ما هو Coworking - إيجابيات وسلبيات ، والتكاليف الخفية للمساحة المكتبية المشتركة
إذا كنت تفكر في التبديل إلى coworking ، فكر في ذلك الكل من التكاليف قبل الغوص في.
ما هو Coworking?
Coworking هو ترتيب لمشاركة المكتب بين الأفراد والشركات الصغيرة (في بعض الأحيان). في بعض الحالات ، يكون الترتيب غير رسمي للغاية: صاحب العمل الذي يمتلك أو يستأجر مساحات مكتبية كبيرة جدًا ، ثم يلاحق المكاتب والمكاتب بالآخرين. تعمل مساحات Coworking أيضًا كشركات رسمية ، وتستأجر مساحات مكتبية ومكتبية لأصحاب الأعمال الحرة ، والاتصالات عن بُعد ، وحتى للمسافرين من رجال الأعمال. تختلف نماذج التشغيل ، حيث تقوم بعض شركات زملاء العمل بشحن الإيجار اليومي أو الأسبوعي أو الشهري ، بينما تبيع شركات أخرى الأعضاء التي تسمح للعضو بالاستفادة من مساحة العمل ووسائل الراحة الخاصة بها. عادة لا تستخدم مساحات العمل بعقود أو عقود إيجار طويلة الأجل.
تختلف ترتيبات المساحة في مكتب coworking. تستأجر بعض الشركات العاملة في مجال العمل مساحات مكتبية على أساس من يأتي أولاً يخدم أولاً - تجلب الكمبيوتر المحمول للعمل كل يوم وتجلس في أي مساحة عمل متاحة. المكاتب الأخرى هي أكثر رسمية ، وتخصيص مكاتب أو مكاتب للأعضاء. بناءً على المساحة والترتيب ، قد يكون لديك مكاتب رسمية ومقاعد مفتوحة متاحة للاختيار من بينها.
بالإضافة إلى توفير مساحات مكتبية واستخدام مشترك للمرافق ، يشجع بعض مالكي مساحات العمل المشترك بنشاط التعاون بين الأعضاء من خلال رعاية أحداث التواصل أو مواقع "التعرف عليك" التي تتيح للأعضاء تقديم أنفسهم لبعضهم البعض.
لماذا Coworking?
أثناء العمل من المنزل يعد خيارًا جيدًا للبعض ، يختار الأشخاص الآخرون استئجار مكتب للعمل في كل يوم. إليك السبب:
1. انخفاض الضغط
ترك العمل في المكتب أسهل كثيرًا عندما يكون لديك بالفعل مكتب للمغادرة. قد يكون العمل من المنزل مرهقًا ، خاصةً إذا لم يكن هناك مكتب منزلي أو مساحة عمل منفصلة للتراجع عنها. يشعر بعض الأشخاص الذين يعملون في المنزل بالذنب إذا لم يعملوا طوال الوقت. هذا يمكن أن يخلق التوتر مع أفراد الأسرة الآخرين مع جعل الاسترخاء صعبًا.
2. تحسين إدارة الوقت
الأطفال ، والحيوانات الأليفة ، والجيران ، وسائقي التوصيل ، والتلفزيونات ، والمطابخ ، والكتب كلها عوامل تشويش كبيرة. يجد الكثير من الناس أن تقليل فترات انقطاع العمل أمر صعب ، ويمكن للعديد من الانقطاعات أن تحول يوم العمل لمدة ثماني ساعات إلى اثني عشر ساعة أو أربعة عشر ساعة..
3. المزيد من التفاعل الاجتماعي
هذا ليس مهمًا للجميع ، ولكن بعض الأشخاص يقدرون الخروج والفرصة للتحدث والتفاعل مع الآخرين في بيئة العمل.
4. فرص التواصل
يمكن أن يكون زملاء العمل فرصًا كبيرة أو مصادر للإحالات.
5. إعداد المهنية
يقدم مكتب العمل في مجال الاتصالات عن بُعد بديلاً مهنيًا وهادئًا للاجتماع مع العملاء في المنزل أو في المقاهي.
6. انخفاض متطلبات الصيانة
تتحمل إدارة أو أصحاب مساحات العمل مسؤولية صيانة المكاتب والمعدات المشتركة.
7. أقل تكلفة وأقل خطورة من استئجار المكاتب الخاصة
يعد استئجار مكتب خاص ، خاصة في مدينة كبيرة ، خيارًا ثمينًا. عادة ما تكون الإيجارات مرتفعة ، وكذلك تكلفة تأثيث المكتب ، وشراء المعدات المكتبية ، ودفع فواتير الخدمات العامة ، وتنظيف المكان ، ودفع المقاولين لمعالجة أي صيانة ضرورية للمبنى. بالإضافة إلى ذلك ، يطلب العديد من الملاك التجاريين من المستأجرين توقيع عقود إيجار طويلة الأجل. قد يجد المستأجرون الذين يعانون من مشاكل التدفق النقدي ، أو أولئك الذين يحتاجون إلى مغادرة المدينة للسفر بغرض العمل ، أنفسهم عالقين في دفع الإيجار حتى عندما لا يستطيعون تحمل نفقات ذلك ، أو لا يحتاجون إلى المساحة. يسمح Coworking للأعضاء بمشاركة تكاليف المرافق والإنترنت والأجهزة المكتبية ، مع تقديم خطط عضوية قصيرة الأجل.
تكاليف العمل الخفية
على الرغم من أن العمل الجماعي يمكن أن يكون بديلاً مناسبًا وفعالًا من حيث التكلفة للعمل من المنزل أو استئجار مكتب تجاري ، فمن المهم أن تكون على دراية ببعض التكاليف الأقل وضوحًا للعمل في مساحة مشتركة. بالطبع ، إذا كنت معتادًا على العمل في مكتب تقليدي ، فقد لا تكون هذه التكاليف "مخفية" ، ولكن إذا كنت تعمل من المنزل ، فقد تواجهك بعض هذه النفقات (أو تعاد مواجهتها). على حين غرة.
1. التنقل
ما لم تكن مساحة العمل الخاصة بك على مسافة قريبة من منزلك ، فأنت بحاجة إلى حساب نفقات التنقل. هذه تختلف ، ولكنها تشمل تكلفة الغاز ، صيانة السيارات ، ورسوم النقل العام. يضيف التنقل أيضًا وقتًا غير مدفوع إلى يوم عملك. واعتمادًا على موقف السيارات في مكان عملك ، قد تضطر إلى دفع رسوم وقوف السيارات أيضًا.
2. رعاية الطفل والحيوانات الأليفة
إذا كنت تخطط لقضاء كل يوم في العمل بعيدًا عن المنزل ، فقد تحتاج إلى دفع تكاليف خدمات رعاية الأطفال أو رعاية الحيوانات الأليفة.
3. الطعام والشراب
عند العمل من المنزل ، يكون لديك مطبخ وصانعة قهوة ومحلات البقالة تحت تصرفك. إذا كنت تعمل بعيدًا عن المنزل ولا ترغب في تعبئة وجبة غداء يوميًا ، فستحتاج إلى شراء مقبلات ميكرويف لتخزينها في المكتب ، أو دفع تكاليف وجبات الغداء في المطاعم المحلية. تبقى مسألة تناول الكافيين مشكلة أخرى: بعض مكاتب العمل تقدم القهوة الأساسية والماء الساخن للشاي ، لكن أغنية صفارات الإنذار الخاصة بشركة ستاربكس المحلية أو المحمصة المستقلة قد تجذبك من مكتبك أكثر مما تريد. لسوء الحظ ، فإن تكلفة تلك المشابك تضيف بسرعة.
4. التنشئة الاجتماعية
حتى لو كنت حريصًا على تحزيم الغداء كل يوم ، والتمسك بالقهوة من آلة K-cup في المكتب ، فقد لا يزال يطلب منك الموظفون الودودون تناول الغداء أو القهوة أو المشروبات بعد العمل. إذا كنت من النوع الانفرادي ، أو لا تهتم بالشبكات ، فقد لا يمثل رفض هذه العروض مشكلة. ولكن ، إذا كنت ترغب في التواصل الاجتماعي ، فقم بإعادة حساب ميزانية الترفيه الخاصة بك لاستيعاب أنشطة التواصل هذه.
5. التخزين
تستأجر بعض مساحات العمل خزائن تخزين للأعضاء الذين ليس لديهم مكتب دائم. تتمثل ميزة استئجار الخزانة في أنه لا يتعين عليك نقل الكمبيوتر المحمول والإمدادات الأخرى إلى المنزل كل ليلة. العيب هو أن الإيجار هو حساب إضافي.
6. التكنولوجيا والإلكترونيات
لا تتضمن مسافات Coworking عادةً إمكانية الوصول إلى الكمبيوتر ، لذا عليك التخطيط لاستخدام الكمبيوتر المحمول الخاص بك في العمل. بالإضافة إلى الكمبيوتر المحمول ، أحضر أي أجهزة طرفية ترغب في استخدامها ، مثل شاشة كبيرة أو لوحة مفاتيح مريحة أو كرة التتبع. على الرغم من أن نقل هذه العناصر من وإلى العمل يوميًا يمثل احتمالًا (مثل نسيانها في المنزل) ، فقد يكون من الأفضل لك أن تنقذ نفسك من المتاعب عن طريق شراء مجموعة ثانية من الأجهزة الطرفية في مكان العمل.
7. خدمات المكتب
لا يتم إنشاء جميع مساحات العمل على قدم المساواة. تقدم بعض المكاتب الاستخدام المجاني لآلة النسخ / الطابعة / الفاكس المشتركة ، بينما قد تفرض عليك رسوم أخرى مقابل هذا الاستخدام. وبالمثل ، تتضمن بعض المكاتب تكلفة WiFi في الإيجار ، في حين أن مكاتب أخرى تتقاضى رسومًا إضافية مقابل الاتصال ، أو تطلب منك توفير نقطة اتصال خاصة بك لأسباب أمنية. من المهم أن تعرف بالضبط ما يغطي إيجارك قبل التوقيع على اتفاق حتى تتمكن من حساب أي نفقات إضافية.
8. اللوازم المكتبية
خطط لشراء الأقلام والأظرف والمشابك والدبابيس الورقية وغيرها من اللوازم القياسية.
9. الملابس
تعامل Coworking يعني أنه لم يعد بإمكانك العمل في ملابس نومك مع فوضى من الشعر غير المربوط. على الرغم من أن معظم المكاتب لا تنص على نظام لباس ، إلا أن هناك توقعًا عامًا بأن يبدو الأعضاء منسجمين معًا وأنيقًا. بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي الانتقال إلى العمل إلى زيادة التآكل في ملابسك وأحذيتك أثناء شجاعتك للعناصر. الاستعداد لزيادة الملابس الخاصة بك وميزانية الاستمالة الشخصية بمجرد تسجيل الدخول ل coworking.
10. علاج الشم
إذا كنت قد عملت في مكتب من قبل ، فربما لديك ذكريات غير مغرمة بالزكام ونزلات البرد وغيره من الأمراض التي استحوذت على مكان العمل بشكل دوري. لسوء الحظ ، تعني مساحة العمل المشتركة الجراثيم المشتركة ، لذلك قم بإعداد نظام المناعة لديك لصدمة سيئة.
11. الضرائب
رسوم العضوية أو الإيجار قد تكون معفاة من الضرائب ، ولكن أيضا نفقات مكتب المنزل. تحدث إلى مستشارك الضريبي لتحديد ما إذا كان التحول إلى مساحة مشتركة سيؤثر على التزاماتك الضريبية ، وإذا كان الأمر كذلك ، من خلال مقدار ما.
12. التأمين
تحقق من عقد الإيجار أو اتفاقية العضوية الخاصة بك لمعرفة ما إذا كانت المساحة مؤمنة وما إذا كان التأمين يغطي الحوادث أو الخسائر التي تكبدتها أنت أو عملائك أو زائريك. إذا لم يحدث ذلك ، فتحدث إلى وكيل التأمين للتعرف على خيارات التغطية الخاصة بك. هذه مشكلة مهمة ، لذلك قد ترغب في إدارة التغطية التأمينية للمكتب بعد محاميك.
13. السرقة
من الشائع أن يكون الأمن في أماكن العمل متساهلاً ، خاصة وأن الأعضاء يأتون ويذهبون بحرية دون إشراف حقيقي. لسوء الحظ ، هذا يجعل عملك والأشياء الشخصية عرضة للسرقة.
تقليل التكاليف
على الرغم من النفقات الإضافية ، يشعر الكثير من الناس أن coworking تقدم مزايا رائعة على المكاتب المنزلية أو التجارية التقليدية. إذا قررت توقيع اتفاقية اقتران ، فإليك بعض الطرق لتقليل التكاليف:
1. الدفع المسبق الإيجار أو العضوية
بعض مساحات العمل تقدم خصومات للأعضاء الذين يدفعون مستحقاتهم أو يستأجروها مقدمًا. اسأل مدير الفضاء إذا كان ذلك ممكنًا. إذا كان الأمر كذلك ، فقم أيضًا بالتفاوض على اتفاقية استرداد مكتوبة في حال اضطررت إلى مغادرة المدينة أو العودة إلى مكتب منزلك.
2. انظر إلى ما وراء أرقام الإيجار الشهري
تذكر أن التكلفة الحقيقية للعمل الجماعي ليست فقط الإيجار أو المستحقات الشهرية. اكتشف ما هو مدرج في عضوية زميلك في العمل وما هي التكاليف الإضافية. فقط ثم يجب عليك أزمة الأرقام الخاصة بك.
3. الموقع ، الموقع ، الموقع
عندما يكون ذلك ممكنًا ، اختر مساحة للعمل قريبة من منزلك. يتيح لك القرب القريب من توفير وقت السفر والنفقات مع منحك أيضًا حرية الركض إلى المنزل لتناول طعام الغداء. إذا لم تكن هناك مساحات عمل بالقرب من منزلك ، قم بتبسيط حياتك وتوفير الوقت عن طريق اختيار مكتب قريب من التسوق أو الخدمات المصرفية أو الأندية الصحية أو جلسات Hangout المفضلة لديك. إذا كنت تسافر كثيرًا أو إذا كنت تعمل بشكل متكرر مع عملاء خارج المدينة ، فابحث عن مكتب بالقرب من المطار. أنت أيضا تريد أن تنظر في عوامل مثل وقوف السيارات والقرب من وسائل النقل العام. الوقت هو المال ، خاصة إذا كنت مستقلاً ، لذلك لا تقلل من أهمية إمكانية الوصول عند اختيار مكتب.
4. متجر الغداء والأطعمة الخفيفة في الموقع
إذا تضمنت مساحة العمل الخاصة بك مطبخًا ، احتفظ بالمقبلات المجمدة ، والحساء المايكرويف ، وتثبيتات الساندويتش في المكتب. شراء حاوية تخزين المواد الغذائية الكبيرة ، وكتابة اسمك عليها مع علامة دائمة ، وملء مع لفائف شطيرة ، واللحوم الباردة ، والجبن بحيث يمكنك جعل وجبات الغداء الخاصة بك. إن وجود هذه الأشياء في متناول اليد يقلل من إغراء تناول الطعام أو توصيل الطعام.
5. الاستفادة من المقاهي والترقيات مطعم
في أي وقت يمكنك تجنب دفع الثمن الكامل ، يجب عليك. تقدم العديد من المطاعم عروض غداء بأسعار زهيدة ، لذلك تأكد من أن تطلب من المطاعم المحلية قوائم طعام الغداء الخاصة بهم. تقدم بعض المقاهي خصمًا إذا أحضرت القدح أو الترمس. تأكد أيضًا من سؤال نقاط التوقف المفضلة لديك عن برامج ولاء البطاقات.
6. جعل النقل العام يسافر منتجة
إذا لم تحصل على ميزة "carsick" ، فاستخدم وقت التنقل للحاق بالقراءة الاحترافية أو لمراجعة رسائل البريد الإلكتروني. إذا كانت القراءة أثناء الحركة لا تعمل من أجلك ، فاستمع إلى مواد البودكاست الصناعية في طريقك إلى المكتب.
7. انظر إلى فوائد ضريبة الركاب
إذا كنت موظفًا عن بُعد ، فاكتشف ما إذا كانت شركتك تشارك في برنامج مزايا ضريبية على الركاب يسمح لك بالدفع مقابل تصاريح النقل العام بخصم من الدولارات قبل خصم الضرائب من راتبك. هذه البرامج يمكن أن توفر لك مئات الدولارات كل عام.
8. مراجعة خيارات المرور العابر
تتبع مقدار ما تنفقه كل شهر على تذاكر الحافلات والقطارات. تقدم العديد من شركات النقل العام هياكل أجرة متعددة ، لذلك خذ الوقت الكافي لمراجعة كل خيار من خياراتك لضمان حصولك على أفضل صفقة.
9. التفاوض على الصفقات مع الشركات المحلية
قد يكون التجار المحليون غير المدركين لمساحة العمل الخاصة بك على استعداد لتقديم عروض خاصة إلى قاعدة أعضائها. تحدث إلى مدير مساحة العمل الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان هو أو هي على استعداد للتحدث إلى الشركات المحلية حول تقديم خصومات خاصة لك ولموظفيك.
كلمة أخيرة
تجعل التكنولوجيا من العمل المشترك بديلاً رائعًا لأصحاب العمل الحر عن بُعد والذين لا يريدون العمل من المنزل. ومع ذلك ، من المهم أن نعترف بجميع النفقات الإضافية المرتبطة بالتواطؤ. يعتبر إدخال هذه النفقات في ميزانيتك قبل اتخاذ قرار بالانضمام إلى مساحة مشتركة خطوة حكيمة وضرورية في إدارة أعمالك وأموالك الشخصية.
هل تستخدم مساحة للعمل؟ كيف يتم العمل بها?
