13 طرق لخفض التكاليف الإدارية المكتسبة في عملك

من الضروري معرفة كيفية تخفيض التكاليف الإدارية المحددة أو القضاء عليها لتحقيق الربحية والنجاح طويل الأجل لشركتك. إن خفض هذه النفقات سيقلل من الإيرادات اللازمة لتحقيق الربح أو تحقيق ربح ، ويوفر مرونة أكبر في استراتيجية التسعير على المدى الطويل ، وتحسين التدفق النقدي.

كيفية خفض النفقات الإدارية

1. لا تشتري - الإيجار
يستند قرار امتلاك أو استئجار عقار بشكل عام إلى حجم العمليات لديك. إن الملكية أو الإيجارات طويلة الأجل تزيد من التكاليف الثابتة والمخاطر المالية. في حين أن تكاليف الإيجار من شهر إلى شهر تميل إلى أن تكلف أكثر قليلاً على المدى القصير ، فإن القدرة على إنهاء الاتفاقية والانتقال إلى مكان أكثر ملاءمة يوفر المال والمسؤولية على المدى الطويل. في السوق المتقلبة ، قد يكون القرار الأكثر حكمة هو الحد من تعرضك المالي ، وتوفير أموالك في ذلك الوقت عندما تشعر براحة أكبر مع فرص السوق والاستثمار الذي يلبي معاييرك.

2. الحد من نفقات السفر والترفيه
علاقات العملاء مهمة دائمًا ويجب عدم المساس بها أبدًا. ومع ذلك ، فإن قيمة الاجتماعات وجهاً لوجه ليست دالة على الهدايا الفخمة والعشاء الباهظ في المطاعم الفاخرة. وضع سياسة ترفيهية تناسب الاقتصاد ؛ سيتفهم عملاؤك وآفاقك نظرًا لأن شركتهم تنفذ سياسات مماثلة على الأرجح.

3. Telecommute
تقلل التقنية من المسافة بفعالية ، لذلك ليست هناك حاجة إلى أن يكون الموظفون الإداريون أو المتخصصون متواجدين فعليًا معًا. الموظفون الذين يعملون من المنزل أو في مرافق مؤقتة من شهر لآخر يقللون أو يلغيون التكلفة العالية لمساحة المكاتب ، وكذلك الطلب على خدمات الدعم. في كثير من الحالات ، سيحصل الموظفون الذين لديهم فرصة الاتصال عن بُعد على راتب أقل بسبب الحرية ونقص تكاليف التنقل.

4. مكتب الباطن وفناء
إذا كان لديك مساحة زائدة ولن يتم استخدامها لمدة عام أو أكثر ، فابحث في التأجير من الباطن. باعتبارك مالكًا ، سوف تستمر في التحكم في المباني والأنشطة التي يتم تنفيذها في المساحة ، وسيكون لديك دخل إضافي لتعويض نفقات مرافقك الخاصة.

قبل الموافقة على علامة فرعية ، يجب أن تكون واثقًا من أن المساحة لن تكون مطلوبة خلال مدة الاتفاقية. قم بتضمين اللغة في عقد الإنهاء المبكر إذا أصبح ذلك ضروريًا. توفر قدرتك على إعادة احتلال المساحة أقصى درجات المرونة ، ويمكن أن تنعكس في الاتفاقية إما عن طريق تخفيض إيجار المستأجر خلال مدة الاتفاقية أو دفع غرامة إذا أصبح الإنهاء ضروريًا.

5. إعادة تمويل الديون
أسعار الفائدة منخفضة بشكل غير عادي في هذا الوقت. إذا كان لديك أي دين طويل الأجل على المعدات أو الآلات أو العقارات ، فقد حان الوقت لإعادة التمويل بهدف تخفيض المدفوعات قدر الإمكان على المدى القريب. في الأوقات الصعبة ، تعتبر الأموال ملكًا ، لذلك ترغب في الاحتفاظ بأقصى قدر ممكن في متناول اليد في حالات الطوارئ.

6. القضاء على الاشتراكات والعضوية
مع مرور الوقت ، تضيف العديد من الشركات الاشتراكات والعضوية بسبب صناعتها والتكاليف الصغيرة التي ينطوي عليها الانتماء الواحد. هذه النفقات يمكن أن تتراكم بسرعة وتذهب دون أن يلاحظها أحد ، ولكن غالباً ما تظهر في جداول زمنية مختلفة وتقارير النفقات.

قم بمراجعة جميع الانتماءات الاجتماعية والأخوية والتجارية للتأكد من أنها ضرورية والمساهمة بانتظام في التشغيل المربح لشركتك. القضاء على تلك التي لا.

7. خفض تكاليف السفر
إن أمكن ، قم بإلغاء السفر واستبدال الرحلات بالمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني واجتماعات الفيديو. إذا كان عليك الطيران ، خطط للأمام لتجنب التكاليف المرتفعة لرحلة "مفاجئة". قم بزيادة التدقيق في حسابات المصاريف الخاصة بك لإرسال رسالة واضحة إلى موظفيك مفادها أن التكاليف مهمة.

عند السفر ، والبقاء في الفنادق التجارية ، بدلا من الفنادق الفاخرة ، لأنها غالبا ما تكون نصف تكلفة منشأة أربع نجوم. ويجب أن يكون كل من يسافر أعضاءً في مجموعة التقارب التي يرعاها هذا الفندق للحصول على خصومات وليالي مجانية.

علاوة على ذلك ، ركز تأجير سيارتك على مورد واحد قمت بالتفاوض معه بشأن سعر الصفقة - حدد الطرز القياسية باستثناء الحالات المعتمدة. إذا كنت تقيم في مدينة أكبر ، ففكر في استخدام سيارات الأجرة بدلاً من استئجار سيارة. وقف خدمات الليموزين الخاصة ما لم تكن قابلة للمقارنة مع أسعار سيارات الأجرة.

8. القضاء على ورقة
إدارة الورق تستغرق وقتًا طويلاً ومكلفة. يتطلب فرز الملفات وحفظها والعثور عليها وقتًا وسكرتارية / كتابية. شراء الماسح الضوئي ورقمنة جميع الأوراق الهامة والاحتفاظ بها في ملفات إلكترونية منظمة تنظيما جيدا لتوفير مساحة والتكاليف الإدارية. تعد دفاتر وسجلات شركتك حاسمة لاستمرار تشغيلك ، لذلك من المهم الاحتفاظ بنسخ من الملفات الإلكترونية وتأمينها داخل منشأتك وفي مكان بعيد.

من نافلة القول أن الملفات تحتاج إلى نسخ احتياطي يوميًا ، لا سيما أي ملفات تتعلق بتحديد هوية العملاء أو السجلات المالية أو معلومات الاتصال.

9. حصة نفقات التسويق
تحديد المنتجات أو الخدمات التي تكمل المنتج الخاص بك. ثم ، اتصل بالشركة التي توفر المنتجات والتفاوض على ترتيب التسويق المتبادل. على سبيل المثال ، قد يوافق مقاول حمام السباحة على التسويق المشترك مع مورد للأثاث الخارجي ، أو يمكن للعديد من المطاعم العرقية الترويج لـ "تجربة طعام دولية" تضم كل مطعم في ليلة مختلفة. تعمل هذه الاستراتيجية على توسيع نطاق جهودك التسويقية دون تكبد النفقات التي ترتبط عادةً بإضافة بائعين جدد أو إعلانات.

10. الحفاظ على المعدات في المنزل
إذا كان الإصلاح والصيانة يمثل تكلفة كبيرة في عملياتك ، ففكر في استئجار ميكانيكي أو متخصص وإحضار الإصلاح في المنزل. سيكون لديك أفضل ، وصيانتها بانتظام المعدات التي قد تسمح لك لتجنب بدائل باهظة الثمن حتى وقت لاحق.

11. استخدام أميال طيران للسفر والفنادق والسيارات
إذا كنت أنت أو موظفيك يسافرون بانتظام ، فاستهدف شركة طيران واحدة مع برنامج مكافآت سفر جيد لاستخدام الشركة. اشترك أيضًا في واحدة من أفضل بطاقات الائتمان للشركات الصغيرة ، ومع تراكم النقاط أو الأميال ، استخدم الجوائز لأعمال الشركة.

12. مراقبة الأدوات واللوازم
المواد الاستهلاكية هي أصل غير مرئي يتم تجاهله في الغالب. نظرًا لأنه لا يوجد أي عنصر مكلف بحد ذاته ، فغالبًا ما يحل الموظفون محلهم أو يتركوه أو يأخذهم إلى المنزل للاستخدام الشخصي.

بدء سياسة المواد الاستهلاكية - احتفظ بمستلزمات المكاتب في منطقة آمنة ، وهي متاحة فقط من خلال موظف معين. إذا كان لديك مصنع تستخدم فيه الأدوات اليدوية أو غيرها من المواد الاستهلاكية الثمينة ، فابدأ سياسة مماثلة. عيِّن الأدوات للأفراد بشرط أن يكونوا مسؤولين شخصيًا عن تكلفة الأداة في حالة فقدها أو فقدها.

13. الاستفادة من الإنترنت
يجب أن يتمتع كل مشترك في شراء مواد أو لوازم بإمكانية الوصول إلى الإنترنت ومعرفة كيفية البحث في البيانات عن عناصر محددة. حدد التكلفة القصوى لكل عنصر بسياسة تتطلب من أي شخص يشتري عناصر تتجاوز تلك القيمة استخدام الإنترنت لتحديد الموردين المحتملين وأقل تكلفة.

كلمة أخيرة

يتطلب خفض التكاليف الإدارية تعاون ومشاركة موظفيك. شجع مشاركتهم وأفكارهم عند بدء التمرين وإطلاعهم على النتائج.

يتفق مستشارو الأعمال عمومًا على أن معظم الشركات يمكنها تخفيض النفقات الإدارية بنسبة تصل إلى 10٪ دون التأثير على كفاءتها. أثناء تنفيذ الاستراتيجيات الخاصة بخفض تكاليف الأعمال ، راقب آثارها لضمان عدم تأثر علاقات العملاء بشكل سلبي ، أو زيادة التكاليف في المجالات غير الإدارية نتيجة التخفيضات. عند اكتمال التغييرات في العمليات الإدارية ، قم بتحويل مرحلة "خفض التكاليف" في التمرين إلى مرحلة "التحكم في التكاليف" لضمان أن التحسينات مضمنة في الأعمال اليومية للشركة.

ما هي الطرق الأخرى التي يمكن أن تقترحونها لخفض التكاليف الإدارية?