14 نصائح لزيادة الإنتاجية وتجنب الانحرافات عند العمل في المنزل

لقد كنت أعمل من المنزل منذ ثمانية أعوام. وبينما أنا مرتاح الآن بالتأكيد ، كان هناك الكثير من آلام النمو في وقت مبكر. لقد أغلقت ذات مرة في الحمام لإجراء مكالمة جماعية دون انقطاع مع عميل - وليس مثالًا على الاحتراف. ومع ذلك ، إذا كنت تأخذ الوقت الكافي للتحضير للعمل من المنزل وخلق جو مواتٍ للاحترافية والإنتاجية ، فمن الأفضل بناء مهنة مزدهرة..

نصائح الإنتاجية للعمل في المنزل

قد يكون من الصعب الاستمرار في المهمة في مساحة عمل تشمل الأطفال ، والوصول الفوري إلى الشبكات الاجتماعية ، وعدد لا حصر له من الانحرافات. إليك بعض النصائح والحيل التي التقطتها بعد ما يقرب من عقد من العمل من المنزل.

1. إنشاء مساحة مكتب مخصصة

في الأسرة المزدحمة ، قد يكون من السهل جدًا السماح للأطفال بتكديس واجباتهم المدرسية على مكتبك أو اللعب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، لكنه بالكاد يخلق جوًا احترافيًا. إذا كان منزلك كبيرًا بما يكفي لاستيعاب غرفة بأكملها مخصصة للعمل فقط ، فأنت من المحظوظين. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فما عليك سوى إنشاء منطقة يمكنك من خلالها استخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك والتحدث على الهاتف والاحتفاظ بالمستندات المهمة المخزنة.

ولكن حتى لو كنت في المنزل بمفردك ، فإن وجود مساحة مكتبية مخصصة أمر منطقي - ليس فقط لمساعدتك على الاستمرار في التركيز ، ولكن لتوفير المال على الضرائب. للمطالبة بخصم ضريبة المكتب المنزلي ، قم بقياس مساحة مكتبك المخصصة وحساب النسبة المئوية لمنزلك الذي يمثله (مكتب 200 قدم مربع في منزل بمساحة 2000 قدم مربع سيكون 10٪). يمكنك حينئذ خصم تلك النسبة المئوية من التكاليف المرتبطة بمنزلك ، مثل الأدوات المساعدة والتحسينات المنزلية.

للتأهل للحصول على خصم المكاتب المنزلية ، ومع ذلك ، يجب عليك استخدام مكتبك بشكل حصري ومنتظم للعمل. إذا كنت تستخدمه فقط عرضًا أو كنت تشاركه مع عائلتك بأكملها ، فلن يكون مؤهلاً لذلك. إذا كانت لديك أسئلة أخرى ، فاستشر أخصائي ضرائب متخصص في ضرائب الشركات الصغيرة.

2. استثمر في مكتبك

من المهم أن تحتوي مساحة عملك في المنزل على جميع المستلزمات التي تتوقعها في مكتب احترافي. بالطبع ، ما يراه كل شخص ضروريًا يختلف حسب الذوق والمهنة. بعض العناصر التي قد تفكر فيها تشمل:

• كمبيوتر موثوق ومخصص
• اتصال إنترنت عالي الجودة
• هاتف أعمال أرضي أو هاتف محمول خاص بالأعمال فقط
• نظام الايداع
• اللوازم المكتبية العامة (شرائها في مبيعات العودة إلى المدرسة للحصول على أفضل الصفقات)
• طابعة جيدة
• أثاث المكاتب المنزلية مريحة ، بما في ذلك كرسي مكتب

يمكن أن يكلفك العبث بحاسوب قديم أو تشغيله إلى متجر الطباعة الوقت والإنتاجية. وإذا كنت تعمل لحسابك الخاص ، فيمكنك خصم أي عناصر تشتريها لمكتبك المنزلي من ضرائب تلك السنة. فقط تأكد من الاحتفاظ بإيصالاتك.

3. إنشاء قائمة المهام اليومية

يعد تحديد الأولويات أمرًا مهمًا في المكتب ، وبشكل لا نهائي أكثر عند العمل من المنزل. دون أن يتطلع رئيسك إلى كتفك أو زملائك لترتد الأفكار ، فإن الأمر متروك لك لترتيب قائمة مهامك. يمكن أن تساعدك على البقاء على المسار الصحيح وتجنب الشعور بالارتباك.

قم بتدوين ما يجب القيام به بسرعة خلال يوم عمل معين ، ثم ترقيم كل عنصر بترتيب الأولوية. عند الانتهاء من اليوم ، نقل على الفور أي شيء لم تنجزه إلى قائمة اليوم التالي للتأكد من أن لا شيء يتسلل عبر الشقوق.

يمكنك أيضًا تجربة بعض التطبيقات والأدوات للحفاظ على المسار الصحيح. أحب Teuxdeux لإنشاء قوائم وترتيب أولوياتها ، وكذلك تدوين الملاحظات عبر الإنترنت. إذا كنت تفضل إدارة قائمة مهامك بهاتفك الذكي ، فستعمل ميزة تذكر الحليب مع Siri ، مما يتيح لك إنشاء قوائم عبر الصوت بدلاً من كتابتها. أو جرِّب القيام بذلك غدًا ، المتاح لنظامي التشغيل iOS و Android. إنها تساعد في تحديد موعد لقائمة المهام الخاصة بك قبل يوم واحد حتى لا يتم التراجع عن أي شيء - حتى إذا لم تتمكن من الوصول إليها اليوم.

4. الحصول على عائلتك المعنية

إذا كان لديك أطفال في المنزل ، فأنت بحاجة إلى تعاون الجميع عندما يتعلق الأمر بحياتك المهنية. اتصل باجتماع عائلي واشرح لأطفالك أنك بحاجة إلى التركيز أثناء ساعات العمل - واطلب من زوجتك المساعدة في الحفاظ على الترفيه عن الأطفال. يصبح العمل من المنزل مجهودًا جماعيًا عندما تطلب من الجميع القيام بدورهم لمساعدتك في الحفاظ على الإنتاجية.

تستخدم عائلة واحدة أعرفها "نظام التوقف". يضع الوالد الذي يعمل في المنزل دائرة حمراء أو صفراء أو خضراء على باب المكتب استنادًا إلى ما يحدث في ذلك اليوم: الأخضر يعني أن تأتي مباشرة ، واللون الأصفر يعني أن تسأل أولاً ، والوسائل الحمراء لا تزعجك. إنها تجعل الإنتاجية نوعًا من الألعاب للأطفال بطريقة مرئية وسهلة الفهم.

ولكن حتى لو لم يكن لديك أطفال ، فقد تضطر إلى توصيل حاجتك إلى بيئة عمل هادئة لأخرى مهمة. إذا كان زوجك أو شريكك يعمل في بيئة أكثر تقليدية ، فقد تبدو فكرة المكتب المنزلي غير رسمية ، مما ينتج عنه ضوضاء وتعطيلات عندما تحاول التركيز. حدد القواعد الأساسية لمساحة العمل الخاصة بك ، مثل طرق الدفع قبل الوصول إلى مكتبك أو احترام وقت الهدوء بين ساعات محددة.

5. البقاء على المهمة

يعد فحص بريدك الإلكتروني أمرًا ضروريًا عندما تكون متصلاً عن بُعد ، خاصةً إذا كانت وسيلة الاتصال المفضلة لزملائك. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي النقر باستمرار على علامة تبويب البريد الإلكتروني هذه إلى إعاقة المشاريع الخاصة بك وتعطيل سير العمل.

بدلاً من ذلك ، أغلق بريدك الإلكتروني ، وأوقف تشغيل جميع إشعارات الهاتف ، وتحقق من رسائلك والشبكات الاجتماعية فقط في أوقات محددة طوال اليوم. حتى إذا كنت تقوم بالتدقيق كل 30 دقيقة ، فلا يزال بإمكانك تسجيل وقت عمل متواصل دون انقطاع. هناك خيار آخر للحفاظ على صندوق البريد الوارد النظيف والتوقف عن التخطي من خلال الرسائل الشخصية ، وهو إنشاء عنوان بريد إلكتروني منفصل فقط للعمل والعمل على قراءة المراسلات وتصنيفها والرد عليها وفقًا لذلك..

إذا كنت عرضة للتحقق من مواقع الويب المفضلة لديك عندما يجب أن تعمل ، فحاول استخدام LeechBlock ، وهو امتداد يتيح لك "حظر" مواقع مصاصة الوقت بين ساعات محددة - حتى يمكنك تعيين أوقات تسجيل الوصول "المسموح بها" ، مثل خمس دقائق من Facebook بعد 45 دقيقة من العمل. لا يعمل LeechBlock حاليًا إلا مع Firefox ، ولكن المتصفحات الأخرى لها امتدادات مماثلة - WasteNoTime لـ Safari و StayFocusd لمستخدمي Chrome.

6. استخدام متصفح مخصص

لدي متصفحتان مختلفتان على جهاز الكمبيوتر الخاص بي: واحد للعمل وآخر للتصفح غير العادي. إن متصفح التصفح غير الرسمي مليء بالانحرافات ، من علامات التبويب المفتوحة إلى الإشارات المرجعية وإشعارات البريد الإلكتروني والرسائل. عندما يكون لدي وقت فراغ ، استخدم متصفح التصفح الخاص بي حتى أتمكن من التحقق بسرعة من مواقعي المفضلة والتواصل مع الآخرين.

من ناحية أخرى ، فإن متصفح عملي شبه كامل. أحتفظ فقط بالإشارات المرجعية المتعلقة بالوظيفة وأجهزها مع التطبيقات والإضافات التي تساعدني في الحفاظ على الإنتاجية. والنتيجة هي القدرة على الوصول إلى الإنترنت دون أن يصرف انتباهك عن طريق مقاطع الفيديو المضحكة أو قنوات التواصل الاجتماعي.

7. الحصول على المنظمة

عندما تعمل من المنزل ، قد يصبح عملك أكثر إرهاقًا بالفعل. فجأة ، أنت تقاتل بين الحياة المنزلية وحياة العمل ، والجدول الزمني الضيق يمكن أن يعطل سير عملك. هذا يعني أنه يجب عليك القيام بكل ما تستطيع لتحسين مكتب منزلك وتنظيمه.

يمكن أن يجعلك منظمًا قبل أن تجلس في مكتبك من أي وقت مضى أقل إجهادًا وأكثر إنتاجية طوال اليوم. أحد تطبيقاتي المفضلة للبقاء منظمًا هو Evernote ، وهو تطبيق يعمل بنظام iOS و Android و Windows. يتيح لك الاحتفاظ بالأفكار والملاحظات والصور والتذكيرات في مكان واحد مما يجعله مثاليًا للحظة "eureka" هذه عندما تكون بعيدًا عن مكتبك.

الحفاظ على مكتب نظيف يساعد أيضًا على البقاء في صدارة الأمور. من خلال تنظيم أوراق فضفاضة وتقديمها ، ستقضي وقتًا أقل في البحث عنها عندما يحين الوقت الذي تحتاج إليه. تبلغ تكلفة خزانة الملفات حوالي 50 دولارًا ، وتدفع أكثر من مرة في توفير الوقت وزيادة الإنتاجية. كما أنه يجعل بيئة عملك أكثر متعة.

8. إنشاء مجموعة ساعات

ليس من السهل دائمًا تحديد حياتك المنزلية بوضوح من حياتك العملية عندما يكون الكمبيوتر الخاص بك على بعد أمتار قليلة. أفضل طريقة للتعامل مع الإرهاق في العمل هي إنشاء جدول زمني. على الرغم من أنه قد يكون من المستحيل تجاهل وظيفتك تمامًا بعد ساعات - وخاصة إذا كنت تعمل مستقلاً ولديك مواعيد نهائية صارمة - إلا أنه يمكنك دائمًا تحديد الأولويات. حدد قاعدة أن ساعات عملك هي من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً ، وأنك ترد فقط على رسائل البريد الإلكتروني العاجلة بعد ذلك.

إذا كانت وظيفتك تتطلب منك تتبع ساعات عملك ، فيمكن أن يكون تطبيق مثل Toggl عونا كبيرا. إنه يشير إلى الوقت الذي عملت فيه ويسمح لك بإرسال تحديثات وجداول زمنية للمشرفين. ولكن حتى إذا لم تكن بحاجة إلى تسليم ساعات عملك ، فقد يؤدي ذلك إلى زيادة إنتاجيتك من خلال إعلامك بالوقت الذي قضيته في مشروع وكم من الوقت الذي قضيته في تصفح الويب.

فقط تذكر أنه عند التخطيط لجدول عملك ، يجب عليك أيضًا التخطيط للاستراحات والوجبات. إنها جزء لا يتجزأ من الحفاظ على سلامة عقلك. يمكن أن تساعدك الاستراحة الصباحية ووجبة منتصف النهار والاستراحة بعد الظهر - حتى لو كان ذلك فقط للرد وزيارة مواقع الويب المفضلة لديك - على الاستمرار في التركيز وتجنب الانهيار عندما يجب أن تعمل.

9. تناول الطعام في المطبخ

قد يبدو تناول الطعام في مكتبك مثل عدم التفكير عندما تعمل في المنزل ، لكنني أجد أنه إذا احتفظت بوجبة خفيفة على جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، فسوف يصرف انتباهي سريعًا عن تناول الطعام. نظرًا لأنه يكاد يكون من المستحيل أن أعمل بينما تقوم إحدى يدي بنقل الطعام إلى فمي ، فقد انتهى الأمر عادةً باستخدامه كذريعة للتوقف عن العمل والتصفح بدلاً من ذلك.

أفضل رهان هو جعل مكتب منزلك منطقة خالية من المواد الغذائية. احتفظ بزجاجة ماء أو فنجان قهوة في متناول يديك للحصول على رشفة سريعة ، ولكن اترك الأكل الرئيسي للمطبخ أو غرفة الطعام. وبهذه الطريقة تحصل على استراحة تستحقها ، ولكن عندما تعود إلى مكتبك ، تكون على استعداد للعمل.

10. استثمر في سماعات الرأس

قبل عامين ، حصل لي زوجي على زوج من سماعات إلغاء الضوضاء لعيد الميلاد. لم أكن أدرك حتى بدأت ارتدائها للعمل ما هي هدية مدروسة لا تقدر بثمن.

فكر في جميع أصوات الضوضاء التي قد تؤدي إلى تعطيل تركيزك. يمكن أن يسبب لك الهاتف الرنين وجهاز تلفزيون عالي الصوت ولعب الأطفال وجرس الباب وحتى المحادثات العادية فقدانك للتفكير أو الإحباط. وبما أنه ليس من المجدي (وليس من العدل) توقع توقف كل الضوضاء ببساطة عند العمل ، فإن سماعات الرأس التي تعمل على إلغاء الضوضاء هي أفضل شيء تالي.

تنبعث منها ترددًا يساعد في تحجيم الضوضاء المنزلية العادية ، وتكون فعالة بشكل خاص عند إقرانها بالموسيقى. وبالمثل ، يمكن أن يكون White Noise Lite أيضًا المنقذ. فقط اصطد صوت المحيطات للتركيز بشكل أفضل على العمل عندما تكون في "المنطقة". تعمل سماعات الرأس أيضًا كمؤشر كبير لعائلتي - إذا كانت تعمل ، فهذا يعني أن أمي تعمل ويجب ألا تتضايق.

11. استخدم مشاركة الملفات المستندة إلى مجموعة النظراء

يمكن أن يعني العمل عن بُعد مشاركة الملفات باستمرار بين منزلك ومكاتب شركتك. في حين أنه من الممكن إرسال البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا ، يمكن أن تضيع المرفقات في خلط ورق اللعب ، خاصةً إذا كنت تقوم بتحديث النسخ بانتظام.

الحل الممتاز هو خدمة مشاركة الملفات المستندة إلى مجموعة النظراء ، مثل Dropbox أو Google Drive أو Trello. من خلال القدرة على التحديث في الوقت الفعلي ، تؤدي مشاركة الملفات تقريبًا إلى حل مشكلة التعامل مع المستندات القديمة. يمكنك أيضًا تجاوز الملفات السابقة لتقليل الالتباس ، والسماح لزملائك أو رئيسك أو عملاءك بالوصول. كما أنه يبقي صندوق الوارد الخاص بك خاليًا من الملفات الكبيرة التي تشغل مساحة كبيرة.

12. الحفاظ على تقويم لا تشوبها شائبة

التواجد طوال اليوم قد يعني وجود الكثير من المهام المتعددة ، مثل قيادة الأطفال إلى المواعيد أو قضاء ساعة الغداء الخاصة بك على الهاتف. يساعدك التقويم القوي على تجنب الجدولة الزائدة والحجز المزدوج. استخدم Microsoft Outlook أو Worktime for iOS أو My Work Schedule for Android - أو ببساطة التقويم على هاتفك الذكي.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون محاولة المزامنة مع الزملاء والعملاء بمثابة ألم عندما لا تعمل معًا في مكتب مادي. قم بإعداد الاجتماعات باستخدام تقويم Google مشترك ويمكنك تسجيل الدخول واختيار الفاصل الزمني الذي يناسب الجميع. يمكنك أيضًا إرسال الدعوات والتأكيدات.

13. اطلب المساعدة

ليس عليك أن تفعل كل شيء بمفردك. استأجر جليسة أطفال لأطفالك ، أو فكر في تعيين مساعد أو مدبرة منزل للمساعدة في تقليل نطاق مسؤولياتك والحفاظ على تركيزك. أنا دائمًا أوظف مساعدًا لأم لبضع ساعات كل يوم في الصيف عندما يكون أطفالي في عطلة مدرسية. أحصل على بعض الوقت في العمل دون انقطاع ، ويحظى أطفالي بالاهتمام الإضافي الذي يحتاجونه.

سواء كان لديك أطفال أو كنت مسافرًا بمفردك ، فإن العمل من المنزل يعني تذكيرك الدائم بجميع الأعمال التي تحتاجها ، مما يضيف طبقة من الضغط إلى العمل المكتبي التقليدي. إذا كنت تشعر بأنك تتخلف عن الركب ، فاطلب من شريكك أن يتولى المسؤولية التي تشغلك أكثر. يمكنك أن تكون أكثر إنتاجية إذا ركزت بنسبة 100٪ على العمل ، بدلاً من التركيز على الأطباق المتسخة في الحوض أو المهمات التي تحتاج إلى تشغيلها.

14. الخروج والاختلاط

من السهل حقًا أن يتم لصقها عمليًا على كرسي مكتبك ، خاصةً عندما تكون بالقرب من مطبخك وسريرك - فما الذي تحتاجه بعد ذلك؟ ومع ذلك ، من المهم إذا كنت تعمل في المنزل أن تبذل جهدًا للخروج من المنزل والتواصل الاجتماعي بانتظام.

سواء كنت تحضر مأدبة غداء مكتبية ، أو تذهب إلى معرض الوظائف أو مؤتمر الصناعة ، أو حتى تلتقي بمجموعة من المحترفين في العمل في المنزل ، يمكنك أن تكون أكثر إنتاجية بعد قضاء بعض الوقت بعيدًا عن العمل. ما هو أكثر من ذلك ، يمكنك التقاط النصائح والأفكار من محترفين آخرين مثلك.

إذا كنت تشعر بأنك مشغول للغاية في الخروج من المنزل والتواصل مع الآخرين ، فاعتبر ذلك جزءًا من الوظيفة وقلم الرصاص في الوقت المحدد بعيدًا عن مكتبك كموعد. حتى لو كانت متجهة فقط إلى صالة الألعاب الرياضية لمدة نصف ساعة ، فمن المرجح أن تشعر بشعور أكبر بكثير عندما تكون قادرًا على أخذ قسط من الراحة ، والخروج من الخارج ، والتحدث إلى أشخاص خلال اليوم.

كلمة أخيرة

على الرغم من أن الوظيفة المنزلية لها العديد من المزايا ، إلا أنها قد تكون صعبة بالتأكيد إذا لم تكن مستعدًا لمواجهة تحدياتها. من خلال اختبار المياه ومعرفة ما يساعدك حقًا في الحفاظ على المسار الصحيح والمهمة ، يمكنك تحويل الحفلة المنزلية إلى مهنة قابلة للحياة - تقدم أفضل ما في العالم المهني والشخصي.

هل تعمل من المنزل ما هي أفضل نصائحك للإنتاجية?