14 أسئلة يجب طرحها عند اختيار مقدم كشوف المرتبات لشركتك
إذا كان عملك يدفع للموظفين أو المقاولين - حتى لو كانت ملكية فردية أو أعمال تجارية متناهية الصغر بدون موظفين تقليديين غيرك - فقد حان الوقت للنظر في مزود كشوف المرتبات للشركات الصغيرة. تحتاج إلى شريك كشوف رواتب محترف إذا كنت:
- قم باختيار فرض ضرائب على شركة LLC المارة الخاصة بك كشركة - ويعرف هذا باسم انتخابات S-corp ، وهي هيكل أعمال قانوني مشترك قد يقدم مزايا ضريبية لرجال الأعمال وأصحاب الأعمال الصغيرة ؛ أو
- الاستعانة بمصادر خارجية للمهام أو المشاريع أو الخدمات التجارية العادية للمتعاقدين المستقلين الذين تدفعهم مباشرة ؛ و
- لا ترغب في إدارة عملية مكثفة للوقت والتفصيل في حساب نفقات كشوف المرتبات ، وتنفيذ عمليات كشوف المرتبات ، والحفاظ على الامتثال لمتطلبات الدولة والإبلاغ عن الضرائب والفدرالية.
مع وجود العشرات من مزودي الرواتب ذوي السمعة الطيبة المفتوحة للعمل ، فإن اختيار واحد ليس بالأمر السهل. ولأن هذا قرار لا ترغب في اتخاذه إلا مرة واحدة ، فإن المخاطر ليست تافهة. اختر بحكمة ، أو أنك ستعود إلى سوق موفر الرواتب قبل الأوان.
اعتبارات أساسية لاختيار موفر كشوف أعمال صغيرة
أثناء قيامك بتقييم العديد من خيارات معالجة كشوف المرتبات للشركات الصغيرة الموجودة هناك ، ابحث في العوامل المهمة التالية لضمان قيامك بعمل أفضل خيار لشركتك وموظفيها.
1. هل لها سمعة جيدة?
يميل مقدمو الرواتب الذين يتمتعون بسمعة طيبة إلى الوفاء بوعودهم. على الرغم من بساطته الواضحة ، فإن تشغيل كشوف المرتبات هو مسعى معقد مع وجود الكثير من الأجزاء المتحركة وراء الكواليس. يعد فشل MyPayrollHR في سبتمبر عام 2019 ، وهو معالج قائم على السحابة تم إغلاقه فجأة بعد جولة نهائية واحدة من عمليات سحب صاحب العمل ، حكاية تحذيرية لأصحاب العمل الذين اقتنعوا بأن كشوف الرواتب قابلة للتبادل.
شاغل مثل QuickBooks الرواتب أضافت وميزت كشوف المرتبات والموارد البشرية لسنوات عديدة وزرعت أتباع مخلصين بشدة في هذه العملية. إذا لم تكن مرتاحًا لإسناد ما يمكن القول أنه أهم وظيفة غير تجارية لشركتك إلى مغرور قد يحقق أو لا يفي بمطالبها ، فابحث في لاعب مؤسس بدلاً من ذلك.
2. هل يتعامل مع حساب ضريبة الرواتب والدفع?
إدارة ضرائب الرواتب عبارة عن احتمال مستهلك للوقت وموجّه نحو التفصيل يدفع أصحاب الأعمال الذين لا حصر لهم والذين سيقومون بعمل كشوف رواتب خاصة بهم إلى أحضان مزودي الرواتب. لماذا دفع لمعالجة كشوف المرتبات التي لا تشمل حساب الضريبة المرتب الآلي ، والإيداع ، والدفع?
إذا كان مزود كشوف الرواتب المفضل لديك لا يوفر إدارة ضريبية شاملة في جميع نقاط السعر ، فكر جيدًا قبل المتابعة. على الأقل ، قم بوضع خطة تتضمن إدارة ضريبية.
3. هل هو المحمول ودية و المحمول وظيفية?
Rare هو تطبيق السحاب الذي لا يروج لـ "سهولة المحمول". تحتوي التطبيقات الصديقة للجوال على نصوص كبيرة ونظيفة وأيقونات واضحة تظهر بوضوح ومميزة على أجهزة الشاشة الصغيرة مثل الهواتف الذكية. إنه اعتبار أساسي لأي صاحب عمل أو عميل كشوف رواتب يرغب في الحصول على المرونة لإدارة وتنفيذ كشوف المرتبات أثناء التنقل.
لكن ملاءمة المحمول ليست هي الاعتبار الوحيد لمستخدمي المحمول المتكررين. إذا كنت تتوقع القيام بأي عمل كبير في كشوف المرتبات من هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي أو إذا كنت تخطط لتوظيف خبير في الموارد البشرية للقيام بنفس الشيء ، فاختر مزودًا لكشوف المرتبات له وظائف متنقلة ممتازة أيضًا - وليس أحد تطبيقاته أو موقعه المحمول يعد تقليدًا شاحبًا منتج سطح المكتب كامل الميزات.
4. هل كسب علامات عالية من المستخدمين?
لا يتمتع جميع مزودي كشوف المرتبات برفاهية شغل الوظائف أو مزايا وضع اسم العائلة. معظم لا. عند التفكير فقط في تلك المعالجات التي تتمتع بسنوات عديدة من النتائج المتسقة ، قد تفوتك ترقيات الجودة التي تؤدي أشياء مختلفة وأفضل من المشغلين بالرضا.
ابدأ في البحث عن معلومات موثوقة حول أحدث معالجات كشوف المرتبات عن طريق التمشيط من خلال منشورات التكنولوجيا والأعمال ذات السمعة الطيبة ، بما في ذلك Money Crashers ، لإجراء مراجعات محايدة. تكملة مراجعات الخبراء مع التعليقات التي يتركها المستخدمون الفعليون على منصات مثل Capterra. وتحقق من أنماط الشكاوى مع المحامين العامين والحكام الخاصين مثل مكتب الأعمال الأفضل.
5. هل تقدم تتبع الوقت المتكامل?
تتبع الوقت المتكامل لا يكون عادةً عقبة في التعامل مع الشركات الصغيرة التي يعمل فيها موظفون بأجر موحد ويعفون من رواتب العمل الإضافي أو لأولئك الذين يعتمدون حصريًا على عقود العمل.
لكنه أمر بالغ الأهمية لأصحاب العمل مع الموظفين بالساعة ، ومضاعفة ذلك عندما يعمل هؤلاء الموظفون ساعات مختلفة في كل فترة دفع. تتمتع المطاعم والمقاهي ومقدمو خدمات الصيانة والشركات الموسمية بكافة أنواعها باحتياجات واسعة من ضبط الوقت تتطلب تكاملًا وثيقًا في الرواتب.
6. بمجرد الإعداد ، يقوم بتشغيل كشوف المرتبات تلقائيًا?
كشوف المرتبات اليدوي هو استنزاف وقت كبير للشركات مع العديد من الموظفين والمقاولين. بدلاً من الاستقالة لنفسك لقضاء ساعات للتأكد من استعدادك لتشغيل كشوف المرتبات ، اختر مزودًا لكشوف المرتبات يقوم بأتمتة العملية بعد الإعداد الأولي. على سبيل المثال ، كل شيء QuickBooks الرواتب تقدم نقاط السعر الرواتب التلقائية للموظفين بأجر عند الإيداع المباشر ، مع خيار دائمًا لاستعراض المدى والقدرة على إضافة تعويضات خاصة مثل المكافآت والعمولات حسب الحاجة.
7. هل تسمح بالإيداع المباشر في نفس اليوم?
كل شيء آخر يتحرك بشكل أسرع في هذه الأيام. لماذا لا تتم معالجة الإيداع المباشر لمزود الرواتب?
إن معيار الإيداع المباشر لمدة يومين قديم تقريبًا مثل الشيكات الورقية. مع اقتراب البطالة من أدنى مستوياتها التاريخية ، يبحث العمال الموهوبون عن أي عذر للمضي قدماً. بالنسبة للموظفين الساخطين بالفعل ، غالباً ما تكون معالجة الرواتب البطيئة هي المثل القائل الذي يكسر ظهر البعير. ليس هناك سبب لإغراء القدر.
بناءً على الخطة ، تقدم منصات معالجة كشوف المرتبات الرائدة مثل QuickBooks Payroll الإيداع المباشر في اليوم التالي وفي نفس اليوم ، مما يقلل أو يزيل الفجوة بين سحب الرواتب والإيداع. إنها ميزة تسمح لك ببيع دفع سريع كواحدة من المزايا الصديقة للعديد من الموظفين الذين تقدم لهم وظائف جديدة.
8. هل من السهل على غير المهنيين استخدامها?
حتى إذا كانت لديك الموارد اللازمة لتوظيف محاسب بدوام جزئي أو كامل ، فإن نظام كشوف المرتبات المصمم مع أشخاص ليسوا محاسبون في الاعتبار سيخدمك بشكل أفضل. كشوف المرتبات سهلة التعقيد. ولكنها ليست علم الصواريخ ، لذلك ليس هناك سبب للاعتماد على بائع تابع أو خارجي للتنقل في واجهة مجموعة كشوف المرتبات الخاصة بك أو لتفسير تقاريرها.
قبل شراء خطة كشوف المرتبات ، يمكنك قضاء بعض الوقت في فحص محتوى مساعدة المزود. ابحث عن أرشيفات شاملة ومقاطع فيديو تعليمية ومقالات مكتوبة بواسطة خبراء بلغة إنجليزية بسيطة ومحتوى أنشأه المستخدمون. شاهد هذا المحتوى واقرأه للتعرف على واجهة وقدرات المنصة ، ثم اسأل نفسك: هل يمكنني استخدام هذا البرنامج لتشغيل كشوف المرتبات دون حدوث خطأ حسابي مكلف ويستغرق وقتًا طويلاً؟?
9. هل سعرها مناسب?
كشوف المرتبات هي أحد المجالات التي عادة ما تدفع فيها مبالغ أكبر مقابل منتج ذي جودة عالية. بمعنى آخر ، تحصل على ما تدفعه مقابل هنا.
ولكن لا تدفع مقابل الميزات والقدرات التي لا تحتاجها أو تدفع أكثر مما تستحق مقابل الميزات التي تفعلها. ابحث عن موفر كشوف رواتب يقدم خيارات متعددة للخطة تشمل مجموعة من نقاط السعر ، كلما كان ذلك أفضل كلما قمت بإضافة موظفين وترحب بتحديات الموارد البشرية الأكثر تعقيدًا.
أثناء قيامك بتقييم موفري الرواتب المحتملين ، انتبه جيدًا إلى كمية ونوعية ميزات الخطط المقابلة. عندما تقارن خطط مستوى الدخول التي يقدمها مزودان مقدمان ، ابحث عن أي حالات إغفال صارخة أو شوائب مرحب بها. ثم قارن أسعارها لتحديد القيمة الأفضل.
10. هل يحصل المستخدمون الجدد على أسعار خاصة؟?
يقدم العديد من مزودي كشوف المرتبات أسعارًا خاصة للحسابات الجديدة. فترات التجربة المجانية ، التي تمتد في أغلب الأحيان 30 يومًا - وأحيانًا أطول - شائعة جدًا. لذلك هي تخفيضات أطول. فمثلا, QuickBooks الرواتب توفر خصم 50 ٪ لمدة ثلاثة أشهر ، أي ما يعادل 45 يومًا مجانًا ، للمستخدمين الجدد الذين يتنازلون عن فترة التجربة المجانية لمدة 30 يومًا.
11. هل يساعد في توظيف تقارير جديدة?
تتطلب منظمات العمل الحكومية من الشركات الإبلاغ عن وظائف جديدة بعد وقت قصير من حدوثها. لا يوجد مزودي كشوف المرتبات يقدمون تقارير تأجير جديدة نيابة عنك. لكن العديد منهم يقدم النماذج التي تحتاجها للقيام بذلك بدقة وبسرعة.
12. هل يضمن نتائج ضريبة الرواتب?
QuickBooks الرواتب ليس المزود الوحيد لكشوف المرتبات الذي يقوم تلقائيًا بحساب ضرائب الرواتب والملفات ودفعها مع الحد الأدنى من المدخلات المطلوبة من المستخدمين. لكنها تستحق الثناء على ميزة الضرائب الصديقة للعملاء. يضمن الضمان المجاني للعقوبة الضريبية الخاص بك استرداد رسوم عقوبة مصلحة الضرائب وفائدة تصل إلى 25000 دولار سنويًا عند إعادة توجيه إشعار ضريبة مصلحة الضرائب في غضون 15 يومًا من استلام.
بصرف النظر عن المطبوعات ، فإن ضمان الضريبة المجاني على QuickBooks Payroll يوفر لك راحة البال لأصحاب الأعمال الذين يشعرون بالقلق من إهمال معالج كشوف المرتبات من جديد. انها لفتة قليلة مزودي الضرائب الرواتب تكرار.
13. هل تستوعب مجموعة متنوعة من هياكل الأجور وتصنيفات العمال?
لا ينبغي أن يواجه مزود كشوف المرتبات لديك أي مشكلة في تلبية احتياجات كشوف المرتبات الخاصة بمؤسستك ، بغض النظر عن مدى تعقيدها أو تغييرها. ابحث عن مقدمي الخدمات الذين يسهلون تغيير أشياء مثل أسعار الموظفين لكل ساعة ، وبدل العمل الإضافي ، ومعدلات الأجور الخاصة ، وحالة الإعفاء ، وأهلية المكافأة. أنت بحاجة إلى مزود كشوف الرواتب الذي ينمو مع أعمالك وأنت تضيف وتروج للمقاولين والموظفين.
14. هل يتكامل مع أو يوفر الوصول المباشر إلى منتجات الموارد البشرية الأخرى?
ليست كشوف المرتبات هي خدمة الموارد البشرية الوحيدة التي تحتاجها الشركات أثناء نموها. حافظ على تقدمك بخطوة واحدة وتجنب عدم التوافق غير المرغوب فيه بين وظائف الموارد البشرية الحالية والمستقبلية من خلال اختيار مجموعة معالجة كشوف المرتبات تتكامل بسلاسة مع غيرها من المنتجات الأساسية للموارد البشرية ومسك الدفاتر ، مثل إدارة الفوائد وإدارة تعويضات العمال. ابحث عن حوافز لشراء خدمات متعددة في وقت واحد. QuickBooks الرواتب يحصل العملاء على خصم 50٪ لمدة ثلاثة أشهر عند التسجيل في QuickBooks Accounting ، على سبيل المثال.
كلمة أخيرة
سيكون لاختيار مزود كشوف المرتبات تأثيرًا ملموسًا على عملك الصغير. يقوم بائع كشوف المرتبات المثالي بتحديد معظم هذه الصناديق ، من بين أمور أخرى:
- تجربة ودية للهاتف المحمول وظيفية بالكامل
- سهولة الاستخدام لغير المحترفين
- قيمة ممتازة لمجموعة متنوعة من حالات الاستخدام
- وظائف ذات قيمة مضافة مثل تتبع الوقت والمحاسبة المتكاملة
- راحة البال التام حول إدارة ضرائب الرواتب
- المرونة وإمكانية التوسع للمؤسسات المتنامية مع مزيج من المقاولين المستقلين والموظفين بدوام جزئي وبدوام كامل
- حر اليدين العملية ، بما في ذلك تجهيز الرواتب التلقائي
- ميزات صديقة للموظفين ، مثل الإيداع المباشر في نفس اليوم
هذه هي المطالب المعقولة للشركات التي تسعى إلى توفير خدمة الرواتب الكاملة التي تفي بوعودها.
بعض الشركات لديها جهات أخرى غير قابلة للتفاوض لمقدمي الرواتب المحتملين أيضًا. لا تخف من دفع جهات اتصال المبيعات لديك لشرح كيف يمكنها تلبية احتياجاتك. إذا كانوا يريدون حقًا عملك ، فسوف يبذلون قصارى جهدهم لتحقيق ذلك.
هل لديك موفر خدمة عملاء للأعمال الصغيرة المفضل؟ ما هو الشيء المفضل لديك حول هذا الموضوع?
