10 نصائح لتطوير مهارات الاتصال الفعال في مكان العمل

لم يكن المساعد الشاب ، المتذبذب بين الاستياء واليأس ، يعرف كيف يرد على المذكرة المكونة من ثلاث صفحات والتي ذكرت الفشل بعد فشل المهام والتوقعات التي لم تتحقق من قبل المجموعة. اختتمت المذكرة بتهديد "الأشياء يجب أن تتغير أو غير ذلك" ، وأنه ، المدير ، لم يعد يهتم بالأفراد بسبب أوجه القصور فيها. سألني صديقي ، الممزق بين الاستقالة لما يعتقد أنه تقييم غير عادل أو البقاء عندما يتأخر التقدم أو يصبح مستحيلاً ، "ماذا علي أن أفعل؟ استقال أم أبقى على أمل ألا يتم إطلاق النار؟ "

التواصل الموجه نحو النتائج في مكان العمل

جميع الاتصالات لها نتيجة. لكن هل كانت النتيجة في هذه الحالة هي النتيجة المرجوة من المدير الذي صاغ المذكرة؟ غالبًا ما تكون العلاقات التجارية ، خاصة العلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين ، صعبة بسبب ضعف التواصل وعدم وجود تفسير خاطئ للوقائع والبيئات المضغوطة والالتزام المتبادل بالنجاح. كما هو الحال في الرياضة والسياسة ، يتم فرض العديد من الأخطاء التجارية. تصبح تلال الخلد الجبال ، وتصبح الأخطاء كوارث بسبب العواطف وردود الفعل.

أثبتت الأبحاث أن العواطف تغلب غالبًا على الفكر ، كنتيجة للاضطرار إلى القتال أو الفرار من قبل عندما يأكل الوحوش أشخاصًا بطيئين في تقرير ما إذا كانوا خطرين. لحسن الحظ ، لا تتمتع معظم الشركات ببيئة "القتل أو القتل" - لكننا ما زلنا مشروطين بالرد على واحدة.

في هذه الحالة ، فإن جهود المدير لتحفيز موظفيه جاءت بنتائج عكسية. على الرغم من وجود أوجه قصور واضحة في مظهر المتجر وعملياته التي كانت بحاجة إلى إصلاح ، إلا أن نتيجة المذكرة كانت تركيز الانتباه على الشخصيات وليس الأداء. في حين أن المذكرة كانت بلا شك مهذبة للمدير في المدى القصير ، فإن التأثير طويل الأجل كان فقدان الثقة والثقة في قدرته على القيادة ، وزيادة في التوترات اليومية بين المدير والموظفين الآخرين واحتمال حدوث خسارة كبيرة للمديرين المحتملين في المستقبل ومعرفتهم المؤسسية المتراكمة. كيف يمكن للمدير التعامل مع الموقف بشكل مختلف?

التواصل الفعال: المدير

هناك عدد من الأشياء التي يمكن للمدير القيام بها لتحسين مهارات الاتصال لديه:

1. النظر في الموقف قبل اتخاذ أي إجراء
تغري عواطفنا باتخاذ قرارات سريعة تستند إلى أدلة سطحية قد لا تعكس الطبيعة الحقيقية للمشكلة. افترض المدير أن المظهر السيئ للمتجر كان بسبب نقص جهد الموظفين أو اهتمامهم. فشل في اعتبار أنه تم إنهاء العديد من موظفي المتاجر بسبب الوضع المالي ، في حين ظل عبء عمل المتجر على حاله. كان كل مدير مساعد مسؤولاً عن المزيد من المناطق مع عدد أقل من الأشخاص للقيام بالعمل.

علاوة على ذلك ، كان يتعين على كل مساعد اتخاذ تخفيض في الراتب بسبب فقدان العميل الكبير ، وكان كل منهم قلقًا من أن تؤدي خسارة العميل إلى إبطاء ترقيته إلى مدير المتجر. وإن لم يكن المقصود ، فإن جهودهم عانت على الأرجح بسبب مخاوفهم الخاصة.

2. جمع وتأكيد المعلومات قبل اتخاذ قرار
لدينا ميل إلى الخلط بين الأعراض والمرض ، وبالتالي علاج الأعراض بدلاً من المرض الأساسي. تمكننا التكنولوجيا من التقاط كميات هائلة من البيانات وتقطيعها وتقطيعها حتى تظهر بالطريقة التي نريدها. لكن البيانات تمثل المشكلة ، وليست المشكلة نفسها. قد تؤدي مراقبة عمل المساعدين والتحدث والاستماع إليهم حول جوانب وظيفتهم إلى استنتاج مختلف عن الاستنتاج الذي توصل إليه المدير.

3. التركيز على المشاكل ، وليس الشخصيات
هاجمت مذكرة المدير شخصية كل مساعد من خلال الإشارة إلى أنهم كانوا كسولين أو مهملين أو خذلوه. زادت الآثار المترتبة على السياق العاطفي للمذكرة ، حيث طغت على محتواها الواقعي والغرض منها.

وردًا على ذلك ، كان رد فعل المساعدين بعاطفة دون توقف للنظر في صحة الحقائق أو محاولة إعطاء المدير أي تفسيرات. عند التعامل مع أي مشكلة قد يكون لها محتوى عاطفي ، يجب أن تكون "قاعدة 24 ساعة" سارية: لا ترسل أي بريد إلكتروني أو رسالة أو خطاب أو مذكرة أو تقرير إلى الآخرين حتى يكون لديك يوم للتفكير فيه محتواه وتأكد من أنه يوصل الحقائق والنغمة التي تريدها.

4. إدارة الأفراد ، وليس المجموعات
تم توجيه مذكرة المدير إلى الجميع وليس لأحد. مكّن الافتقار إلى الخصوصية كل مستلم من تجنب المسؤولية الشخصية ، حيث شعر كل منهم بجهوده الخاصة التي حققت التوقعات. ونتيجة لذلك ، فشلت المذكرة في الحصول على النتيجة المرجوة وتفاقم بيئة العمل الحساسة بالفعل. الاتصالات الجماعية مثالية لتوفير المعلومات العامة والتعليم والثناء ؛ ومع ذلك ، لا ينبغي استخدامها للتوجيه أو النقد الفردي. تذكر ، والثناء في الأماكن العامة وانتقد على انفراد.

5. تلبية المرؤوسين وجها لوجه
غالبًا ما يساء فهم معنى وهدف الكلمات المكتوبة بدون سياق الوجود المادي ، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى الارتباك والصراع. لا يوجد بديل عن النظر إلى شخص ما في العين ورؤية رد فعله على محادثتك لتوضيح المحتوى وضمان الفهم والاتفاق.

غالبًا ما يخفي المديرون وراء المذكرات والملاحظات كما لو كان مرؤوسوهم عبارة عن روبوتات يتم نقلها إلى مكانها وبرمجتها. ومع ذلك ، يسعى القادة الناجحون إلى الالتزام الأنيق وبناء جسور الثقة والاحترام المتبادل والخبرة المشتركة. كن متاحًا فعليًا و "تمشي على الأقدام" ، واجعل شعبك يعرف أنك معه من خلال الخير والشر.

6. تعيين المهام مباشرة وبشكل واضح
يعمل الناس بشكل أفضل عندما يعرفون ما هو متوقع منهم. يحدد المديرون الجيدون الأهداف والتدابير بعبارات بسيطة ومفهومة ، ويسندون المسؤولية بشكل لا لبس فيه ، ويؤكدون أن المعلومات مفهومة من قِبل أولئك الذين توجههم إليها. متابعة المديرين الجيدين وإعطاء مدخلات تصحيحية للتأكد من أن كل من مرؤوسيه موجود في نفس الصفحة ويعمل على تحقيق نفس الهدف.

يجب أن يتذكر المديرون دائمًا أنه لا يوجد موظف يتولى وظيفة مع توقع أن يتم تجاهله أو تجاهلها أو عدم أهميته في العمل. يريد الموظفون أن يكونوا محبوبين ويحترمون من قبل أقرانهم ويفخرون بصاحب عملهم. يتمثل التحدي الذي تواجهه الإدارة في الحفاظ على هذا الحماس والتزام الموظف وتطويره بشكل أكبر ، حتى في أوقات التوتر.

الأخطاء هي جزء من النمو ، وقصر وتصحيح المسار هي أحداث منتظمة في الأعمال وفي الحياة. إن التعامل مع المرؤوسين بالطريقة التي ترغب في التعامل معها في موقف مماثل هو أفضل مسار يمكن أن يتخذه أي مدير.

التواصل الفعال: الموظف

صديقي ، المدير المساعد ، يمكن أن يتعلم أيضًا من هذا الحدث. ردة فعله ، رغم أنها مفهومة ، فاقمت الوضع بلا داع. ونتيجة لذلك ، فقد عانى هو وغيره من المساعدين من قلق عديم الفائدة وإضاعة الوقت والجهد في التشاور مع بعضهم البعض بشأن الظلم الظاهر الذي عانوه. هذه المرة والطاقة كان يمكن أن تنفق بشكل أفضل في معالجة مشاكل المتجر وتحسين خدمة العملاء. في حين أنه لا يمكن له ولا لغيره من المساعدين التأثير على مشاعر المدير التي أدت إلى المذكرة ، كان ردهم عليها ضمن سيطرتهم.

إذا كنت في وضع مماثل ، فيجب عليك:

1. أبدا تخصيص النقد
سواء كنت تعطي أو تتلقى انتقادات ، ينبغي أن تستند إلى تصرفات ونتائج ملحوظة ، وليس إلى نية. من المستحيل معرفة الدوافع الكامنة وراء أي نشاط ، فقط الأفعال البدنية ونتائج النشاط. نتيجة لذلك ، يجب إعطاء النقد وقبوله بشكل غير معنوي ، والنظر في صحته وملاءمته ، ويتم تنفيذه عندما يكون هناك ما يبرر اتخاذ إجراء ما..

بمعنى آخر ، لا تكن حساسًا أو دفاعيًا عندما تتلقى تعليقات. النظر في المعلومات الواردة على النحو المقصود للحصول على نتيجة مختلفة ، وليس هجوم شخصي.

2. فهم الموقف
في هذه الحالة ، كان السبب الرئيسي للنقد هو الحالة المادية وظهور المتجر. في أوقات أخرى ، يمثل النقد البناء جزءًا من مراجعة منتظمة لأداء الموظف ، تهدف إلى إعطاء تعليقات الطرفين. استخدم كلتا الفرصتين لبناء علاقتك والحصول على المعلومات. استخدم المراجعة كفرصة لتلقي وإعطاء معلومات استخباراتية قد تفوت.

3. كن متفهما
كلما تلقيت ما تعتبره هجومًا أو نقدًا شخصيًا غير مبرر ، تعرف على المصدر وظروفه قبل القفز إلى نتيجة. لسوء الحظ ، يكون للناس أيام سيئة ، وغالبًا ما يستجيبون عن طريق مهاجمة الآخرين لسبب أو بدون سبب. عندما تكون الرؤوس أكثر برودة وتكون الضغوط أقل ، اتصل بالمهاجم لمعرفة المزيد عن المشكلة وكيف يمكنك أن تكون جزءًا من الحل. قد تكتشف أن حافز الاعتداء كان رد فعل مبالغ فيه من جانب المرسل أو أنه ليس له علاقة بك أو بعملك.

4. تعلم من أخطائك
مهما كانت مرحلة حياتك المهنية ، يمكنك ويجب عليك مواصلة التعلم. خلال حياتك العملية ، ستعمل مع الرؤساء ذوي القدرات والمواهب المختلفة ومعهم. سوف تتذكر البعض بسبب قيادتهم العظيمة ، بينما ستتذكر آخرين لأنهم كانوا مثل هؤلاء المديرين الفقراء. حتى هذا الأخير يمكن أن يعلمك شيئا.

في هذه الحالة ، علم صديقي كيف شعر عندما اتهم ظلما بأداء ضعيف. نأمل أن يتذكر مشاعره قبل أن يرتكب نفس الأخطاء مع الأشخاص الذين يقدمون تقارير إليه في الوقت الحالي أو في المستقبل. في بعض الأحيان ، تكون الأمثلة السيئة أكثر فعالية من الصالح.

كلمة أخيرة

الإدارة والقيادة مهارة مستفادة. يتمتع المديرون الفعالون بخبرة على جانبي الطيف ، ويتخذون التوجيهات ويعطونها. يرتبط نجاح الشركة ارتباطًا مباشرًا بمهارة مديريها وقدرتهم على قيادة الموظفين خلال الأوقات الصعبة والاختبارية.

من خلال التحليل والتفكير في اتصالاتك مع كل من مرؤوسيك ورؤسائك ، يمكنك أن تتعلم بشكل أفضل كيفية القيادة في أي منصب لديك. وبهذه الطريقة ، لن تقوم فقط بتأمين آفاقك المستقبلية لرفع مرتبة شركتك ، ولكن أيضًا ستخلق بيئة عمل أكثر إنتاجية وأفضل لك ولزملائك.

ما هي نصائح الاتصال الفعالة الأخرى التي يمكنك اقتراحها?