحتاج إلى الاحتفاظ به - والتأكد من الاحتفاظ به في مكان آمن - هو عنوان منزلك. هذا المستند هو دليلك القانوني على امتلاك العقار. احتفظ بحق ملكية منزلك حتى تبيعه. تفعل الشيء نفسه بالنسبة لعنوان سيارتك إذا كان لديك واحدة.

إذا كنت مستأجراً ، فلن يكون لديك أي سجلات شراء تقلقك ، ولكن على الأرجح لديك اتفاقية تأجير قمت بتسجيلها عند الانتقال. احتفظ بهذا المستند طالما كنت تعيش في المنزل بحيث يمكنك الرجوع إليها إذا كان لديك أي نزاعات مع مالك العقار. بمجرد الخروج ، التمسك باتفاقية الإيجار حتى يقوم مالك العقار بإرجاع مبلغ التأمين الخاص بك. بعد ذلك ، يمكنك تمزيقه.

السجلات الشخصية

بعض من أهم الأوراق التي تملكها هي تلك التي توثق الأحداث المهمة في حياتك. اعتمادًا على كيفية تطور قصة حياتك ، يمكن أن تتضمن هذه أيًا مما يلي:

• شهادات الميلاد (الخاصة بك وأطفالك)
• أوراق التبني
• بطاقة الضمان الاجتماعي
• رخصة زواج
• مرسوم الطلاق
• شهادة التجنيس
• أوراق التفريغ العسكرية
• الوصايا ، الثقة ، التوكيل الرسمي ، وغيرها من وثائق التخطيط العقاري
• شهادات الوفاة (للزوج والأقارب المقربين الآخرين)

ستحتاج إلى استخدام هذه المستندات في أوقات مختلفة طوال حياتك. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام شهادة الميلاد أو بطاقة الضمان الاجتماعي كمعرف عند التقدم بطلب للحصول على رخصة قيادة أو جواز سفر ؛ ستحتاج إلى إصدار مرسوم الطلاق الخاص بك إذا كنت ترغب في الزواج مرة أخرى ، وسيحتاج ورثتك إلى الوصول إلى إرادتك بعد وفاتك. احتفظ بهذه المستندات إلى الأبد ، واحفظها في مكان آمن ، مثل صندوق ودائع آمن.

الحديث عن صناديق الودائع الآمنة ، تقول تقارير المستهلك أنه إذا كان لديك واحدة ، فمن الجيد الاحتفاظ بقائمة من محتوياتها. يمكنك الرجوع إليها إذا كنت تشك في أن أي شيء مفقود. الحفاظ على هذه القائمة طالما لديك مربع.

كيفية تخزين السجلات الخاصة بك

بمجرد فرز جميع سجلاتك ومعرفة ما يجب الاحتفاظ به ، ستحتاج إلى تحديد مكان الاحتفاظ به. هناك طريقتان رئيسيتان لتخزين مستنداتك: على الورق أو في شكل رقمي. بغض النظر عن الطريقة التي تختارها ، ستحتاج إلى نظام لحفظ سجلاتك منظمة حتى تتمكن من العثور عليها بسهولة عند الحاجة. بينما تعمل على ترتيب ملفاتك ، يمكنك اتخاذ بعض الاحتياطات لحماية مستنداتك الحساسة من التلف والسرقة.

تخزين المستندات الورقية

تقع المستندات الورقية في عدة فئات مختلفة. يجب تخزين إيصالات بطاقات الائتمان وإيصالات الصراف الآلي وقسائم الإيداع المصرفي لمدة تقل عن شهر واحد. يمكنك تخزينها في مظروف أو تثبيتها على حامل إيصال. في نهاية الشهر ، يمكنك التحقق منها جميعًا مقابل بطاقتك الائتمانية أو كشف حسابك المصرفي ثم التخلص منها.

بعد ذلك ، يجب الاحتفاظ ببعض المستندات - مثل تقارير الاستثمار الفصلية ونماذج التأمين - لمدة عام أو أقل. توجد طريقة سهلة لتخزين هذه الملفات في خزانة ملفات أو صندوق ملفات معلق مع مجلد منفصل لكل فئة: المنزل ، السيارة ، المالية ، وما إلى ذلك. إذا كنت تعاني من نقص المساحة ولم يكن لديك سوى عدد قليل من المستندات لتخزينها ، فإن منظم ملفات الأكورديون مع عدة جيوب مدمجة يوفر بديلاً مضغوطًا.

أخيرًا ، هناك مستندات تحتاج إلى تخزينها على المدى الطويل ، مثل الإقرارات الضريبية وسجلات الممتلكات. مع هذه ، عليك أن تقرر ما هو أكثر أهمية بالنسبة لك: حماية ملفاتك أو إبقائها في متناول.

تخزين مستنداتك طويلة الأجل في خزانة ملفات ، إلى جانب مستنداتك قصيرة الأجل ، سوف يسهل عليك العثور عليها عند الحاجة. وإذا اخترت خزانة ملفات بقفل ، فستبقي معلوماتك الشخصية الحساسة بعيداً عن أعين المتطفلين. ومع ذلك ، لن يحمي هذه المستندات من التلف في حالة نشوب حريق أو فيضان. على النقيض من ذلك ، فإن تخزين مستنداتك في مكان آمن مقاوم للحريق سوف يحميها من التلف والسرقة ، ولكنه سيجعل الوصول إليها أكثر صعوبة.

توصي خبيرة الأعمال الصغيرة باربرا ويلتمان ، التي تتحدث مع تقارير المستهلك ، باختيار خزنة مضادة للحريق للوثائق الحساسة بشكل خاص: البيانات المصرفية والاستثمارية ، والوثائق الضريبية ، ووثائق التخطيط العقاري ، ومعلومات المعاشات التقاعدية. نظرًا لأن هذه المستندات تحتوي على معلومات شخصية ، مثل رقم الضمان الاجتماعي الخاص بك ، فإن تركها حيث يمكن للآخرين العثور عليها يعرضك لخطر سرقة الهوية.

من المستحسن أيضًا الاحتفاظ بمستندات التأمين في أمان بحيث تكون قادرًا على استردادها بعد حدوث حريق أو فيضان أو السطو. يتضمن ذلك وثائق التأمين الخاصة بك ونسخة من مخزون منزلك ، والتي ستحتاج إلى تقديم مطالبة. يقترح الخبراء أيضًا إعداد قائمة بجميع أهم حساباتك وتخزينها في أمان لتكون مرجعا لها.

تخزين المستندات الإلكترونية

يمكن أن يكون الاحتفاظ بمستنداتك المالية في شكل رقمي أسهل من تخزين المستندات المادية. تشغل الملفات الإلكترونية مساحة أقل في منزلك من خزائن الملفات المليئة بالورق ، ولا يمكن إتلافها بالحرائق أو الفيضانات. إذا تلقيت بالفعل معظم فواتيرك وبياناتك في شكل رقمي ، فمن السهل أن تودعها بعيدًا على محرك الأقراص الثابت ، وإذا كان لديك مستندات ورقية ، فيمكنك تحويلها إلى نموذج إلكتروني عن طريق مسحها ضوئيًا.

ومع ذلك ، فإن الملفات الإلكترونية عرضة للتهديدات الأخرى ، مثل فيروسات الكمبيوتر والقرصنة. إليك كيفية حماية سجلاتك الرقمية من هذه المخاطر:

• استخدام حماية كلمة المرور. أولاً ، تأكد من استخدام كلمات مرور قوية لجميع حساباتك المالية عبر الإنترنت. غيّر كلمات مرورك كثيرًا وتجنب استخدام كلمة المرور نفسها لمواقع متعددة. إذا قمت بتخزين نسخ من السجلات المالية على القرص الصلب الخاص بك ، فيمكنك حماية كلمة المرور للملفات الفردية أو المجلدات التي تحتفظ بها فيها. تشرح الاتجاهات الرقمية كيفية القيام بذلك لأجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظامي التشغيل Windows و Macintosh.
• تثبيت برامج مكافحة الفيروسات. يمكن أن تتسبب فيروسات الكمبيوتر والأنواع الأخرى من البرامج الضارة في إتلاف ملفاتك أو قطع وصولك إليها. لتجنب هذه المشكلات ، قم بتثبيت برنامج مكافحة فيروسات جيد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتحديثه. راجع المنشورات الفنية مثل PC Magazine و CNET للعثور على أفضل برامج مكافحة الفيروسات لأجهزة Windows و Macs.
• استخدام حامي الطفرة. تهديد آخر لجهاز الكمبيوتر الخاص بك هو طفرات الطاقة التي يمكن أن تقلى مكوناتها الداخلية الحساسة. أفضل طريقة لتقليل هذا التهديد هي الحفاظ على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في واقي من زيادة التيار. يمكن لشرائط الطاقة المزودة بحماية من زيادة التيار أن تحمي ما يصل إلى عشرة أجهزة إلكترونية في آن واحد.
• الاحتفاظ بنسخ احتياطية. بغض النظر عن مدى حرصك على حماية جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، لا يمكنك التخلص تمامًا من خطر تلفه أو سرقته. ومع ذلك ، إذا احتفظت بنسخ احتياطية من ملفاتك في السحابة ، فلن تفقد الوصول إليها حتى لو فقدت جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تأكد من أن موفر التخزين السحابي الخاص بك يستخدم تقنية التشفير بحيث لا يمكن للمتسللين الوصول إليها بسهولة في ملفاتك. بدلاً من ذلك ، يمكنك عمل نسخة احتياطية من ملفاتك على محرك أقراص ثابت خارجي محمي بكلمة مرور.

تخزين السجلات الشخصية

يختلف الخبراء حول المكان الذي يجب أن تحتفظ فيه بالسجلات الشخصية الحيوية مثل شهادات الميلاد وجوازات السفر والوصايا والعناوين إلى منزلك وسيارتك. يوصي Weltman بوضع هذه المستندات في صندوق ودائع آمن في أحد البنوك ، ولكن يشير خبراء آخرون إلى أن القيام بذلك سيسمح لك فقط بالوصول إلى المستندات خلال ساعات العمل المصرفية. أيضًا ، إذا توفيت ، فقد يكون صندوق الودائع الخاص بك مغلقًا ، مما يجعل من الصعب على الورثة استرداد المحتويات. يقول هؤلاء الخبراء أن خزنة مضادة للحريق هي أفضل مكان لهذه الوثائق الحيوية.

ربما يكون الخيار الأكثر أمانًا هو عمل نسخ احتياطية من أهم مستنداتك ، مثل شهادات الميلاد والزواج. سيسمح لك ذلك بالاحتفاظ بواحد في صندوق ودائع آمن والآخر في خزنة مضادة للحريق في المنزل.

تمزيق المستندات القديمة

لحماية نفسك من سرقة الهوية ، عليك القيام بأكثر من تخزين المستندات التي تحتفظ بها بشكل آمن. عليك أيضًا أن تتخلص بشكل آمن من الأشياء التي تتخلص منها. إذا قمت بإلقاء المستندات ذات المعلومات الشخصية الحساسة في سلة المهملات أو صندوق إعادة التدوير ، يمكن للصوص إخراجها من سلة المهملات الخاصة بك واستخدامها لاختراق حساباتك.

لتجنب هذه المشكلة ، استثمر في جهاز التقطيع الصغير لمكتب منزلك. إن أداة التقطيع المتقاطعة هي الأفضل لأنها تمزيق المستندات إلى أجزاء صغيرة ، بدلاً من الشرائح الطويلة التي يمكن إعادة تجميعها. ليس من الضروري تمزيق كل قطعة من الورق بها اسمك ، لكن الخبراء يقولون إنه من الحكمة أن تمزيق أي شيء يحتوي على معلومات شخصية عنك أكثر مما يمكنك العثور عليه في دفتر الهاتف.

وفقًا لـ Recycle Coach ، تسمح لك معظم المدن بالتخلص من مستنداتك المالية الممزّعة في صندوق إعادة التدوير المجاور ، ومع ذلك ، قد يتعين عليك احتوائها في كيس بلاستيكي أو كيس ورقي أو صندوق من الورق المقوى لمنع القطع الصغيرة من النفخ بعيدا. تحقق مع وكالة إعادة التدوير المحلية لمعرفة القواعد. يمكنك أيضًا تحويل تمزيق الورق إلى سماد أو إعادة استخدامها كمواد للتغليف أو التعبئة.

هناك نوع واحد من السجلات المالية التي لا يجب إعادة تدويرها وهو تخزين إيصالات الصراف الآلي المطبوعة على الورق الحراري. كما يوضح Recycle Coach ، فإن هذا النوع من الورق يحتوي على طبقة رقيقة من البلاستيك السام BPA ، والتي يمكن أن تلوث مجموعة كاملة من الورق المعاد تدويره. إذا لم يكن لدى مدينتك برنامج استرجاع خاص للإيصالات ، فما عليك سوى رميها في سلة المهملات. لحسن الحظ ، لا تحتوي الإيصالات على الكثير من المعلومات الشخصية عنها ، لذلك ليست هناك حاجة لتقطيعها أولاً.

من المهم أيضًا اتخاذ الاحتياطات اللازمة عند نقل الملفات الإلكترونية القديمة التي تحتوي على بيانات حساسة. إذا قمت بنقل هذه الملفات إلى سلة المهملات - حتى إذا قمت بإفراغ سلة المهملات فورًا - فلن يتم مسح الملف نهائيًا. بدلاً من ذلك ، وفقًا لمؤسسة Electronic Frontier Foundation (EFF) ، فإن جهاز الكمبيوتر الخاص بك يجعل الملف غير مرئي ويجعل المساحة التي يشغلها متاحة للكتابة فوقها. إلى أن يحدث ذلك - الذي قد يستغرق أسابيع أو أشهر أو سنوات في المستقبل - لا يزال الملف موجودًا على القرص الخاص بك حيث يمكن للمتسلل الماهر استعادته.

للتخلص من ملفاتك بأمان ، تحتاج إلى إرشاد جهاز الكمبيوتر الخاص بك بالكتابة فوقها فورًا بعد التخلص منها. يشرح EFF كيفية القيام بذلك على كل من أجهزة كمبيوتر Macintosh و Windows.

كلمة أخيرة

يستغرق إعداد نظام تخزين لجميع مستنداتك المالية قليلاً من العمل ، ولكن يمكن أن يوفر لك الوقت على المدى الطويل. بمجرد أن تعرف بالضبط المستندات التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها وإلى متى ، تصبح مسألة الإيصالات في مظروف وبيانات ربع سنوية في مجلد أمرًا روتينيًا وإرجاع الضريبة في الخزانة المضادة للحريق. عندما تعرف كيفية التعامل مع كل وثيقة على الفور ، لن يكون لديك أوراق تتراكم على كل سطح في منزلك ، ولن تخاطر بفقدان سجلات مهمة لأنها مدفونة في مكدس في مكان ما.

حفظ مستنداتك منظمة له امتيازات أخرى أيضًا. إذا تعرض منزلك للتلف بسبب كارثة طبيعية ، أو سُرقت محفظتك أو حقيبتك ، أو قرر مصلحة الضرائب تدقيقك ، فستتمكن من وضع يديك على جميع المستندات التي تحتاجها للتعامل مع المشكلة في أي لحظة. يمكن أن يساعدك تنظيم سجلاتك المالية في فهم وضعك المالي بحيث يكون لديك إحساس أفضل بما تستطيع وما لا تستطيع تحمله.

في بعض الأحيان ، قد يؤدي فرز سجلاتك المالية إلى كشف النقود المفقودة. على سبيل المثال ، قد تكتشف شيكًا لم تودعه أبدًا ، أو فاتورة طبية يمكنك إرسالها لسداد التكاليف أو حتى حساب مصرفي قديم نسيت أنه كان لديك. إذا لم يكن هذا حافزًا جيدًا لترتيب حياتك المالية ، فلا أعرف ما هو ذلك.

ما هو النظام الذي تستخدمه لتنظيم سجلاتك المالية في المنزل?