6 نصائح لإدارة وقت العمل الصغير لزيادة الإنتاجية
هل هذا الصوت المدقع؟ ضع في اعتبارك هذا: في دراسة أجرتها شركة Microsoft ، وجد الباحثون أن العمال يستخدمون حوالي 60٪ فقط من وقت العمل المتاح لديهم. وهذا يعني أنه من خلال أسبوع العمل الذي استمر خمسة أيام ، كان إنتاجهم ثلاثة أيام فقط من تلك الأيام. الآن ، قم بتطبيق ذلك على عملك الخاص. إذا كان الوقت هو المال ، فكيف تشعر عند كسب المال فقط 60 ٪ من الوقت الذي تقضيه في العمل?
الآن لدي انتباهكم?
الحقيقة هي أن الوقت يسهل هدره ، وما لم تكن لديك فكرة محددة مسبقًا عن كيفية إنفاقك ، فسوف يمر حتى قبل أن تعرفه. ولكن لا تقلق - فيما يلي ست نصائح يمكن لكل صاحب عمل صغير استخدامها لتحقيق أفضل استفادة من وقتهم.
نصائح إدارة وقت العمل الصغيرة
1. تجاهل البريد الإلكتروني الخاص بك
قد يبدو هذا أسهل بكثير مما هو عليه لأن معظم الناس يميلون إلى التحقق من كل 5-10 دقائق. ولكن إذا قمت بإضافة جميع الدقائق التي يستغرقها فحص صندوق الوارد الخاص بك باستمرار ثم الرد ، فمن السهل معرفة سبب تبذير الوقت.
بدلا من أن تكون عبدا على البريد الإلكتروني الخاص بك ، وجعلها خاضعة ل ك ضيق الوقت. خصص فترتين زمنيتين خلال اليوم للتحقق من جميع رسائلك والرد عليها. سيستغرق ذلك بعض الدوافع والانضباط الجاد ، ولكنه سيسمح لك بتخصيص المزيد من التركيز والوقت للمهام الأخرى التي قد تنقطع باستمرار عن طريق التحقق من البريد الإلكتروني.
إذا كنت قلقًا من أن الناس سوف يتأذون من الوقت الذي تستغرقه في الاستجابة ، فقم بإعداد استجابة تلقائية تتيح للناس معرفة أنك تستغرق من 10 إلى 12 ساعة للرد ، أو حتى 24 ساعة إذا كان ذلك مقبولًا لنوع عملك.
2. لا تعدد المهام
في ال نشرة نفسية واستعراض, أظهر الخبراء أن حوالي 2.5 ٪ فقط من الناس قادرون على القيام بمهام متعددة بشكل فعال وما زالوا يقومون بعمل جيد في كل نشاط. بالإضافة إلى ذلك ، يُظهر معهد الطب النفسي بجامعة لندن أن معدل ذكاء الشخص ينخفض 10 نقاط عندما يتم تحفيزهم بشكل مفرط بواسطة رسائل البريد الإلكتروني والنصوص والمكالمات الهاتفية.
من ناحية أخرى ، يقدر خبراء إدارة الوقت أن التركيز على شيء واحد في كل مرة سوف يؤدي إلى مضاعفة الإنتاجية ، وإخراج العمل ، والأداء. وعندما تدير شركة صغيرة ، فإن هذا قد يعني الفرق بين النجاح والفشل. أرغم نفسك على فعل شيء واحد في وقت واحد عن طريق تعيين ساعة أو مؤقت لفترة زمنية معينة ، ثم ركز على هذه المهمة حتى تكتمل.
3. تعيين خطوة بخطوة الأهداف
من الأهداف تحديد هدف ، والشيء الآخر هو تحديد هدف مفصل حيث يتم تحديد الخطوات والزيادات اللازمة لإنجازه مسبقًا. كثير من الناس يضعون أهدافًا عامة ، ثم لا يتابعونها أبداً. على سبيل المثال ، فكر في ملايين قرارات السنة الجديدة التي يتم تعيينها كل عام. المشكلة في هذه الأنواع من الأهداف هي أنه في حين أنها أفكار لطيفة ، إلا أن الناس لا يعرفون كيفية تنفيذها.
من أجل تحقيق أفضل استفادة من وقتك في عملك ، يجب أن يتكون يومك من سلسلة من الأهداف ذات المعالم المحددة. على سبيل المثال ، إذا كان هدفك هو الحصول على خمسة عملاء جدد ، فيجب أن تفكر في ذلك وأن تدون جميع الخطوات التي يتعين عليك اتخاذها لتحقيق ذلك. من خلال تقسيم الأهداف الأكبر إلى خطوات أصغر ، ستتمكن من تحقيق أهدافك بشكل أكثر فاعلية لأنك تعرف بالضبط الخطوات التي يجب القيام بها على طول الطريق. زائد ، الذي لا يحب التعزيز الإيجابي قليلا؟ إن معرفة أنك أكملت خطوات معينة نحو التغلب على هدفك يمكن أن يكون محفزًا للغاية.
يجب عليك وضع أهداف ل قبل الغداء و بعد الغداء, وتأكد من تحديد أهمها قبل الغداء. إذا كنت تعرف أنك لا تستطيع المغادرة لتناول الطعام حتى تتحقق أهدافك ، فستكون أكثر عرضة للتركيز على إنجاز المهام وعدم السماح لنفسك بالانحراف.
4. تنظيم وقتك والمكان
من الصعب العمل بطريقة منظمة عندما يكون كل شيء من حولك في حالة من الفوضى. أظهرت دراسة أجراها Esselte أن 43 ٪ من الأمريكيين يعتبرون أنفسهم غير منظمين ، وأن عدم تنظيمهم يجعلهم يبقون متأخرين في المكتب لمدة ليلتين على الأقل في الأسبوع. لا يجب أن يكون بهذه الطريقة.
يتفق خبراء المنظمة على أن الخطوة الأولى لزيادة الإنتاجية هي تنظيف المساحة الخاصة بك وتنظيمها. تخلص من كل ما هو غير ضروري ، ثم أنشئ نظامًا للأشياء الموجودة. على سبيل المثال ، استخدم مجلد ملفات مرمّزًا بالألوان للعناصر العاجلة ، التي يتعين القيام بها في ذلك اليوم ، ومجلدًا للأشياء التي يمكن أن تنتظر حتى الغد. أو إذا كنت فنيًا ، فاستخدم الماسحة الضوئية وقم بإنشاء ملفات على الكمبيوتر الشخصي أو جهاز Blackberry باستخدام نفس النوع من النظام.
سيكون من الضروري تنظيم ليس فقط المساحة الخاصة بك ، ولكن أيضا وقتك. يستخدم العديد من الأشخاص نظامًا لزيادة الوقت ، حيث يتيحون لأنفسهم قدرا معينا من الوقت للقيام بالأشياء في قائمة المهام الخاصة بهم. باستخدام أدوات رائعة مجانية على الإنترنت مثل e.ggtimer ، وهي أداة تعمل تمامًا مثل مؤقت البيض ، يمكنك ضبط الوقت ، ثم يتم تنبيهك عند انتهائه. لا يوجد شيء مثل السباق مع عقارب الساعة لتحقيق هدف لنا أكثر أنواع تنافسية.
5. ضعها في الكتابة
هناك شيء حول الالتزام بخطة كتابية تعززها بطريقة أو بأخرى في عقلك. من خلال كتابة خطة العمل الخاصة بك لهذا اليوم - بما في ذلك أهدافك وتفاصيلها - ستكون مسلحًا بخطة يجب أن تنقلك بكفاءة خلال اليوم. بالطبع ستظل تواجه الانحرافات ، ولكن إذا كان لديك فهم واضح لما تحتاج إلى إنجازه لهذا اليوم ، فمن الأرجح أن تعود مباشرة إلى المهمة التي تقوم بها ، بدلاً من الانجراف من أحد المهمة إلى التالي.
يعتقد بعض الخبراء أنه يجب عليك إنشاء هذه القائمة في الليلة السابقة. وبهذه الطريقة ، ستكون قادرًا على بدء اليوم التالي على أتم الاستعداد ، بدلاً من إضاعة الوقت في تقرير كيفية التعامل مع المهام ومعرفة ما تحتاج إلى القيام به.
6. تحويل سيارتك إلى مكتب
إذا كنت قد رأيت الفيلم, محامي لينكولن, سوف نقدر هذا ، تلميح أكثر تطرفا المقبل. هل سبق لك أن وجدت نفسك يتمنى أن تتمكن من إنجاز بعض الأعمال أثناء القيادة بين المواعيد أو الانتظار في سيارتك في انتظار بدء الاجتماع؟ بدلاً من تضييع هذا الوقت الثمين ، قم بتوصيل جهاز الفاكس والنسخ بسيارتك واستخدم الوقت للقيام بالأمور الضرورية ، ولكن غالبًا ما تكون غير مريحة عندما تكون على الطريق. تحقق من Possio Greta المحمولة GSM الفاكس والطابعة والماسح الضوئي ، ولا تدع وقت القيادة يضيع الوقت مرة أخرى. يمكنك أيضًا الاستثمار في هاتف ذكي أو كمبيوتر محمول باستخدام بطاقة الإنترنت المحمولة حتى تكون متصلاً في جميع الأوقات.
كلمة أخيرة
يعتمد القول المأثور القديم "الوقت هو المال" على الحقيقة التي من غير المرجح أن تتغير أبدًا. وإذا كنت تعمل لحسابك ، فإن أسهل طريقة لزيادة دخلك هي الانتباه إلى كيفية قضاء وقتك ، ثم إجراء تعديلات لمساعدتك على إنفاقه بشكل أفضل.
إذا كانت لديك اقتراحات أخرى لتحقيق أقصى استفادة من وقتك في العمل ، فيرجى نشرها أدناه.
